Wie Sie ein individuelles PDF für Ihre Formularantworten erstellen

Wir gehen davon aus, dass Sie bereits mit unserer Funktion PDF-Bericht anpassen vertraut sind. Wenn Sie jedoch neue Möglichkeiten zur Erstellung eines benutzerdefinierten PDF-Berichts erkunden möchten, können Sie die folgende Kombination von Anwendungen von Drittanbietern dafür verwenden:

• Google Spreadsheet
• Autocrat Add-on

Die Dokumentation und Anleitung für Autocrat finden Sie unter diesem Link. 

Hier ist ein Testformular, das wir für Sie erstellt haben: https://www.jotform.com/72362058406959. Testen Sie es einfach mit Ihrer aktiven E-Mail-Adresse. Nach dem Absenden sollten Sie das an die E-Mail angehängte PDF-Dokument erhalten.

Sie können diese Übergangslösung für die folgenden Anwendungsszenarien verwenden:

• Ein stark angepasster Vertrag mit den Formularantworten darauf. 
• Ein Zertifikat, das Sie Ihren Benutzern auf der Grundlage ihrer Formularantworten schicken möchten.
• Sie möchten eine PDF-Kopie der Formularantwort, aber Sie haben Ihr eigenes Format oder Design.
• Sie müssen mehrere PDF-Dateien auf der Grundlage einer Formularantwort erstellen. 

Hier sind die Voraussetzungen, um diese Integration einzurichten:

• Sie müssen das Formular vollständig erstellt haben.
• Sie sollten das Formular in Google Sheets integrieren. Um es zu integrieren, besuchen Sie: Wie Sie Formulare in Google Sheets integrieren.
• Sie müssen das Autocrat Add-on in dem integrierten Google Sheet des Formulars installieren.
• Ihre Google Docs-Vorlage, in der Ihre Formulardaten zusammengeführt und in ein PDF-Dokument umgewandelt werden.
• Sie haben den Ordner in Ihrem Google Drive-Konto, um das erstellte PDF-Dokument für jede Formularantwort zu speichern.

Installation der Autocrat-Erweiterung

Das Erste, was Sie tun sollten, sobald das Formular in Google Sheets integriert ist, ist Autocrat zu installieren. So geht’s:

1. Angenommen, Sie sehen die Tabellenkalkulationsdatei des Formulars, dann klicken Sie oben auf das Menü Erweiterungen.
2. Klicken Sie auf die Option Add-ons.
3. Wählen Sie Add-ons holen aus der Liste.

4. Suchen Sie nach Autocrat, und klicken Sie es in der Liste an.
5. Klicken Sie auf den Installieren Button. Bei diesem Schritt müssen Sie die Berechtigungsanfrage zulassen. Danach ist alles bereit.

Vorbereitung der Google Doc-Vorlage

Bevor Sie die Autocrat-Erweiterung einrichten, sollten Sie das Google Doc für die Zusammenführung vorbereiten. So sollten Sie das tun:

1. Öffnen Sie Ihre Google Doc Vorlage.
2. Gehen Sie zu den Abschnitten, in denen die Daten aus Ihrem Formular zusammengeführt werden sollen.
3. Nun umschließen Sie die Spaltenbeschriftung aus der integrierten Google Sheets-Datei mit doppelten spitzen Klammern. Wenn die Beschriftung zum Beispiel Vorname lautet, fügen Sie sie als <Vorname>> in das Dokument ein. Ihr Dokument sollte wie folgt aussehen:

Einrichtung der Autocrat-Erweiterung

Nachdem Sie die Basisvorlage für Google Docs eingerichtet haben, können Sie nun Autocrat so einrichten, dass es das PDF-Dokument erstellt und per E-Mail versendet. Hier sind die Schritte:

1. Gehen Sie in der Tabellenkalkulation Ihres Formulars zum Menü Erweiterungen.
2. Klicken Sie auf Autocrat aus der Liste.
3. Klicken Sie auf die Option Öffnen.

4. Klicken Sie auf den Button Neuer Job. Der Begriff “Job” bedeutet hier eine “Aufgabe”, die auf der Grundlage einiger Bedingungen oder Auslöser ausgeführt wird.

5. Geben Sie einen Namen für diesen Auftrag ein und klicken Sie auf den Weiter Button.

6. Wählen Sie die Vorlage, die Sie zuvor vorbereitet haben. Sobald das Dokument ausgewählt ist, klicken Sie auf den Next Button.

7. Mappen Sie das integrierte Blatt als Quelldaten für die Google Doc-Vorlage. Autocrat erledigt dies automatisch für Sie, vorausgesetzt, Sie haben die Feldbeschriftungen aus Google Sheets korrekt platziert. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

8. In den Datei-Einstellungen geben Sie den Namen der Dateien ein, die Autocrat erstellen soll. Sie können unter anderem die dynamischen Werte aus dem Formular verwenden, wie die Übermittlungs-ID. Geben Sie in diesem Fall <<Submission ID>>.
9. Wählen Sie PDF als Typ und klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

10. Wählen Sie den Zielordner, in dem das PDF-Dokument gespeichert werden soll. Klicken Sie auf Weiter, sobald der Ordner festgelegt ist.

11. Überspringen Sie sowohl Dynamischen Ordnerverweis hinzufügen als auch Zusammenführungsbedingung festlegen und fahren Sie fort mit Dokumente freigeben & E-Mails versenden. In diesem Fenster stellen Sie Folgendes ein:
    • Dokumente freigeben auf Ja.
    • Dokument freigeben als PDF.
    • Mitarbeitern die erneute Freigabe erlauben auf Nein.
    • Von allgemeiner Nicht-Antwort-Adresse senden zu Nein.
    • Geben Sie <<Email>> in das Feld An ein.
    • Geben Sie einen Betreff für die E-Mail ein.
    • Verfassen Sie eine Nachricht.

12. Schließlich wählen Sie Ja aus dem Auslöser bei Zeit. Wählen Sie Eine Stunde aus der Auswahl.
13. Klicken Sie auf den Speichern Button, und Sie sind mit der Einrichtung fertig.

Die minimale Aktualisierungszeit von Autocrat beträgt eine Stunde. Wenn Sie den Auftrag sofort ausführen möchten, müssen Sie Autocrat erneut im integrierten Blatt öffnen und auf das Symbol Ausführen klicken.

Wenn Sie Fragen, Anregungen oder Feedback zu dieser Anleitung haben, können Sie diese gerne unten kommentieren.