Geschäftsprozesse dokumentieren: Der ultimative Leitfaden

Egal, ob Ihr Unternehmen aus zwei, 20 oder mehr als 200 Mitarbeitern besteht, die Prozessdokumentation kann eine wichtige Rolle dabei spielen, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter über die Details verfügen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben ordnungsgemäß zu erledigen.

Unabhängig davon, ob Ihr Team schon seit Jahrzehnten besteht oder ob Sie ständig Neuankömmlinge haben, brauchen Ihre Mitarbeiter eine gründliche Prozessdokumentation, um in einer Vielzahl von Bereichen effektiv arbeiten zu können.

Wissenstransfer

Einer der wichtigsten Gründe, warum Unternehmen eine Prozessdokumentation benötigen, ist der Wissenstransfer. Unternehmen in allen Branchen arbeiten aufgrund ihrer Prozesse effektiv.

Zwar können Unternehmen viele Prozesse automatisieren, doch die meisten erfordern ein gewisses Maß an menschlichem Eingreifen. Mitarbeiter, die sich mit bestimmten Prozessen auskennen, sorgen dafür, dass diese Prozesse reibungslos ablaufen – aber was passiert, wenn diese Mitarbeiter krank sind, Urlaub machen oder eine andere Stelle antreten?

Die Prozessdokumentation hilft anderen Teammitgliedern zu lernen, wie sie bestimmte Prozesse in ihrer Abwesenheit durchführen können. Indem Sie Ihre Mitarbeiter auffordern, die Schritte eines bestimmten Prozesses aufzuschreiben, können sie ihr praktisches Wissen an andere im Unternehmen weitergeben.

In manchen Fällen haben die Mitarbeiter Zeit, andere zu schulen, wie die von ihnen verwalteten Prozesse ablaufen. Wenn jedoch ein erfahrener Mitarbeiter aufgrund eines kurzfristigen Problems nicht bei der Arbeit sein kann, können die weniger erfahrenen Teammitglieder die Prozessdokumentation lesen, um zu lernen, wie die Aufgaben zu erledigen sind.

Ohne Prozessdokumentation kann das Unternehmen zum Stillstand kommen, bis der Mitarbeiter zurückkehrt oder andere Teammitglieder herausfinden, wie die betreffende Arbeit zu erledigen ist.

Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitern

Die Prozessdokumentation ist eine hervorragende Möglichkeit, neuen Mitarbeitern die Durchführung bestimmter Tätigkeiten zu vermitteln. Die schriftliche Dokumentation kann wie ein Lehrplan oder ein Lehrbuch funktionieren, auf das sich neue Mitarbeiter bei der Ausführung ihrer Aufgaben beziehen können. Mit der Zeit werden sie sich die Schritte in den Prozessen, die sie häufig ausführen, einprägen. Bis dahin können sie sich jedoch auf die Prozessdokumentation als Leitfaden stützen.

Die Verwendung von Prozessdokumentation als Schulungsmaterial kann auch den Einarbeitungsprozess beschleunigen, da die neuen Mitarbeiter nicht darauf angewiesen sind, dass andere Mitarbeiter sie schulen. Die neuen Mitarbeiter können sich anhand der Prozessdokumentation selbständig weiterbilden und etwaige Lücken im Erfahrungswissen durch Gespräche mit ihren Kollegen schließen.

Dokumentierte Prozesse helfen Unternehmen auch bei der Durchführung von Leistungsbewertungen und dem Coaching von Mitarbeitern. Josh Rovner, ein Experte für Talent, Veränderung und Effektivität, stellt fest, dass es für Manager einfacher ist, Mitarbeiter besser anzuleiten und zu betreuen, wenn sie etwas haben, an dem sie sich orientieren können, z. B. einen schriftlichen Prozess.

Betriebliche Kontinuität

In Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeiter denselben Prozess abwickeln, kann ein Gefühl der Inkonsistenz und Verwirrung entstehen, insbesondere wenn sie nicht dieselben Schritte befolgen oder dieselben Ergebnisse erzielen.

Dies kann vor allem in Positionen mit Kundenkontakt problematisch sein, wo die Kunden das gleiche Maß an Service und Qualität erwarten, egal mit welchem Mitarbeiter sie zu tun haben. Aber auch in internen Positionen kann Inkonsistenz zu Unstimmigkeiten, Ineffizienz und Fehlern führen.

Die Prozessdokumentation stellt sicher, dass ein Prozess jedes Mal auf genau dieselbe Weise ausgeführt wird – unabhängig davon, wer ihn ausführt. Das bedeutet, dass Kunden und interne Beteiligte jedes Mal die gleichen Ergebnisse erwarten können. Kontinuität ist entscheidend für die Produktqualität, den Kundenservice, die Zeitersparnis und viele andere Vorteile, die ein Unternehmen bietet.

Ernesto Pineda, Chefstratege für Vertriebsabläufe bei 25 Ventures, einem Beratungs- und Consultingunternehmen, stellt fest, dass jeder Mensch Informationen anders aufnimmt. An dieser Stelle kann die Prozessdokumentation die Quelle der Wahrheit für ein Unternehmen sein.

Prozessverbesserung und -analyse

Der Vorteil der schriftlichen Aufzeichnung eines Prozesses besteht darin, dass Sie wirklich verstehen können, wie er funktioniert. Durch die Prozessdokumentation sehen Organisationen, wer beteiligt ist, welche Schritte sie unternehmen, wie lange sie für die Schritte brauchen, warum sie bestimmte Schritte unternehmen und schließlich die Ergebnisse des Prozesses.

Diese Vogelperspektive auf einen Prozess gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihn effizienter zu gestalten. Durch die Dokumentation eines Prozesses kann ein Unternehmen beispielsweise Redundanzen aufdecken und die Gesamtzeit für die Durchführung des Prozesses reduzieren.

Wenn eine Organisation versucht, ihre Prozesse einheitlicher zu gestalten, kann sie mehrere Personen ihre Version des Prozesses aufschreiben lassen. Anschließend kann die Organisation die verschiedenen Versionen analysieren und vergleichen, um festzustellen, welche Elemente am effektivsten sind und in den endgültigen Prozess übernommen werden sollten.

Kosten- und Zeitersparnis

Warum legen Unternehmen so großen Wert auf die Prozessdokumentation? Weil sie dem Unternehmen hilft, Zeit und Geld zu sparen, sagt Tiffany Patterson, Gründerin von Tiffany Michelle & Co. einem Unternehmen für Betriebsmanagement und virtuelle Assistenz. Auch wenn es den Anschein hat, dass das Aufschreiben der Schritte Zeit und Ressourcen kostet, ist dies nur kurzfristig der Fall. Langfristig kann das Unternehmen viel Zeit und Kosten sparen.

Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel nicht weiß, wie er einen Vorgang abschließen soll, muss ein Vorgesetzter ihm dies vielleicht zwei- oder dreimal zeigen, bevor er den Dreh raus hat. Diese Schulung kann mehrere Stunden in Anspruch nehmen.

Wenn jedoch ein erfahrener Mitarbeiter den Prozess detailliert dokumentiert, muss der neue Mitarbeiter möglicherweise nur einmal gezeigt bekommen, wie der Prozess abläuft und kann dann auf die Prozessdokumentation zurückgreifen, wenn er irgendwelche Schritte vergisst.

Auch wenn das Aufschreiben eines Prozesses nur 30 Minuten bis eine Stunde dauert, kann es im Laufe der Zeit mehrere Stunden einsparen. Die Prozessdokumentation stellt sicher, dass sich Unternehmen auf hochwertige Aufgaben konzentrieren können, anstatt Zeit mit geringwertigen Aufgaben zu verbringen, bemerkt Yvette Owo, CEO und Chief Strategy Officer bei Yvette Owo Coaching & Consulting. Diese Zeitersparnis verschafft den Unternehmen mehr Spielraum für die Skalierung.

Nachdem wir nun die Bedeutung der Prozessdokumentation behandelt haben, ist es an der Zeit zu erfahren, wie Sie mit der Dokumentation von Prozessen in Ihrem Unternehmen beginnen können.

Es kann für jede Organisation überwältigend sein, eine neue Initiative zu starten, vor allem, wenn sie noch keine Erfahrung hat. Es ist normal, dass Sie viele Fragen dazu haben, was Sie zuerst tun müssen und welche Fehler Sie vermeiden sollten. Wenn Ihr Unternehmen die Einführung einer unternehmensweiten Prozessdokumentation in Erwägung zieht, sollten Sie diese Tipps beherzigen.

Verstehen Sie die Art des Prozesses

Der erste Schritt zum Beginn der Prozessdokumentation ist das Verständnis des betreffenden Prozesses. Nach Rovner gibt es acht Schlüsselkomponenten für jedes Prozessdokument:

1. Das gewünschte Ergebnis oder Resultat des Prozesses
2. Der Standard für den Erfolg oder Abschluss des Prozesses
3. Der Auslöser, der Zeitpunkt oder die Situation für den Start des Prozesses
4. Wie oft der Prozess abgeschlossen werden muss
5. Wie lange der Prozess dauert
6. Die wichtigsten Beteiligten des Prozesses
7. Die Aufgaben innerhalb des Prozesses und der Entscheidungsfluss innerhalb des Prozesses
8. Mögliche Entgleisungen des Prozesses, ihre Folgen und mögliche Lösungen

Wenn Sie den Umfang des Prozesses verstehen, kann Ihre Organisation ein umfassenderes Prozessdokument erstellen. Als Teil des Umfangs ist es wichtig, die Zielgruppe des Dokuments zu kennen. Handelt es sich zum Beispiel um Mitarbeiter ohne technischen Hintergrund? Handelt es sich um Kunden, die sich mit dem Produkt auskennen? Durch die Bestimmung der Zielgruppe wird sichergestellt, dass Ihr Prozessdokument die häufigsten Fragen beantwortet.

Verwenden Sie Software zur Prozessdokumentation

Wie jede andere Aufgabe ist auch die Prozessdokumentation einfacher, wenn Sie die richtigen Tools für diese Aufgabe haben. Je nach Komplexität kann dies eine Prozessdokumentationssoftware sein, mit der sich die Schritte oder Komponenten eines Prozesses leicht aufschreiben oder veranschaulichen lassen.

Sie können auch Tools verwenden, die Menschen einbeziehen, wie Gruppeninterviews, Einzelgespräche und Umfragen, um Details über den Prozess zu erfassen. Darüber hinaus helfen Tools zur Visualisierung von Informationen, wie Flussdiagramme oder Workflow-Diagramme, bei der Dokumentation bestimmter Arten von Prozessen.

Patterson empfiehlt, jemanden bei der Durchführung des Prozesses mit einer Software wie Loom aufzuzeichnen. Oft ist dies der beste Ausgangspunkt für die Dokumentation.

Verlassen Sie sich auf Fachexperten

Eine wichtige Komponente der Prozessdokumentation ist das Prozesswissen. Ohne dieses Wissen werden Sie wahrscheinlich keine nützlichen Anweisungen niederschreiben können.

Fachexperten für den Prozess sind in der Regel diejenigen, die ihn häufig durchführen. Es ist wichtig, dass Sie bei der Dokumentation die Personen zu Rate ziehen, die über das meiste Prozesswissen verfügen.

In einigen Organisationen schreiben die Prozesskenner die Prozesse auf, während in anderen Organisationen die Fachexperten als Berater fungieren. In beiden Fällen liefern die Personen mit Prozesskenntnissen den Großteil des dokumentierten Materials, da sie mit jedem Schritt bestens vertraut sind.

Owo empfiehlt, dass die Person, die den Prozess erlernt, ihn auch aufschreibt. Sie können sich eine Aufzeichnung ansehen, in der der Fachexperte die Aufgabe ausführt, und darauf basierend die Dokumentation erstellen. Auf diese Weise lernen sie die Feinheiten der einzelnen Schritte.

Ein Prozessdokumentationsteam bilden

Sobald Unternehmen mit der Aufzeichnung von Prozessen beginnen, erkennen sie oft die schiere Menge der Prozesse, die sie dokumentieren müssen. Pineda empfiehlt, die Verantwortung für die Prozessdokumentation festzulegen. Es ist hilfreich, eine Person oder ein Team zu haben, das sich hauptsächlich mit der Erstellung von Handbücher zur Prozessdokumentation, Schulungsunterlagen und Einführungsmaterialien befasst.

In einigen Unternehmen übernehmen Personen, die sich auf Inhalte spezialisiert haben, z. B. aus der Marketing- oder Kommunikationsabteilung, die Aufgabe der Prozessdokumentation. Eine andere Möglichkeit, die Prozessdokumentation in den Arbeitsalltag zu integrieren, besteht darin, dass Fachexperten den ersten Entwurf verfassen und dann ein Inhaltsexperte das Dokument bearbeitet und für den Gebrauch fertigstellt.

Priorisieren Sie die Kontinuität

Wenn ein Unternehmen mit der Prozessdokumentation beginnt, sollte es daran denken, dass Konsistenz der Schlüssel zur Effektivität ist. Das bedeutet, dass das Unternehmen jeden Prozess in jeder Abteilung aufschreiben sollte und nicht nur Ad-hoc-Prozesse in bestimmten Bereichen des Unternehmens.

Wenn Unternehmen alle Prozesse dokumentieren, können sie sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter über das Wissen verfügen, das sie zur Erledigung aller Aufgaben benötigen. Im Wesentlichen sollten Unternehmen die Prozessdokumentation in die Unternehmenskultur integrieren und nicht nur als nachträgliche Idee für bestimmte Gelegenheiten.

Eine wirksame Methode, um die Prozessdokumentation zum Bestandteil der Unternehmenskultur zu machen, besteht darin, sie als Teil des Prozesses selbst zu betrachten. Wenn ein Unternehmen einen neuen Prozess einführt, sollte die Dokumentation aller Schritte automatisch Teil dieses Prozesses sein.

Entwickeln Sie die Dokumentation weiter

Vergessen Sie nicht, dass die Prozessdokumentation nicht in Stein gemeißelt ist: Es ist ein lebendiges, atmendes Dokument, bemerkt Pineda. Prozesse können sich weiterentwickeln und bestimmte Schritte oder Arbeitsabläufe können sich ändern. Infolgedessen muss die Prozessdokumentation entsprechend angepasst werden.

Eine der besten Methoden, um sicherzustellen, dass die Dokumentation immer auf dem neuesten Stand ist, besteht darin, sie regelmäßig, vielleicht vierteljährlich, zu überprüfen. Lassen Sie einen Mitarbeiter die Dokumentation verfolgen, um festzustellen, ob der Prozess noch korrekt ist. Falls nicht, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.

Dokumentation zugänglich machen

Sobald die Prozessdokumentation abgeschlossen ist, sollte eine Organisation sie nicht einfach weglegen und vergessen. Ein wichtiger Teil des Prozesses ist die Verteilung der Inhalte.

Die Unternehmen müssen die Dokumentation mit wichtigen Interessengruppen teilen, z. B. mit Managern, bestehenden Mitarbeitern und neuen Mitarbeitern. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Plattform für die gemeinsame Nutzung der Prozessdokumentation haben, die so einfach wie ein Ordner auf einem gemeinsamen Laufwerk oder so komplex wie ein Lernmanagementsystem sein kann.

Als Nächstes gehen wir darauf ein, was bei der Dokumentation von Geschäftsgeheimnissen oder vertraulichen Informationen zu beachten ist.

Ob sie sich dessen bewusst sind oder nicht, die meisten Unternehmen haben ein oder zwei Geschäftsgeheimnisse. Rovner stellt fest, dass die meisten Unternehmensprozesse per Definition urheberrechtlich geschützt sind. Dabei kann es sich um eine einzigartige Zutat oder ein einzigartiges Material in einem Produkt handeln, oder vielleicht um eine Methode im Rahmen des Kundendienstes.

Unabhängig davon ist das, was ein Unternehmen von seinen Mitbewerbern unterscheidet, von großem Wert für das Unternehmen. Wenn die Prozessdokumentation Geschäftsgeheimnisse oder vertrauliche Informationen enthält, müssen Sie bei der Weitergabe dieser Informationen sehr vorsichtig sein.

Sie möchten nicht in eine Situation geraten, in der die Geschäftsgeheimnisse Ihres Unternehmens – versehentlich oder absichtlich – an Ihre Konkurrenten weitergegeben werden.

Sicheren Zugang gewähren

Eine der wirksamsten Methoden, um die Sicherheit Ihrer Informationen zu gewährleisten, ist die sorgfältige Kontrolle des Zugriffs auf diese Dokumente. Dies gilt sowohl für Papierunterlagen als auch für digitale Dateien.

Legen Sie bei der Erstellung jeglicher Art von Prozessdokumentation eine Richtlinie darüber fest, wie Ihr Unternehmen Informationen weitergibt. Patterson empfiehlt, klar festzulegen, welche Teile eines Prozesses von jedermann ausgeführt werden können und welche nur von Personen mit bestimmten Zugriffsrechten ausgeführt werden dürfen.

Der Zugriff kann von langfristigen Faktoren wie Abteilung, Funktion oder Dienstalter oder von kurzfristigen Faktoren wie der Projektbeteiligung abhängen. Stellen Sie sicher, dass nur die Personen, die die Details sehen müssen, Zugang zu den Dateien haben – und niemand sonst.

Am besten beziehen Sie Ihre IT- und Sicherheitsteams in diese Initiative mit ein, damit sie Ihnen mit ihrem Fachwissen helfen können, Ihre Informationen zu schützen. Sie können verschlüsselte oder passwortgeschützte Dateien empfehlen. Möglicherweise müssen Sie Papierdokumente in einem Safe verschließen.

Zugang regelmäßig aktualisieren

Genau wie die Prozesse selbst müssen auch die Zugangsdaten aktualisiert werden. Mitarbeiter können die Abteilung wechseln, befördert werden oder andere Projekte innerhalb des Unternehmens übernehmen.

Infolgedessen sollte sich ihr Zugang zu bestimmten vertraulichen Prozessunterlagen ändern. Außerdem sollten Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, ihre Zugriffsberechtigungen sofort verlieren.

Verwenden Sie sichere Software

Die manuelle Verwaltung des Dokumentenzugriffs kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Ihr Unternehmen viele Mitarbeiter beschäftigt. Die IT- und Sicherheitsteams sind unter Umständen nicht in der Lage, mit den Änderungen des Zugriffs Schritt zu halten, die sich z. B. aus der Änderung von Rollen oder der Pensionierung von Mitarbeitern ergeben.

Am besten ist es, sichere Software einzusetzen, um die Verwaltung von Geschäftsgeheimnissen und vertraulichen Informationen zu erleichtern. Erstens stellt die Softwaresicherheit sicher, dass Personen außerhalb des Unternehmens keinen Zugriff erhalten. Zweitens bieten viele Softwarelösungen Optionen wie den rollenbasierten Zugriff, bei dem sich der Zugriff eines Mitarbeiters auf Inhalte automatisch entsprechend seiner Rolle ändert.

Prioritäten bei der Datenerfassung setzen

Es ist zwar wichtig, dass die endgültige Prozessdokumentation sicher ist, aber Sie müssen auch die Formulare oder Umfragen berücksichtigen, die zur Datenerfassung für das Prozessdokument verwendet werden. In manchen Unternehmen ist es am effektivsten, die Mitarbeiter Formulare ausfüllen zu lassen, um Details zu den Prozessen zu erfassen. Deren Antworten können jedoch vertrauliche Informationen oder Geschäftsgeheimnisse enthalten.

Jotform, das viele Formulare für die Datenerfassung im Rahmen der Prozessdokumentation anbietet, verfügt über eine hervorragende Sicherheit, die sicherstellt, dass Ihre wertvollen Daten in den richtigen Händen bleiben.

Erwägen Sie Geheimhaltungs- oder Vertraulichkeitsvereinbarungen

Rovner empfiehlt, immer einen Rechtsbeistand zu konsultieren, wenn es um den Schutz Ihrer vertraulichen Informationen geht. Neben der eigentlichen Technologie, die für die Prozessdokumentation verwendet wird, und den Dokumenten selbst, ist es wichtig, auch andere Möglichkeiten zum Schutz der wertvollen Informationen Ihres Unternehmens zu berücksichtigen.

Alle Mitarbeiter, alte wie neue, müssen Vertraulichkeits- oder Geheimhaltungsvereinbarungen unterzeichnen, die es ihnen rechtlich untersagen, Ihre Geschäftsgeheimnisse an Dritte weiterzugeben. Wenn Sie vertrauliche Prozesse mit anderen Beteiligten, z.B. Partnern, teilen, lohnt es sich, diese ähnliche Vereinbarungen zum Schutz Ihrer Geschäftsgeheimnisse unterzeichnen zu lassen.

In diesem Kapitel wurde erläutert, wie ein Unternehmen seine Informationen sicher und in den richtigen Händen halten kann. Als Nächstes werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Arten der Prozessdokumentation und ihre jeweiligen Vorteile für eine Organisation.

Im Grunde ist das Ziel der Prozessdokumentation in jeder Organisation oder Abteilung dasselbe: Die Schritte des Prozesses sollen so detailliert beschrieben werden, dass jeder Mitarbeiter sie verstehen und ausführen kann.

Für einige Arten der Prozessdokumentation gibt es jedoch bestimmte Überlegungen, insbesondere im Bereich der Technologie. Andere Abteilungen, wie die Personalabteilung, haben ebenfalls besondere Anforderungen an ihre Prozessdokumentation.

IT-Prozessdokumentation

In vielen Unternehmen ist die IT-Abteilung für die Erfüllung der technologischen Anforderungen aller Mitarbeiter zuständig. Diese Abteilung kann alle Serviceanfragen für Technologie, wie z. B. die Aktualisierung von Software oder Hardware, sowie die Behebung von Problemen bearbeiten. Darüber hinaus muss sich das IT-Team möglicherweise um die Einhaltung von Vorschriften und Audits kümmern, die auf den gesetzlichen Bestimmungen der Branche basieren, in der das Unternehmen tätig ist.

Die Dokumentation von IT-Prozessen kann sehr technische Details enthalten, da die Zielgruppe ebenfalls technisch geprägt ist. Die Dokumente können Konformitätsregeln, technische Spezifikationen, Automatisierungsanweisungen und vieles mehr enthalten, wobei häufig eine Vorlage für die IT-Prozessdokumentation verwendet wird. Die Dokumente können auch Hinweise zum Asset-Management enthalten, um sicherzustellen, dass das IT-Team die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellten technischen Geräte, wie Laptops und Telefone, ordnungsgemäß verwalten kann.

Dokumentation des Softwareentwicklungsprozesses

Der Lebenszyklus der Softwareentwicklung besteht aus mehreren Schritten, von denen jeder eine Dokumentation des Softwareentwicklungsprozesses erfordert. Zu den verschiedenen Arten der Dokumentation in diesem Bereich gehören

• Prozessdokumentation: Standardarbeitsanweisungen, Projektpläne, Testpläne, Berichte, Notizen zu Geschäftsbesprechungen und mehr
• Produktdokumentation: Details zu Softwareprodukten, Nutzungsinformationen, technische Spezifikationen und Geschäftslogik
• Systemdokumentation: Funktionsweise von Systemen, Architekturdetails, Quellcode, häufig gestellte Fragen und Designdetails
• Nutzerdokumentation: Informationen für Endnutzer, die Anleitungen, Tutorials, Nutzerhandbücher und Fehlerbehebung umfassen

Alle diese Unterlagen haben das gleiche Ziel, nämlich sicherzustellen, dass alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt auf dem gleichen Stand sind.

QA-Prozess-Dokumentation

Ähnlich wie bei der Dokumentation des Softwareentwicklungsprozesses gibt es auch bei der Dokumentation des QS-Prozesses verschiedene Arten. Die Qualitätssicherung ist Teil des Softwareentwicklungsprozesses und trägt dazu bei, dass das Unternehmen ein erfolgreiches Produkt liefert. Die Prozessdokumentation innerhalb der QS umfasst

• Testpläne: Teststrategie, Testzeitplan, verfügbare Ressourcen und ein Gesamtüberblick über den Prozess (die Dokumentation enthält auch Details zu den zu testenden Funktionen und den relevanten Abnahmekriterien).
• Testfortschrittsberichte: Details zum Testfortschritt, einschließlich Daten zu den Ergebnissen
• Testfälle: alle Szenarien, die Teil des Testplans sind (Testfälle werden aktualisiert, wenn jeder Test abgeschlossen ist, oft mehrmals).
• Fehlerberichte: während der Tests gefundene Probleme, wie sie reproduziert werden können und wie schwerwiegend die Probleme sind

Das Hauptziel der Qualitätssicherung bei der Softwareentwicklung besteht darin, sicherzustellen, dass die Software keine Fehler enthält. Die ausführliche Dokumentation hilft den Mitarbeitern, alle Tests zu überwachen und zu verfolgen.

HR-Prozessdokumentation

Das Personalwesen ist Teil jeder Organisation, unabhängig von der Branche. Selbst wenn ein Unternehmen keine eigene Personalabteilung hat, gibt es wahrscheinlich dennoch Personalprozesse für die Rekrutierung, Einstellung, Eingliederung, Schulung, Leistungsbewertung, Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen und vieles mehr.

Ein Unternehmen muss all diese Prozesse klar dokumentieren, damit es seine Mitarbeiter angemessen unterstützen kann. Ohne detaillierte Angaben zur Ausführung wichtiger Funktionen wie Einstellung und Gehaltsabrechnung würde das Unternehmen nicht überleben.

Workflow-Prozessdokumentation

Arbeitsabläufe ähneln Prozessen, erfordern aber oft eine andere Art der Dokumentation. Ein Workflow umfasst eine Reihe von Prozessen zur Erledigung einer Aufgabe, bezieht in der Regel mehrere Personen innerhalb einer Organisation mit ein und führt je nach den erforderlichen Schritten zu unterschiedlichen Ergebnissen.

Die Genehmigung eines Urlaubsantrags eines Mitarbeiters durch den Vorgesetzten ist beispielsweise ein einfacher Arbeitsablauf. Das Ergebnis ist letztendlich die Genehmigung oder Ablehnung und erfordert die Beteiligung sowohl des Mitarbeiters als auch der Führungskraft.

Viele Unternehmen dokumentieren Arbeitsabläufe visuell, z. B. durch ein Flussdiagramm oder eine Grafik. Arbeitsabläufe sind oft auch auslösungsbasiert, d. h. die Mitarbeiter müssen die Schritte in der richtigen Reihenfolge ausführen. Der Einsatz von Software wie Jotform zur Automatisierung des Genehmigungsprozesses innerhalb von Arbeitsabläufen ist eine hervorragende Möglichkeit, um Konsistenz und Effizienz zu gewährleisten.

Wir haben die verschiedenen Arten der Prozessdokumentation kennengelernt. Als Nächstes werden wir uns mit den bewährten Verfahren zur Prozessdokumentation befassen, die Sie in Ihrem Unternehmen anwenden können.

Die Dokumentation der verschiedenen Prozesse innerhalb Ihrer Organisation muss nicht kompliziert sein. Wenn Sie sich an bewährte Verfahren halten, können Sie sicherstellen, dass die Informationen klar, direkt und für Ihre Zielgruppe leicht verständlich und umsetzbar sind. Ein anderer Ansatz kann zu Prozessfehlern, Verwirrung oder Ungereimtheiten führen.

Fokus auf die Bedürfnisse der Zielgruppe

Bei der Prozessdokumentation dreht sich alles um den Endnutzer, merkt Patterson an. Bevor Sie auch nur ein Wort schreiben, sollten Sie sich überlegen, für wen die Dokumentation bestimmt ist und was diese Person von ihr erwartet. Wenn Sie zum Beispiel ein Benutzerhandbuch für einen Kunden schreiben, wird sich der Inhalt von dem eines Benutzerhandbuchs für einen Mitarbeiter unterscheiden.

Sie müssen berücksichtigen, was Ihre Zielgruppe bereits über den Prozess weiß, welche Informationen ihr noch fehlen, welche Fragen sie hat und wie hoch ihr Fachwissen ist.

Schreiben Sie in verständlicher Sprache 

Achten Sie darauf, den Prozess oder Arbeitsablauf in verständlicher Sprache zu schreiben und verwenden Sie das Aktiv statt des Passivs. Zum Beispiel: „Speichern Sie das Dokument“ ist aktiv, während „Das Dokument muss gespeichert werden“ passiv ist. Die aktive Stimme hilft Ihren Zuhörern zu verstehen, was sie tun müssen, während die passive Stimme oft verwirrend oder verworren klingt.

Verwenden Sie einfache Sprache 

Unabhängig von der technischen Natur oder der Komplexität des Prozesses ist es am besten, so viel wie möglich einfache Sprache zu verwenden. Verwenden Sie in der Prozessdokumentation keine Klischees oder eine allzu blumige Sprache. Halten Sie sich stattdessen an die Fakten, damit der Inhalt umsetzbar ist. Um sicherzustellen, dass jeder den Prozess verstehen kann und nicht nur bestimmte Mitarbeiter mit dem entsprechenden Hintergrund und Fachwissen, sollten Sie versuchen, Branchenjargon zu vermeiden.

Achten Sie sorgfältig auf die Formatierung

Die Lesbarkeit ist ebenso wichtig wie der Inhalt selbst. Um die Lesbarkeit des Dokuments zu verbessern, sollten Sie lange Absätze vermeiden. Gliedern Sie den Inhalt durch Überschriften oder verwenden Sie nummerierte Listen für Schritte, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen. Verwenden Sie Aufzählungslisten für Punkte, die nicht der Reihe nach abgearbeitet werden müssen.

Link zu zusätzlichen Ressourcen

In einigen Fällen kann ein Prozess mit anderen Aktivitäten innerhalb des Unternehmens verbunden sein. Bieten Sie innerhalb des Prozessdokuments Links zu allen relevanten Ressourcen an, damit der Leser bei Bedarf weitere Informationen abrufen kann. In einem Prozessdokument für Leistungsbeurteilungen können Sie zum Beispiel auf den Prozess für Leistungserhöhungen verweisen.

Verwenden Sie Checklisten 

Owo ist der Meinung, dass die Prozessdokumentation sowohl leiten als auch anleiten kann. Bei Prozessen mit höheren Risiken empfiehlt sie Unternehmen, Checklisten als Teil der Dokumentation zu verwenden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter keine wichtigen Schritte übersehen.

Bleiben Sie bei einem Prozess

Es kann verlockend sein, Prozesse zu kombinieren, vor allem wenn sie eng miteinander verbunden sind, wie z. B. bei der Beantragung von Urlaubs- oder Krankheitszeiten. Am besten ist es jedoch, wenn Sie in jedem Dokument nur die Schritte für einen Vorgang angeben. Auf diese Weise erhalten Sie gezielte Informationen, die leicht nachvollziehbar sind. Bei Bedarf können Sie jederzeit auf andere Prozesse verweisen.

Führen Sie regelmäßige Aktualisierungen durch

Denken Sie daran, dass Ihre Prozessdokumente nie endgültig sind – sie sind immer noch in Arbeit. Achten Sie darauf, sie regelmäßig zu überprüfen, z. B. vierteljährlich oder jährlich, je nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation.

Beauftragen Sie ein Teammitglied mit der Aktualisierung der Details, wenn sich diese ändern. Schreiben Sie auf jedes Prozessdokument das Datum der letzten Aktualisierung, damit die Aktualität des Prozesses deutlich ist. Rovner empfiehlt, die Prozessdokumentation zu überarbeiten, wenn der Prozess nicht mehr die Ergebnisse liefert, für die er gedacht ist.

Visuelle Darstellungen einbeziehen

Bei manchen Prozessen, insbesondere bei Arbeitsabläufen, an denen mehrere Personen beteiligt sind, ist es hilfreich, visuelle Beschreibungen zu erstellen. Sie können Flussdiagramme verwenden, um zu zeigen, wie die Handlungen verschiedener Personen miteinander verbunden sind und in Beziehung zueinander stehen. Visuelle Darstellungen erleichtern auch das Verständnis komplexer Anweisungen. Für einige Prozesse müssen Sie möglicherweise sowohl schriftliche Anweisungen als auch visuelle Darstellungen verwenden.

Vermeiden Sie die Verwendung von Mitarbeiternamen

Es liegt nahe, in der Dokumentation die Namen von Mitarbeitern zu nennen, z. B. „Diane wird die Genehmigung erteilen“ oder „John muss die Compliance-Papiere einreichen“. Anstatt die Namen der Mitarbeiter zu verwenden, ist es logischer, Titel zu verwenden, wie z. B. „Der Marketingkoordinator sendet die Rechnung an den Buchhaltungsassistenten.“ Auf diese Weise ist immer noch klar, wer Maßnahmen ergreifen muss, auch wenn Mitarbeiter die Position wechseln oder das Unternehmen verlassen.

Erstellen Sie einen Styleguide für Kontinuität

Wenn mehrere Personen oder Teams mit der Prozessdokumentation betraut sind, ist es sinnvoll, einen Styleguide oder einen Leitfaden für bewährte Verfahren zu erstellen, erklärt Pineda. Sie können sogar Vorlagen für die Prozessdokumentation erstellen, die die Mitarbeiter verwenden können, um die richtigen Informationen auszufüllen. Die Dokumentation ist dann vollständig standardisiert, so dass sie leicht zu lesen, zu verstehen und zu befolgen ist.

Bieten Sie eine Möglichkeit für Feedback

Denken Sie daran, dass Ihr Team Feedback zur Dokumentation haben könnte, insbesondere wenn sich Prozesse ändern. Teilen Sie den Mitarbeitern mit, wie sie ihr Feedback geben können. Das kann so einfach sein wie ein Kommentar direkt auf dem Dokument oder so anspruchsvoll wie das Senden eines Änderungsantrags über ein Ticketingsystem.

Owo schlägt vor, Feedback einzuholen, sobald die Prozessdokumentation einen Monat lang eingeführt wurde, um zu sehen, ob die Mitarbeiter Verbesserungen bei ihrer Effizienz und Produktivität feststellen. Die Aufzeichnung ihrer Ergebnisse ist eine gute Möglichkeit, andere Abteilungen, die eine Prozessdokumentation in Erwägung ziehen, zu überzeugen.

Mit diesen bewährten Verfahren können Sie sicherstellen, dass Ihre Bemühungen um die Prozessdokumentation von Erfolg gekrönt sind. Lassen Sie uns jetzt lernen, wie Vorlagen die Prozessdokumentation einfacher und effizienter machen können.

Wenn es an der Zeit ist, etwas zu Papier zu bringen, wissen viele Mitarbeiter nicht genau, welche Informationen für ein Prozessdokument erforderlich sind oder wie sie diese darstellen sollen. Um die Prozessdokumentation für Ihr Team zu verdeutlichen und sicherzustellen, dass Sie umfassende und hilfreiche Informationen erstellen, verwenden Sie Vorlagen.

Standardisieren Sie den Inhalt

Durch die Verwendung von Vorlagen für die Prozessdokumentation wird der gesamte Inhalt standardisiert. Die Vorlagen müssen nicht übermäßig kompliziert sein und können nur einfache Details enthalten, z. B. den Prozessnamen, die Abteilung, die relevanten Rollen und Systeme sowie die auszuführenden Schritte. Andere Vorlagen können mehr Felder enthalten, die die Mitarbeiter ausfüllen müssen.

Unternehmen können individuelle Vorlagen für jede Abteilung erstellen oder dieselbe Vorlage für die gesamte Prozessdokumentation verwenden. Patterson schätzt die Flexibilität der Software von Jotform und die verschiedenen Arten von Formularen und Arbeitsabläufen, die Unternehmen damit erstellen können.

Sorgen Sie für vollständige und genaue Informationen

Mitarbeiter, die mit dem Verfassen von Prozessdokumenten nicht vertraut sind, kennen wahrscheinlich nicht alle erforderlichen Details. Vorlagen stellen sicher, dass die Dokumentation vollständig und genau ist, da sie Felder enthalten, die die Mitarbeiter ausfüllen müssen.

Da die Mitarbeiter genau sehen können, welche Angaben sie machen müssen, müssen sie nicht raten. Ohne Vorlagen können in einem Prozessdokument Details fehlen, was zu Verwirrung, Fehlern am Arbeitsplatz oder verschwendeter Zeit und Ressourcen führen kann.

Erstellen von Vorlagen für Abschlussdokumente

Unternehmen können nicht nur Vorlagen verwenden, um Details für die Prozessdokumentation über Formulare zu erfassen, sondern sie können diese Details auch in ausgefeilte Dokumente umwandeln, die für Mitarbeiter oder Kunden bereitstehen.

Mit dem Online-PDF-Editor von Jotform können Unternehmen Formularantworten automatisch in professionelle PDFs umwandeln. Die Erstellung von Vorlagen für endgültige Prozessdokumente ist mit diesem Tool ein Kinderspiel.

Fazit

Auch wenn es wie eine unbedeutende Verwaltungsaufgabe erscheinen mag, bietet die Prozessdokumentation einen großen Nutzen für ein Unternehmen. Durch das Aufschreiben oder Visualisieren von Prozessen können Unternehmen Wissen an verschiedene Mitarbeiter weitergeben, die Effizienz verbessern und Konsistenz gewährleisten.

Achten Sie darauf, dass Sie den Zugriff und die Berechtigungen für Ihre Prozessdokumente sorgfältig festlegen, damit Sie Geschäftsgeheimnisse oder vertrauliche Informationen nicht an die falschen Personen weitergeben.

Informieren Sie sich über die verschiedenen Arten der Prozessdokumentation, damit Sie die Feinheiten der einzelnen Abteilungen verstehen, und stellen Sie sicher, dass Sie beim Verfassen der Schritte und Arbeitsabläufe bewährte Verfahren anwenden.

Denken Sie daran, dass Sie den Schreibprozess vereinfachen können, indem Sie Vorlagen verwenden, um Inhalte zu standardisieren und zu veröffentlichen. Die Prozessdokumentation trägt nicht nur zur Effektivität Ihrer Organisation bei, sondern kann auch zur Verbesserung der Prozesse selbst beitragen.

Lernen Sie Ihre Prozessdokumentationsanleiter kennen

Ernesto Pineda

Ernesto Pineda ist derzeit Chefstratege für Vertriebsabläufe bei 25 Ventures, einem Beratungs- und Consulting-Unternehmen. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in den Bereichen Vertrieb und Betrieb, die von einzelnen Mitarbeitern über Direktoren bis hin zu Beratern reicht.

Josh Rovner

Josh Rovner ist der Autor des Amazon-Bestsellers Unbreak the System: Diagnose und Heilung der zehn kritischen Schwachstellen in Ihrem Unternehmen. Rovner verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Führungskraft und Berater und arbeitet mit kleinen und großen Unternehmen auf allen Ebenen zusammen, um den Umsatz zu steigern und die Leistung zu verbessern. Er führt Veränderungen herbei und transformiert Unternehmen, indem er komplexe Themen klar kommuniziert, effektive Prozesse entwirft und Mitarbeiter entwickelt und coacht.

Tiffany Michelle Patterson

Tiffany Michelle Patterson ist die Gründerin von Tiffany Michelle & Co, einem Unternehmen für Betriebsmanagement und virtuelle Assistenz. Bevor sie ihr Unternehmen gründete, verbrachte Patterson über 18 Jahre damit, Anwälten und Fortune-500-Führungskräften in den Bereichen Betriebsführung, Projektmanagement und administrative Unterstützung auf Führungsebene zur Seite zu stehen. Ihre Leidenschaft ist es, professionellen Dienstleistern zu zeigen, wie sie Systeme, Arbeitsabläufe und Automatisierung nutzen können, um ihre Produktivität, ihren Gewinn und ihren Seelenfrieden zu steigern.

Yvette Owo

Yvette Owo ist CEO und Chief Strategy Officer bei Yvette Owo Coaching & Consulting. Sie und ihr Team helfen CEOs und Eigentümern, ihre Gewinne zu steigern und mehr Zeit zu haben. Sie beraten CEOs mit ihrer jahrzehntelangen Erfahrung in der Unterstützung von Fortune-500-Unternehmen und bringen jeden Kunden mit einem erfahrenen Geschäftsinhaber zusammen, der die gleichen Herausforderungen gemeistert hat. CEOs erhalten nicht nur Ratschläge, sondern einen Partner, der ihnen hilft, eine maßgeschneiderte Geschäftsstrategie zu entwickeln und diese Strategie umzusetzen, um mehr Rentabilität und mehr freie Zeit zu haben.

Foto von Pixabay