Von zu Hause aus arbeiten: der ultimative Leitfaden

Vor der COVID-19-Pandemie verbrachte der durchschnittliche amerikanische Arbeitnehmer 4,35 Stunden pro Woche bzw. 26,1 Minuten in eine Richtung mit dem Pendeln zur und von der Arbeit. Im notorisch überlasteten Großraum Washington, D.C. beträgt die durchschnittliche Fahrtzeit 43,6 Minuten in eine Richtung. Das Produktivitätsargument für die Arbeit im Homeoffice hat viel an Zugkraft gewonnen, seit die “Shelter in Place”-Anordnungen die Wahlmöglichkeiten auf die Arbeit im Homeoffice oder gar nicht eingeschränkt haben.

Die Arbeit im Homeoffice, auch bekannt als Telearbeit, Fernarbeit oder flexibler Arbeitsplatz, wurde lange Zeit als Vorteil für einen kleinen Prozentsatz der Arbeitnehmer angesehen. Viele denken, dass diese Option erst durch das Internet möglich geworden ist. Tatsächlich gibt es sie aber schon seit fast 50 Jahren.

Die Geschichte der Heimarbeit

Das erste Experiment mit Heimarbeitsplätzen fand in den 1970er Jahren statt, als die Ölkrise zu langen Warteschlangen und teurem Treibstoff führte, und zwar für 30 Regierungsangestellte. Weitsichtige Arbeitgeber überlegten, wie sie die Pendelwege verkürzen könnten. Sie errichteten beispielsweise Zweigstellen, damit nicht alle Mitarbeiter zum Hauptsitz pendeln mussten, oder ganz auf das Pendeln verzichten konnten. In den 1980er Jahren begann JCPenney, Callcenter-Mitarbeiter im Homeoffice einzustellen.

Die Telearbeit nahm zu, nachdem die Verabschiedung des Clean Air Act Amendments von 1990 große Unternehmen dazu veranlasst hatte, sich mit langen Arbeitswegen zu befassen. Im Jahr 1996 führte die US-Regierung die National Telecommuting Initiative ein, um ihr Engagement für mehr Telearbeitsplätze zu demonstrieren.

Was die Arbeit im Homeoffice heute bedeutet

Dank des weit verbreiteten Hochgeschwindigkeits-Internetzugangs, Videokonferenzen und Kollaborationsapps ist ein Laptop alles, was ein Mitarbeiter braucht, um seine Arbeit zu erledigen und mit seinen Kollegen in Kontakt zu bleiben.

Die Arbeit von zu Hause aus beginnt heute in der Regel damit, dass Mitarbeiter einen Arbeitsplatz in ihrem Zuhause einrichten, an dem sie ihre Arbeit erledigen können – von der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten bis hin zur Durchführung von Telefoninterviews und der Entwicklung von Software.

Zahlreiche Tätigkeiten eignen sich gut für eine Arbeit im Homeoffice. Virtuelle Assistenten zum Beispiel kommunizieren mit ihren Arbeitgebern über Kommunikationsapps und erledigen viele der Aufgaben, die ein Verwaltungsassistent vor Ort erledigen würde.

Gut ausgebildete Kundendienstmitarbeiter waren einige der ersten Mitarbeiter, die von zu Hause aus gearbeitet haben. Heute verwenden viele Unternehmen eine browserbasierte Schnittstelle, über die Kundendienstmitarbeiter von zu Hause aus Anrufe beantworten und Probleme per Live-Chat lösen können.

Die Technologie sorgt für eine rasche Ausweitung der Tätigkeiten, die von zu Hause aus erledigt werden können. Anwälte und Anwaltsgehilfen haben Zugang zu Onlinedatenbanken wie Westlaw, um Rechtsfälle nachzuschlagen, sowie zu elektronischen Fallverwaltungssystemen.

Homeoffices sind unterschiedlich. In der Regel haben Angestellte, die hauptsächlich von zu Hause aus arbeiten, ein eigenes Büro in einem Nebenzimmer. Diejenigen, die gelegentlich von zu Hause aus arbeiten, improvisieren oft und benutzen einen beliebigen Schreibtisch oder Tisch, der zur Verfügung steht. Sie können sich auch auf der Couch niederlassen und einen Couchtisch verwenden oder einen Stehschreibtisch einrichten.

Warum von zu Hause aus arbeiten

Die Arbeit von zu Hause aus ist in den letzten Jahren immer üblicher geworden, da sich die technischen Möglichkeiten verbessert haben und immer mehr Arbeitgeber den moralischen Wert des Vertrauens in ihre Mitarbeiter erkennen. Die Mitarbeiter schätzen die Flexibilität und die Balance zwischen Arbeit und Privatleben.

Eine Umfrage von Future of Work unter Managern ergab, dass 78 Prozent der Befragten Telearbeit und flexible Arbeitszeiten als zwei der wertvollsten Arbeitgeberleistungen für die Mitarbeiterbindung einstuften. Mehr als die Hälfte der Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeitern die notwendigen Geräte für die remote Arbeit zur Verfügung, während 36 Prozent die Arbeit von zu Hause aus durch den Einsatz von cloudbasierten Dateimanagement-Werkzeugen erleichtern.

Sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer sehen die Vorteile der Heimarbeit. Die Arbeitnehmer schätzen die Stunden, die sie durch den Wegfall des Pendelns gewinnen. Die Arbeitgeber wiederum erkennen die Einsparungen, wenn sie keinen eigenen Büroraum zur Verfügung stellen müssen. Studien haben ergeben, dass Büroarbeitsplätze 50-60 Prozent der Zeit unbesetzt sind.

Homeoffice Trends

Während COVID-19 die Einführung der Heimarbeit beschleunigt hat, war sie bereits vorher auf dem Vormarsch. Von 2005 bis 2018 ist die Zahl der Arbeitnehmer, die regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, um 173 Prozent gestiegen.

Arbeitnehmer wollen zunehmend im Homeoffice arbeiten. Die große Mehrheit (80 Prozent) möchte zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten können, und 35 Prozent würden ihren Arbeitgeber für einen anderen Job verlassen, wenn sie die Möglichkeit hätten, in Vollzeit von zu Hause aus zu arbeiten.

Größere Unternehmen ermöglichen es ihren Mitarbeitern seit langem häufiger, von zu Hause aus zu arbeiten. Doch auch kleine Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern zunehmend, von zu Hause aus zu arbeiten. Kleinere Unternehmen suchen oft nach Remote-Mitarbeitern für Buchhaltung, Personalwesen, Marketing, Web-Entwicklung und Informationstechnologie, um die Fixkosten zu senken.

Die Möglichkeiten, von zu Hause aus zu arbeiten, variieren je nach Art der Position und der Branche. Angestellte im Management, in der Wirtschaft und im Finanzwesen haben die meisten Möglichkeiten, im Homeoffice zu arbeiten. Dies gilt auch für Angestellte von Versicherungsgesellschaften und professionellen Dienstleistungsunternehmen wie Werbeagenturen und Anwaltskanzleien. Es handelt sich dabei in der Regel um Wissensarbeiter, die den Großteil ihrer Arbeit am Computer erledigen.

Fünf der am schnellsten wachsenden Arbeitsplätze im Homeoffice sind Therapeuten, virtuelle Assistenten, Kundenbetreuer, Tutoren und Mitarbeiter von staatlichen und lokalen Behörden. Weitere gängige Positionen sind Lehrer, Schriftsteller, Entwickler, Analysten, Handelsvertreter und Krankenschwestern.

Die Heimarbeit ist in einer Vielzahl von Berufen auf dem Vormarsch. Die COVID-19-Pandemie zeigt den Arbeitgebern, dass Arbeitnehmer auch in einer anderen Arbeitsumgebung als einem Büro produktiv sein können. Es ist wahrscheinlich, dass die Arbeit im Homeoffice für immer mehr Menschen von Bedeutung sein wird.

Die Zahl der Menschen, die remote arbeiten, ist zwischen 2008 und 2020 um 159 Prozent gestiegen. Viele Menschen verwenden die Begriffe “Fernarbeit” und “Homeoffice” austauschbar für Mitarbeiter, die nicht zur Arbeit in die Geschäftsräume des Unternehmens pendeln. Aber Fernarbeit und Arbeiten im Homeoffice sind nicht identisch.

Die beiden schließen sich auch nicht gegenseitig aus. Jemand, der von zu Hause aus arbeitet, kann auch remote arbeiten und umgekehrt. Aber sowohl die Fernarbeit als auch die Arbeit im Homeoffice sind auf dem Vormarsch. Umfragen zeigen, dass 80 Prozent der Arbeitnehmer zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten möchten.

Hier sehen Sie, wie sich Fernarbeit und Heimarbeit gegenüberstehen.

Heimarbeit

Heimarbeit ist genau das, wonach es sich anhört: Arbeit, die Sie dort erledigen, wo Sie wohnen. Entweder in einem speziellen Arbeitszimmer zu Hause oder an einem improvisierten Ort, wie z.B. an Ihrem Küchentisch oder an einem schönen Tag draußen auf der Terrasse.

Manche Menschen arbeiten von zu Hause aus, weil sie sich um ihre Kinder oder ältere Verwandte kümmern müssen. Wenn sie von zu Hause aus arbeiten, können sie die Bedürfnisse der Menschen, für die sie verantwortlich sind, erfüllen und gleichzeitig ihrer Arbeit nachgehen.

Andere arbeiten gelegentlich von zu Hause aus, um sich das Pendeln zu einem weit entfernten Büro zu ersparen. Sie können sich um persönliche Verpflichtungen, wie die Betreuung ihres Kindes bei vorzeitiger Entlassung aus der Schule oder den Eintritt eines Handwerkers kümmern, ohne einen Tag Urlaub nehmen zu müssen.

Die Arbeit von zu Hause aus ist oft eine vorübergehende Situation, wie wir sie bei der Einhaltung von Anordnungen zur Schließung “nicht lebenswichtiger” Unternehmen während der COVID-19-Pandemie erlebt haben, oder in normalen Zeiten, wenn ein Mitarbeiter an diesem Tag aus einem bestimmten Grund zu Hause sein muss. Zum Beispiel könnte sich ein Mitarbeiter dafür entscheiden, von zu Hause aus zu arbeiten, wenn er ohne Ablenkung ein großes Projekt abschließen muss.

Fernarbeit

Der Begriff Fernarbeit (Remote-Arbeit) bezieht sich in der Regel auf einen Mitarbeiter, der überwiegend oder ganz außerhalb der festen Büros des Unternehmens arbeitet. In der Regel wohnt der Mitarbeiter zu weit vom eigentlichen Standort des Unternehmens entfernt, um täglich zu pendeln. Der Mitarbeiter kann von zu Hause aus arbeiten oder auch nicht, aber er arbeitet hauptsächlich an einem anderen Ort als dem Firmensitz.

Im Gegensatz zur Arbeit von zu Hause aus kann die Fernarbeit jedoch ein wenig mehr mit einem traditionellen Arbeitsplatz vergleichbar sein. Einige Fernmitarbeiter arbeiten zum Beispiel in Coworking Spaces. Dazu müssen sie sich in einer halbwegs öffentlichen Umgebung aufhalten und zum Coworking Space fahren, was eine Art Pendeln und eine legere Kleiderordnung bedeutet.

Wenn ein Angestellter von zu Hause aus arbeitet, kann er auch eine Zeit lang in einem Café oder einem anderen öffentlichen Raum arbeiten. Dies ist eine entspanntere Umgebung als ein Coworking Space, aber man muss dafür dennoch das Haus verlassen.

Es gibt Arbeitnehmer, wie z.B. Außendienstmitarbeiter, die schon seit Jahren von unterwegs arbeiten. Sie sind die “Road Warriors” oder digitalen Nomaden, die ihre Laptops und Mobiltelefone nutzen, um zwischen Verkaufsgesprächen in Restaurants und Flughafen-Lounges zu arbeiten.

Obwohl es durchaus in Ordnung ist, die Begriffe “Fernarbeit” und “Heimarbeit” synonym zu verwenden, ist es wichtig, die feinen Unterschiede zwischen ihnen zu beachten. Heimarbeit ist in der Regel eine Situation, in der jemand nicht im Büro arbeitet, entweder für einen Tag oder regelmäßiger. Fernarbeit wird außerhalb des Büros geleistet, aber nicht unbedingt zu Hause. Fernarbeiter wohnen oft zu weit von den Niederlassungen des Unternehmens entfernt, um täglich zu pendeln.

Sowohl die Fernarbeit als auch die Heimarbeit können genutzt werden, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen und möglicherweise die Betriebskosten zu senken.

Die Arbeit von zu Hause aus kann sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer ein Segen als auch ein Fluch sein. Auf der einen Seite können Arbeitgeber die Fluktuation um 25 Prozent senken und so 10.000 Dollar pro Jahr einsparen und die ungeplanten Abwesenheiten um 63 Prozent reduzieren. Auf der anderen Seite glauben 22 Prozent der Arbeitnehmer, dass einige Mitarbeiter das Privileg missbrauchen und weniger Arbeit leisten werden.

Da Telearbeit und Fernarbeit jedoch immer einfacher und wirtschaftlicher werden, müssen sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer die Vor- und Nachteile abwägen, um festzustellen, ob dies für sie infrage kommt. Obwohl 35 Prozent der Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz aufgeben würden, wenn ihnen eine Vollzeitstelle im Homeoffice angeboten würde, bieten nur 27 Prozent der Unternehmen diese Möglichkeit an.

Wenn Sie abwägen, ob Sie eine dauerhafte Regelung für die Arbeit von zu Hause aus einführen sollten, finden Sie hier einige Vor- und Nachteile sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber.

Pro: Mitarbeiter sparen Geld und Zeit

Der wahrscheinlich größte Vorteil für Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, ist die Geld- und Zeitersparnis, die sie durch den Wegfall des Pendelns erzielen. Ein Angestellter kann zwischen $2.500 und $4.000 pro Jahr sparen, wenn er während des Arbeitstages nicht fahren, parken oder Essen kaufen muss (in Manhattan kann ein Sandwich $15 kosten).

Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, haben viel mehr Freizeit. Wenn ein Mitarbeiter auch nur die Hälfte seiner Arbeitszeit von zu Hause aus arbeitet, spart er im Durchschnitt 11 Arbeitstage pro Jahr, die er sonst mit dem Pendeln verbracht hätte. Wenn ein Mitarbeiter einen sehr langen Arbeitsweg hat, kann sich diese Zeit verdreifachen. Die Zeit, die nicht mit dem Pendeln verbracht wird, ist Zeit für die eigene Pflege und die Familie. Dabei kann die Arbeit trotzdem erledigt werden.

Remote-Mitarbeiter sparen auch Geld für ihre Garderobe. Anstatt sich für das Büro zurechtzumachen und Geld für die Reinigung auszugeben, können sie in legerer (und in der Maschine waschbarer) Kleidung arbeiten und ihre Berufsbekleidung für Meetings mit Kunden aufheben.

Pro: Die Mitarbeiter sind produktiver 

Während einige Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, ein Nickerchen machen (nicht, dass daran etwas auszusetzen wäre) und viel fernsehen, neigen gute Mitarbeiter dazu, sich anzustrengen und ihre Zeit gut einzuteilen. Telearbeiter sind zu Hause oft produktiver und weniger abgelenkt als im Büro.

Arbeitnehmer, die nicht stundenlang pendeln müssen, können früher mit der Arbeit beginnen. Sie können ihre Zeit so einteilen, dass sie in den Zeiten arbeiten, in denen sie am produktivsten sind. Die Mitarbeiter, die morgens am produktivsten sind, können sich schon beim Kaffeetrinken einloggen und mit den großen Aufgaben des Tages beginnen, während andere noch auf dem Weg ins Büro sind.

Pro: Arbeitgeber können umweltfreundliche Initiativen fördern

Im Jahr 2018 stammten 28,2 Prozent der Treibhausgasemissionen in den USA aus dem Verkehr. Wenn Unternehmen die Möglichkeit bieten, von zu Hause aus zu arbeiten, tragen sie dazu bei, die Emissionen zu reduzieren – eine wichtige grüne Initiative, die bei den Mitarbeitern gut angenommen wird.

Darüber hinaus ist die Energie, die für die Beleuchtung, Belüftung und Klimatisierung von Büros benötigt wird, eine weitere wichtige Quelle für Treibhausgasemissionen. Da immer mehr Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, können Arbeitgeber die Größe der Büros reduzieren und so Emissionen und Mietkosten senken.

Pro: Mitarbeiter haben Flexibilität

Viele Arbeitnehmer möchten von zu Hause aus arbeiten, um mehr Zeit für andere Aufgaben zu haben, wie z.B. die Betreuung von Kindern oder eines älteren Verwandten oder auch einfach nur, um Einkäufe zu erledigen und den Haushalt zu schmeißen. Die Arbeit im Homeoffice gibt dem Arbeitnehmer im Grunde die Zeit, die er mit dem Pendeln verbracht hätte, um sich um den Rest seines Lebens zu kümmern. Durch die Möglichkeit der Zeiteinteilung können Mitarbeiter, die früher anfangen möchten, am späten Nachmittag mehr Zeit haben, um mit ihren Kindern Hausaufgaben zu machen oder einen älteren Verwandten zu einem Arzttermin zu fahren.

Der vielleicht größte Vorteil der Arbeit von zu Hause aus ist die Flexibilität, die die Mitarbeiter dadurch gewinnen, um sich um ihre eigenen Bedürfnisse zu kümmern. Sie können einen Termin für ihre regelmäßige zahnärztliche Untersuchung vereinbaren oder einfach nur zum Lebensmittelgeschäft fahren, um ein paar Dinge für das Abendessen zu besorgen, anstatt diese Zeit mit dem Pendeln zu verbringen.

Pro: Arbeitgeber können aus einem größeren Talentpool wählen

Für Unternehmen, die im Homeoffice oder remote arbeiten, gibt es keine Beschränkung auf den lokalen Talentpool. Diese Unternehmen können Talente von überall her anwerben.

Das ist ein immenser Vorteil, wenn Sie in einem Land mit niedriger Arbeitslosenquote ansässig sind. Sie können weit entfernt von Ihrem Hauptsitz rekrutieren und einstellen und Ihre Mitarbeiter diversifizieren. Eine gute Homeoffice-Regelung eröffnet talentierten Menschen, die sonst nicht zu Ihrem Standort pendeln könnten, neue Möglichkeiten.

Nachteil: Mitarbeiter arbeiten möglicherweise zu viel

Die COVID-19-Pandemie hat dazu geführt, dass viele Unternehmen ihren Mitarbeitern plötzlich erlaubt haben, im Homeoffice zu arbeiten. Oftmals war das die einzige Alternative zur vorübergehenden völligen Schließung der Firma.

Viele haben festgestellt, dass die Mitarbeiter länger arbeiten. Eine Studie hat ergeben, dass US-Angestellte im Vergleich zu der Zeit vor der COVID-19-Pandemie täglich drei Stunden länger arbeiten. Das mag zwar wie ein Segen für Arbeitgeber klingen, birgt aber die Gefahr eines ausgebrannten Teams, das auf lange Sicht weniger produktiv ist.

Ein Grund für die langen Arbeitszeiten könnte sein, dass die Mitarbeiter ihrem Chef zeigen wollen, dass sie auch dann produktiv sind, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Zu viel Arbeit führt jedoch dazu, dass Mitarbeiter Fehler machen oder sich übernehmen. Damit wird das Ziel verfehlt, ihnen die Möglichkeit zu geben, in einer Umgebung ihrer Wahl zu arbeiten.

Nachteil: Die Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatleben wird unscharf

Ein Vorteil des Pendelns in ein Büro ist, dass Sie eine klar definierte Grenze zwischen Ihrer Arbeit und Ihrem Zuhause haben. Sicherlich kann ein Angestellter abends seine E-Mails von seinem Telefon aus abrufen. In den meisten Fällen lässt er aber seine Arbeit auf dem Schreibtisch liegen, wenn er nach Hause geht.

Die Arbeit im Homeoffice lässt diese Grenze verschwimmen. Für Remotemitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, und insbesondere für diejenigen, die auf engem Raum leben, könnte ihr “Büro” aus einem Tisch in einer Ecke mit ihrem Laptop bestehen. Deswegen haben sie ihn immer im Blickfeld, selbst wenn sie versuchen, sich zu entspannen. Der Mitarbeiter hat nie das Gefühl, dass er für den Tag wirklich fertig ist.

Das Ergebnis ist oft ein Mitarbeiter, der härter arbeitet, als man es von ihm erwartet und der gestresst und weniger produktiv ist, weil er ausgebrannt ist.

Nachteil: Weniger Zeit für persönliche Gespräche, weniger Teamarbeit

Homeoffice-Mitarbeiter verbringen einfach nicht so viel Zeit mit ihren Kollegen, wie sie es tun, wenn das Team jeden Tag am selben Ort ist.

Eine Umfrage ergab, dass 22 Prozent der Telearbeiter sich isoliert fühlen und die Gesellschaft ihres Teams vermissen. Weitere 17 Prozent gaben an, dass ihre zwischenmenschlichen Beziehungen darunter litten, weil sie nicht von Angesicht zu Angesicht mit ihren Kollegen interagieren konnten. Es ist schwer, die nonverbalen Signale einer anderen Person zu deuten, wenn man nicht im selben Raum ist.

Einsamkeit erhöht den Stress und schadet der mentalen Gesundheit in einer Weise, die zu Depressionen, Angstzuständen und Schlafproblemen führen kann.

Nachteil: Mitarbeiter haben möglicherweise Probleme mit der technischen Ausstattung

Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Mitarbeiter zu Hause über alle technischen Hilfsmittel verfügen, die sie für eine erfolgreiche Arbeit benötigen. Möglicherweise verfügen sie nicht über einen zweiten Monitor und eine hochauflösende Webkamera, die wir im Büro als selbstverständlich ansehen.

Möglicherweise gibt es auch Probleme mit der Internetverbindung des Mitarbeiters zu Hause. Während der COVID-19-Pandemie verzeichneten die Anbieter von Breitband-Internetdiensten einen Anstieg des Kernnetzverkehrs um 27 Prozent. In dichten Wohngebieten können diese Datenspitzen die Netzwerke belasten und die Verbindungen verlangsamen.

Nachteil: Arbeitgeber könnten den Eindruck gewinnen, dass die Mitarbeiter nachlässig sind.

Wenn ein Büroangestellter einen Anruf oder eine E-Mail nicht sofort beantwortet, gehen wir davon aus, dass er in einer Besprechung oder anderweitig beschäftigt ist. Wenn ein Mitarbeiter, der von zu Hause aus arbeitet, das Telefon nicht beim ersten Klingeln abnimmt oder eine Stunde lang nicht auf eine E-Mail antwortet, fragen sich Kollegen und Manager, ob der Mitarbeiter wirklich arbeitet oder nur nachlässig ist.

Auf jeden Mitarbeiter, der bei der Heimarbeit nachlässt, kommen 10, die nachts zusätzliche Zeit investieren. Menschen, die überwiegend von zu Hause aus arbeiten, haben die gleiche Engagementquote wie die Gesamtbevölkerung, die bei 30 Prozent liegt. Das Engagement hat wenig damit zu tun, ob die Person von zu Hause oder im Büro arbeitet, sondern viel mehr mit den Möglichkeiten der beruflichen Entwicklung und der Qualität der Beziehungen zu den Kollegen.

Die Arbeit von zu Hause aus hat Vor- und Nachteile. Beide sind bei der Überlegung, Ihrem Team die Arbeit von zu Hause aus zu ermöglichen, von Bedeutung. Überlegen Sie sorgfältig, ob die Vorteile die Nachteile für Ihr Unternehmen überwiegen und wie Ihre Mitarbeiter sich anpassen und arbeiten werden, wenn die Situation permanent bleibt.

Obwohl die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, seit langem ein begehrter Vorteil für Arbeitnehmer ist, haben vor der Coronavirus-Pandemie nur 7 Prozent der Arbeitnehmer diesen Vorteil genossen.

Die Pandemie führte dazu, dass die Unternehmen gezwungen waren, entweder den Betrieb ganz einzustellen oder ihre Teams auf Heimarbeit umzustellen. Innerhalb weniger Wochen haben 67 Prozent der Unternehmen ihren Mitarbeitern erlaubt, von zu Hause aus zu arbeiten. Millionen von Arbeitnehmern erhielten von ihren Arbeitgebern einen Laptop, eine Anleitung zum Einloggen und nicht viel mehr.

Weniger als die Hälfte der Unternehmen haben Richtlinien zur Heimarbeit für ihre neuerdings im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter aufgestellt. Das Ergebnis ist Verwirrung und Frustration, wenn Mitarbeiter versuchen herauszufinden, was von ihnen erwartet wird. Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus sind sowohl für die Unternehmen als auch für die Mitarbeiter von langfristiger Bedeutung. Nach der Pandemie möchten die Mitarbeiter vielleicht weiterhin gelegentlich von zu Hause aus arbeiten, und eine gut durchdachte Richtlinie kann dies fördern.

Was ist eine Heimarbeitsrichtlinie?

Eine Richtlinie für die Arbeit von im Homeoffice definiert, was sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer erwartet wird, wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Sie regelt die benötigte Ausrüstung, die vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Darüber hinaus wird geklärt, welche Positionen für die Arbeit im Homeoffice geeignet sind, wie diese Leistung beantragt werden kann und wie sie genehmigt wird.

Der Zweck dieser Richtlinie ist, wie bei jeder anderen Arbeitsplatzrichtlinie auch, den Mitarbeitern alles zur Verfügung zu stellen, was sie für eine erfolgreiche Arbeit zu Hause benötigen. Eine gute Richtlinie gleicht die Nachteile der Heimarbeit aus und macht diese Option für möglichst viele Mitarbeiter nutzbar.

Wie Sie Erwartungen an Ihre Mitarbeiter stellen

Jeder, der von zu Hause aus arbeitet, muss wissen, was von ihm erwartet wird. Wenn Sie Ihre Heimarbeitsrichtlinien erstellen, sollten Sie klarstellen, wie viele Stunden die Mitarbeiter arbeiten sollen, welche Kommunikationsprogramme sie verwenden müssen und wie oft sie sich melden müssen.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter auch über obligatorische Meetings, an denen sie teilnehmen müssen. Sie könnten zum Beispiel für Montagmorgen eine Videokonferenz mit Ihrem Remote-Team einberufen, um die Ziele für diese Woche zu klären.

In der Richtlinie sollte festgelegt werden, welche Leistung Sie von Mitarbeitern erwarten, die von zu Hause aus arbeiten. Dies sollte mit den Leistungen korrelieren, die die Mitarbeiter bereits erbringen, wie z. B. die Anzahl der Verträge, die eine Anwaltsgehilfin normalerweise während eines Büroarbeitstages entwirft. In einer Richtlinie für die Heimarbeit sollte festgelegt werden, welche Technologien die Mitarbeiter nutzen müssen, z. B. Anwendungen für Videokonferenzen und die Kollaboration.

Stellen Sie klar, welche Ausgaben – wie z.B. die Erweiterung des Internetanschlusses für die Mitarbeiter – Sie übernehmen werden, damit die Mitarbeiter diese in ihren monatlichen Spesenabrechnungen angeben können.

Bestimmung der Berechtigung zur Heimarbeit

Nicht jeder Arbeitnehmer eignet sich für das Homeoffice aus. Zunächst einmal gibt es einige Berufe, bei denen Sie sich an einem Ort aufhalten müssen, z. B. in der Produktion. Andere arbeiten in Teams, die ein höheres Maß an Zusammenarbeit erfordern, als es bei der Arbeit von zu Hause aus möglich wäre. Einige Mitarbeiter arbeiten möglicherweise mit sensiblen Informationen, was Bedenken hinsichtlich der Cybersicherheit und des Datenschutzes aufwirft, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.

Und schließlich stellt sich auch die Frage, wie geeignet die häusliche Umgebung des Mitarbeiters für die Arbeit ist. Wie ruhig ist es bei Ihnen zu Hause? Wenn Sie beruflich viele Telefonkonferenzen führen müssen, brauchen Sie einen Raum, in dem Sie diese Gespräche führen können, ohne unterbrochen zu werden oder – wenn es sich um sensible Informationen handelt – abgehört zu werden.

Sicherheit bei der Heimarbeit

Cybersicherheit und Datenschutz sind ein wichtiges Thema, wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Alle Unternehmen müssen Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um sowohl die Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, als auch das Unternehmen vor möglichen Datenschutzverletzungen zu schützen.

Das virtuelle private Netzwerk (VPN) eines Unternehmens kann den Benutzern ein falsches Gefühl von Sicherheit vermitteln. Selbst wenn ein VPN installiert ist, können Hacker es manipulieren, wenn sich im Heimnetzwerk bereits Malware befindet. Überlegen Sie, wie Sie alle übertragenen Daten schützen können, indem Sie neben VPNs auch Sicherheitswerkzeuge wie Endpoint Security Software einsetzen.

Sichere Formulare für die interne Datenerfassung, wie z.B. mit Jotform erstellte Formulare, bieten eine weitere wichtige Sicherheitsebene. Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter während einer Videokonferenz Zahlungsinformationen von Kunden erfassen. Diese Daten müssen verschlüsselt werden, damit das Unternehmen den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) einhalten kann.

Die Bedeutung von Vertrauen für erfolgreiche remote Mitarbeiter

Wenn die Arbeit im Homeoffice für Sie und Ihre Mitarbeiter neu ist, fragen Sie sich vielleicht, ob die Mitarbeiter auch tatsächlich arbeiten. Die Versuchung ist groß, Software auf den vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Geräten zu installieren, um sie zu überwachen, oder regelmäßige Anwesenheitskontrollen zu machen. Aber Mikromanagement geht oft nach hinten los.

Vertrauen lässt sich viel besser aufbauen, indem Sie klare Erwartungen an Ihre Mitarbeiter stellen und ihnen die Freiheit geben, ihre Aufgaben zu erledigen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Legen Sie fest, wie Ihre Mitarbeiter ihre Fortschritte bei den verschiedenen Projekten kommunizieren sollen, z.B. per E-Mail am Ende der Woche oder in einem persönlichen Gespräch am Montagmorgen. Danach vertrauen Sie ihnen, dass sie dies auch umsetzen.

Konzentrieren Sie sich auf das Arbeitsergebnis des Mitarbeiters und nicht unbedingt darauf, wie viel Zeit er vor seinem Computer verbringt. Haben Sie Verständnis dafür, dass Mitarbeiter im Homeoffice auch andere Aufgaben wahrnehmen müssen. Aber wenn sie ihre Arbeit trotzdem gut ausführen, sollte es keine Rolle spielen, ob sie von 9 bis 5 Uhr auf ihrem Stuhl sitzen und mittags eine Mittagspause machen.

Einrichten eines Dienstplans für das Homeoffice

Remote-Mitarbeiter brauchen nach wie vor normale Arbeitszeiten, damit sie z.B. für Besprechungen oder zur Beantwortung von Fragen zur Verfügung stehen.

Ein Arbeitszeitplan für die Heimarbeit hält Sie auf der richtigen Seite des U.S. Department of Labor. Nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) sind Sie verpflichtet, Überstunden zu bezahlen, wenn nicht ausgenommene Mitarbeiter mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten. Wenn Ihre Stundenkräfte von im Homeoffice arbeiten, kann sich das schnell summieren.

Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten tendenziell nicht weniger, sondern mehr Stunden als Mitarbeiter, die im Büro arbeiten. Ein Zeitplan für die Heimarbeit gibt ihnen klare Richtlinien vor, sodass sie wissen, wann sie wirklich Feierabend haben. Dies ist wichtig, um ein Burnout zu vermeiden.

Ziehen Sie in Erwägung, Ihre Mitarbeiter einen Teil ihres Zeitplans selbst bestimmen zu lassen. Sie können zum Beispiel zwischen 10 und 15 Uhr für Anrufe zur Verfügung stehen und um 17 Uhr ihren Arbeitstag beenden.

Die Post-COVID-19-WFH-Welt

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit während der Pandemie erfolgreich von zu Hause aus erledigen, sollten Sie erwägen, diese Regelung dauerhaft einzuführen. Sie können diese Regelung einführen, indem Sie Ihren Mitarbeitern an bestimmten Wochentagen erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten. Alternativ können Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, an einem oder zwei Tagen ihrer Wahl von zu Hause aus zu arbeiten.

Sie könnten auch eine Richtlinie einführen, die es ihnen erlaubt, bei Bedarf im Homeoffice zu arbeiten, wie etwa in den Schulferien, wenn ihre Kinder zu Hause sind, oder wenn es ihnen nicht gut genug geht, um ins Büro zu kommen, sie aber nicht krank genug sind, um einen freien Tag zu rechtfertigen.

Letztendlich wird eine gute Heimarbeitsrichtlinie sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern helfen, erfolgreich zu sein, wenn sie nicht im Büro sind. Seien Sie gewissenhaft, und nutzen Sie die Richtlinien, um Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern aufzubauen, indem Sie Erwartungen festlegen. Stellen Sie sicher, dass es Sicherheitsvorkehrungen gibt, um Ihre Daten nicht zu gefährden, und helfen Sie Ihren Mitarbeitern bei der Festlegung der Arbeitszeiten. Dies wird für alle Beteiligten von Vorteil sein.

Seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie haben 42 Prozent der Amerikaner begonnen, von zu Hause aus zu arbeiten. Und nachdem sie nun auf den Geschmack gekommen sind, sagen 24 Prozent, dass sie weiterhin von zu Hause aus arbeiten wollen, entweder ganz oder zumindest häufiger. Sechzig Prozent von ihnen sagen, dass sie genauso produktiv – oder sogar produktiver – sind, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.

Für diejenigen, die Schwierigkeiten haben, erfolgreich von zu Hause aus zu arbeiten, kann es jedoch schwierig sein, das gleiche Produktivitätsniveau aufrechtzuerhalten, sobald der Reiz des Neuen nachlässt. Ganz gleich, ob es sich um einen Stapel Geschirr handelt, der abgewaschen werden muss, oder um Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit Teamkollegen – hier finden Sie einige Tipps, wie Sie das Beste aus Ihrer Arbeit von zu Hause aus machen können.

Bereit für den Erfolg bei der Arbeit von zu Hause aus

Im Homeoffice ist es eine Herausforderung, konzentriert zu bleiben. Hausarbeit, Haustiere und andere Ablenkungen gibt es reichlich. Deshalb ist es so wichtig, sich einen Rahmen zu schaffen, der Ihre Produktivität fördert.

Um dies einfach umzusetzen, jeden Tag einen separaten Aktionsplan zu erstellen, der unabhängig von Ihrer Projektliste ist. Hier können Sie genau festlegen, was Sie an diesem Tag erreichen wollen. Teilen Sie Ihre großen Projekte in einzelne Aufgaben auf, die Sie täglich erledigen können. So wissen Sie, woran Sie jeden Tag arbeiten müssen und warum es wichtig ist.

Bauen Sie Belohnungen in Ihren täglichen Aktionsplan ein, damit die Aufgaben mehr Spaß machen und Sie sie schneller erledigen können. Wenn Sie zum Beispiel eine langweilige Aufgabe auf Ihrer Liste haben, “belohnen” Sie sich mit Ihrem Lieblingskaffee, wenn Sie sie erledigt haben.

Arbeitszeiten festlegen

Flexibilität ist einer der größten Vorteile der Heimarbeit, aber auch eine der größten Fallstricke. Die Richtlinien Ihres Arbeitgebers für die Arbeit im Homeoffice könnten vorschreiben, dass Sie zu bestimmten Zeiten des Tages verfügbar sein müssen. Wenn dies jedoch nicht der Fall ist oder wenn die von Ihrem Arbeitgeber festgelegten Zeiten nicht ausreichen, müssen Sie eigene Arbeitszeiten festlegen, um produktiv zu bleiben.

Es ist ratsam, bei der Festlegung der Arbeitszeiten zu berücksichtigen, wann Sie am produktivsten sind. Wenn Sie zum Beispiel ein Morgenmensch sind, könnten Sie Ihren Arbeitstag um 7 Uhr beginnen, bis zum Mittagessen arbeiten und dann eine lange Pause einlegen.

Denken Sie auch an Ihre anderen Verpflichtungen. Wenn Sie Kinder zu Hause haben, müssen Sie Ihre Arbeitszeiten an deren Tagesablauf anpassen. Sie könnten Ihren Arbeitstag beginnen, nachdem Sie die Kinder zum Schulbus gebracht haben, und dann eine lange Pause einlegen, wenn sie nach Hause kommen.

Behalten Sie einen Zeitplan für die Arbeit im Homeoffice bei

Legen Sie einen Zeitplan für die Arbeit im Homeoffice fest, in dem detailliert aufgeführt ist, was Sie während der Arbeitszeit tun. Dazu gehören die Uhrzeit des Arbeitsbeginns, die Pausen und der Zeitpunkt, an dem Sie den Arbeitstag beenden. Rituale, die den Beginn und das Ende des Arbeitstages signalisieren, sind hilfreich.

Ihre Routine für den Beginn und das Ende des Arbeitstages kann zum Beispiel aus einfachen, aber notwendigen Aufgaben bestehen. Dazu könnten die Überprüfung Ihres Kalenders, die Beantwortung von E-Mails und anderen Kommunikationen sowie die Erstellung Ihrer vorläufigen Liste für den nächsten Tag gehören.

Beginnen Sie Ihren Arbeitstag zu einer bestimmten Zeit, so wie Sie es auch tun würden, wenn Sie ins Büro gehen würden. Es ist ratsam, sich so zu kleiden, dass Sie signalisieren, dass Sie arbeiten, auch wenn Sie keine Bürokleidung tragen müssen. Damit können Sie ein weiteres Ritual einführen, nämlich sich für die Arbeit zu kleiden, aber auch in Freizeitkleidung zu wechseln, wenn Sie für den Tag fertig sind.

Wenn Sie sich auf den Weg zu Ihrem Heimarbeitsplatz machen, informieren Sie alle Angehörigen, dass Sie bei der Arbeit sind. Sie sollten nicht gestört werden, es sei denn, es ist wichtig.

Kommunikationstools nutzen

Die Zusammenarbeit an Projekten und der Kontakt zu den Kollegen ist das, was Teams effektiv macht. Aber wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, können Sie nicht einfach zum Schreibtisch eines Kollegen gehen und ihn um eine zweite Meinung zu einer Kundenpräsentation bitten. E-Mails sind oft umständlich, und Sie wissen nicht, wann jemand Ihre Nachricht liest.

Zum Glück machen schnelle Internetverbindungen dies mit Werkzeugen  wie Slack ein wenig einfacher. So können Sie einen Kollegen mit einer Frage anpingen oder einem Kanal beitreten, in dem Sie über die neueste Streamingshow diskutieren können, die Sie unbedingt sehen wollen.

Videokonferenzsoftware macht Meetings viel interaktiver als Telefonkonferenzen. Sie müssen nicht “Erraten Sie die Stimme” spielen, wenn Sie die Gesichter Ihrer Kollegen sehen können. Mit einigen Programmen wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet können Sie Präsentationen durchführen und Ihre Bildschirme mit anderen teilen.

Formulare sind eine viel effizientere Methode zur Erfassung von Berichten am Ende des Tages (oder der Woche) als E-Mails. Formulare sind auch effizienter für die Anforderung von Büromaterial oder Hilfe der IT-Abteilung. Viele Arbeitgeber verwenden Umfragen zur Remote-Arbeit, um herauszufinden, wie sich ihre Mitarbeiter auf die Arbeit im Homeoffice einstellen.

Vermeiden Sie Ablenkungen bei der Arbeit

Im Homeoffice zu arbeiten bringt eine Reihe von Ablenkungen mit sich: Hausarbeit, Familienmitglieder und die Versuchung, eine kurze Pause zu machen, die sich dann über Stunden hinzieht. Die Flexibilität der Arbeit im Homeoffice kann die Produktivität verringern, die Sie hatten, als Ihnen ein Manager über die Schulter geschaut hat.

Eine Quelle der Ablenkung ist der Computer. Niemand sieht Ihnen dabei zu, wie Sie zum wiederholten Mal Facebook aufrufen oder den neuesten Klatsch und Tratsch über Prominente lesen, anstatt an einer Tabelle zu arbeiten.

Glücklicherweise gibt es Werkzeuge, die Sie herunterladen können, um Webseiten, die Sie ablenken, zu blockieren. Strict Workflow ist ein kostenloses Plug-in für Google Chrome, das bestimmte Websites für 25-minütige Blöcke ablenkungsfreien Arbeitens blockiert. Auf ähnliche Weise begrenzt StayFocusd die Zeit, die Sie insgesamt auf ablenkenden Websites verbringen. Wenn Sie Ihr Zeitlimit erreicht haben, sind Sie für den Tag fertig.

Ein weiterer Trick besteht darin, die Funktion “Bitte nicht stören” auf Ihrem Mobiltelefon zu aktivieren und es dann außer Sichtweite zu legen. So können Sie während der Arbeit der Versuchung widerstehen, soziale Medien oder Textnachrichten zu lesen.

Ohrstöpsel sind eine kostengünstige Möglichkeit, um störende Außengeräusche zu reduzieren. Sie können auch in Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung investieren. Viele Menschen empfinden das Hören von Musik als ablenkend. Eine App für weißes Rauschen oder eine Website wie Coffivity, die Café-Klänge in einer Schleife abspielt, kann Ihnen helfen, sich zu konzentrieren.

Einrichten eines Heimarbeitsplatzes

Im Schlafanzug mit dem Laptop auf der Couch zu sitzen, ist verlockend. Aber das ist eher dazu geeignet, ein Nickerchen zu machen oder fernzusehen als zu arbeiten. Um im Home Office produktiv zu sein, brauchen Sie zu Hause einen Arbeitsplatz, an dem Sie sich voll und ganz der Arbeit widmen können.

Ideal wäre ein freies Zimmer, das Sie als vollwertiges Heimbüro einrichten können. Sie können dort Hilfsmittel aufstellen, die Ihnen helfen, produktiv zu bleiben. Dazu können z.B. ein zweiter Monitor, ein Whiteboard oder ein Gerät für weißes Rauschen gehören. Sie können die Tür schließen, um die Grenzen durchzusetzen.

Wenn das nicht möglich ist, richten Sie einen separaten Bereich ein, in dem Sie ausschließlich arbeiten. Das kann ganz einfach ein kleiner Schreibtisch in einer Ecke Ihrer Wohnung sein, der ausschließlich für die Fernarbeit bestimmt ist. Wenn es Ihnen möglich ist, beschaffen Sie sich einen Rolltop-Schreibtisch, den Sie schließen können, so dass Sie Ihre Arbeit nicht mehr sehen und nicht mehr daran denken müssen, wenn Sie für den Tag fertig sind.

Erwerben Sie die richtige Ausstattung für die Arbeit im Homeoffice 

Ein Laptop und eine Internetverbindung sind die grundlegenden Werkzeuge, die Sie für Ihre Arbeit benötigen werden, aber wahrscheinlich reichen sie nicht aus. Sie sollten auch über die Kommunikationswerkzeuge und die Produktivitätssoftware verfügen, die Sie normalerweise bei der Arbeit verwenden. Wenden Sie sich an die IT-Abteilung Ihres Unternehmens, um sich zu vergewissern, dass Sie Zugang zu diesen Programmen haben und über Sicherheitssoftware zum Schutz der Unternehmensdaten verfügen.

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Heimcomputer schnell genug ist, um die von Ihnen verwendeten Softwarewerkzeuge zu verarbeiten. Ihr Unternehmen sollte Ihnen ein Gerät zur Verfügung stellen, das diese Anforderungen erfüllt. Für eine gute Verbindung benötigen Sie eine zuverlässige Internetverbindung und einen guten drahtlosen Router.

Die Investition in eine komfortable Homeoffice-Ausstattung lohnt sich. Gönnen Sie sich einen ergonomischen Arbeitsplatz mit einem bequemen Bürostuhl und einer Tastatur.

Um erfolgreich von zu Hause aus zu arbeiten, bedarf es einer guten Planung. Legen Sie einen Zeitplan fest, kümmern Sie sich um Ablenkungen und richten Sie einen Arbeitsbereich ein. Wenn Sie das geschafft haben, werden Sie die Produktivität, die Sie im Büro Ihres Unternehmens erreicht haben, beibehalten oder sogar übertreffen.

Wenn Sie die Hardware, die es vielen das Arbeiten im Homeoffice ermöglicht, mit der besten verfügbaren Software für die Remotearbeit kombinieren, wird sie noch viel nützlicher. Wenn Sie sich plötzlich im Homeoffice wiederfinden, haben Sie die Qual der Wahl. Der Markt für Collaboration- und Social Software, einschließlich Messaging-Apps und Kollaboration in Cloud-Office-Suiten, wird laut Gartner bis 2023 voraussichtlich 4,8 Milliarden Dollar erreichen.

Der Einsatz der richtigen Software für die Arbeit im Homeoffice verbessert die Leistung jedes einzelnen Teammitglieds und hilft Managern dabei, Teams auf Kurs zu halten. Diese Tools ermöglichen es Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, zu kollaborieren, Dokumente auszutauschen und Projekte zu verwalten.

Von zu Hause aus zu arbeiten hat viele Vorteile. Sie können jedoch nicht am Schreibtisch eines Kollegen vorbeischauen, um sich über den Stand eines Auftrags zu unterhalten. Diese Software-Tools für die Arbeit von zu Hause aus füllen die Lücke.

Jotform

Jotform ist in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Vielseitigkeit unübertroffen. Sie können damit schnell Formulare entwerfen, mit denen Ihre Mitarbeiter die Unterstützung und die Ressourcen anfordern können, die sie benötigen. Jotform macht es Homeoffice-Mitarbeitern einfach, Supportanfragen an die IT-Abteilung zu senden oder Berichte am Ende der Woche zu erstellen.

Jotform enthält leistungsstarke Funktionen für die Zusammenarbeit. Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig an demselben Formular arbeiten, und alle Änderungen werden automatisch gespeichert. Sie können auch Formulare an Teammitglieder zuweisen.

Jotform lässt sich in fast alle Programme für die Arbeit von zu Hause aus integrieren. Dazu gehören Werkzeuge wie Google Drive und Slack sowie die unten genannten Programme. Ihre Mitarbeiter können Jotform ganz einfach parallel zu den Werkzeugen nutzen, die sie bereits verwenden.

monday.com

monday.com ist eine Teammanagement-Plattform, mit der Sie mithilfe von Vorlagen und Bausteinen Boards zur Verwaltung von Projekten und Arbeitsabläufen einrichten können. Sie können damit den Projektstatus überwachen und Aufgaben aus Videochats erstellen.

monday.com bietet unter anderem Vorlagen für Boards zur Überwachung täglicher Aufgaben, zur Erstellung einer Wissensdatenbank für das Unternehmen und zur Ressourcenverwaltung. Das Unternehmen hat auch Vorlagen für die Kommunikationsplanung und Risikobewertung erstellt, die Unternehmen während der COVID-19-Pandemie verwenden konnten.

monday.com bietet Automatisierungsfunktionen für viele Routineaufgaben, z. B. das Versenden von automatischen E-Mail-Benachrichtigungen, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert.

Dropbox

Die Zusammenarbeit mit remote Teammitgliedern erfordert einen sicheren Zugriff auf Dateien und die Möglichkeit, gemeinsam an diesen Dateien zu arbeiten. Dropbox ist ein Cloud-Speicherdienst, der den Zugriff auf Ihre Dateien ermöglicht, egal wo Sie sich befinden.

Sie können Dateien auch offline verfügbar machen, sodass Sie bei Bedarf auch ohne Internetverbindung an ihnen arbeiten können. Sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind, aktualisiert Dropbox Ihre Dateien automatisch.

Paper ist eine großartige Funktion für die Kollaboration, die in Dropbox integriert ist. Damit können Sie Projekte mithilfe von Aufgabenlisten, Zeitplänen und Tabellen organisieren. Sie können relevante Dateien hinzufügen, sodass alle Inhalte, die Sie für das Projekt benötigen, wie PowerPoint-Präsentationen und Word-Dokumente, an einem Ort sind.

Mit Dropbox können Sie auch direkt in Dateien Notizen machen und Feedback austauschen, ohne zusätzliche Software herunterladen zu müssen.

DocuSign

Selbst Unternehmen, die remote arbeiten, müssen Verträge unterschreiben, bevor sie mit der Arbeit beginnen können. DocuSign ist in Jotform integriert, sodass Sie ganz einfach Formulare versenden können, die von Mitarbeitern, Lieferanten oder Kunden unterzeichnet werden können.

Das spart für allen Beteiligten Zeit und Geld. Durch den Wegfall der zusätzlichen Schritte, die mit dem Ausdrucken von Verträgen verbunden sind, werden die Verträge schneller unterzeichnet, und die Mitarbeiter können früher mit der Arbeit an Projekten beginnen.

Asana

Asana ist eine Projektmanagement-App, mit der Sie Checklisten, Kalender und Boards erstellen können, um Projekte zu verwalten. Sie können die Struktur wählen, die für Ihr Team am besten geeignet ist, und Fristen und Prioritäten für verschiedene Aufgaben festlegen.

Asana verfügt über Funktionen zur Verfolgung des Status von Projekten und Aufgaben. Außerdem können Sie visuelle Produktpläne erstellen, die Ihnen helfen, jeden Schritt zu planen und mögliche Hindernisse zu erkennen.

Asana bietet auch Werkzeuge zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Sie können Regeln für Aufgaben erstellen, z. B. für die Zuweisung von Arbeit und Fälligkeitsterminen. Sie können Ihre eigenen Regeln schreiben oder Automatisierungsvorlagen verwenden und auch Vorlagen aus Projekten erstellen, die Sie regelmäßig bearbeiten.

Die Auswahl von Homeoffice Software 

Dies sind nur fünf der vielen Software-Werkzeuge für die Arbeit im Homeoffice, die Mitarbeitern und Teams helfen, zusammenzuarbeiten und sich zu engagieren.

Wenn Sie sich für eine Software für die Arbeit im Homeoffice entscheiden, sollten Sie berücksichtigen, womit Sie die Software integrieren wollen, wie angenehm sie für Ihre Mitarbeiter ist und was Sie persönlich bevorzugen. Asana und monday.com zum Beispiel sind beide Projektmanagement-Werkzeuge. Sie haben viele ähnliche Funktionen. Probieren Sie daher beide aus, um herauszufinden, welche Sie bevorzugen, z. B. Checklisten oder Boards zur Organisation von Projekten.

Alle diese Werkzeuge minimieren die Verwirrung. Selbst wenn jemand nicht im Büro ist, verfügt er über dieselben Informationen wie alle im Büro anwesenden Kollegen. Sie können auf die Dateien zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen, und mit ihren Teams zusammenarbeiten.

Diese Software kann Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, helfen, genauso produktiv zu sein wie im Büro.

Die Arbeit von zu Hause aus kann den Betrieb eines Unternehmens während einer Pandemie, einer wetterbedingten Störung oder einer anderen Situation aufrechterhalten, in der die Geschäftsstelle geschlossen ist. Außerdem kann es den Mitarbeitern helfen, anderen Verpflichtungen nachzukommen und vielleicht sogar produktiver zu sein.

Vor der COVID-19-Pandemie wurde das Arbeiten von zu Hause aus zwar immer beliebter, aber nur sehr wenige Arbeitnehmer arbeiteten regelmäßig im Homeoffice. Ebenso waren nur wenige Arbeitgeber auf die erforderliche Umstellung vorbereitet, damit das Arbeiten im Homeoffice ein Erfolg wird.

Eine Heimarbeitsrichtlinie ist eine Möglichkeit, wie Arbeitgeber ihre Mitarbeiter für ein erfolgreiches Arbeiten von zu Hause aus vorbereiten können. Damit werden die Erwartungen an die Mitarbeiter festgelegt und sie können ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen. Zudem können sie einen geeigneten Heimarbeitsplatz einrichten und mit ihren Teams kommunizieren und zusammenarbeiten.

Technologie ist unerlässlich, und das bedeutet mehr als nur einen Laptop. Kollaborations-, Projektmanagement- und File-Sharing-Anwendungen sind wichtige Homeoffice-Softwares. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern diese Werkzeuge zur Verfügung stellen, helfen Sie ihnen, unabhängig von ihrem Standort produktiver zu arbeiten.

Nach dem Ende der Coronavirus-Pandemie wird die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, wahrscheinlich ein wichtiger Benefit für die Mitarbeiter sein. Solange die Mitarbeiter wissen, was Sie von ihnen erwarten und ihnen die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen, kann es für alle Beteiligten ein Erfolg werden.