Ein allgemeiner Ansatz für den Aufbau eines Genehmigungsprozess-Workflows

Erstellen Sie einen Genehmigungsprozess in Jotform. Verschiedene Firmen oder Unternehmen werden immer ihren eigenen Genehmigungsprozess haben. Sicherlich können wir nicht alle abdecken, daher wird sich dieser Leitfaden mehr auf die Erörterung allgemeiner Richtlinien konzentrieren, wie Sie einen Arbeitsablauf einrichten können, der Ihren Anforderungen entspricht.

Zunächst einmal: Was ist ein Genehmigungsverfahren? Vielleicht haben Sie bereits einen und möchten ihn in Ihre Formulare einbauen. Laienhaft ausgedrückt, ist dieser Prozess nur eine Möglichkeit, eine Einreichung, einen Eintrag, eine Registrierung oder eine Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.

Beachten Sie, dass jeder Genehmigungsprozess mit einem Formular beginnt. Erstellen Sie also Ihr erstes Webformular mit Jotform.

Wie Sie einen Genehmigungsfluss erstellen

Mit Jotform Genehmigung können Sie ganz einfach einen Genehmigungsfluss erstellen. Ohne jegliche Programmierung können Sie Ihre Online-Formulare in benutzerdefinierte, automatisierte Genehmigungsabläufe verwandeln. Fügen Sie einfach per Drag & Drop Genehmiger, E-Mails, bedingte Verzweigungen und mehr zu Ihrem Genehmigungsprozess hinzu. So erstellen Sie einen Genehmigungsfluss…

1. Gehen Sie im Formular Generator auf die Registerkarte Einstellungen.
2. Klicken Sie auf der linken Seite auf Genehmigungsabläufe.
3. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Erstellen Sie einen Genehmigungsprozess.

Dadurch wird der Jotform Generator für Genehmigungen mit einem einfachen Genehmigungsablauf geöffnet.

Hier ist ein Demo Formular, um einen einfachen Genehmigungsprozess mit Jotform Genehmigung auszuprobieren.

Um mehr über die Erstellung eines Genehmigungsflusses zu erfahren, besuchen Sie unseren Leitfaden „Wie Sie Sie einen Genehmigungsablauf in Jotform erstellen“.

Die alte Methode zur Erstellung eines Genehmigungsprozess-Workflows

Wir möchten Ihnen einige unserer wichtigsten Funktionen und Optionen vorstellen, die Sie nutzen können, wie Sie sie richtig einsetzen und kombinieren können, um ein alternatives Genehmigungsverfahren für sich selbst zu entwickeln.

Hier ist ein typischer Anwendungsfall, um Ihnen eine Vorstellung von der Funktionsweise zu geben:

1. Der Kunde sendet eine Formularantwort.
2. Manager A erhält diese per E-Mail und überprüft den Eintrag.
3. Manager A bestätigt und genehmigt den Eintrag, indem er ihn bearbeitet und erneut einreicht.
4. Manager B (oder eine andere Person) erhält nach der Genehmigung durch Manager A eine weitere E-Mail.
5. Der Kunde erhält eine E-Mail, ob er genehmigt oder abgelehnt wurde.

In dem oben beschriebenen Szenario sind die E-Mails ein wichtiger Bestandteil. Unabhängig davon, wie lang der Genehmigungsprozess ist (z. B. wenn zwei oder mehr Manager die Einreichung prüfen müssen), läuft alles darauf hinaus, den vorgesehenen Empfänger zu benachrichtigen, bevor oder nachdem eine Einreichung genehmigt oder abgelehnt wird.

Theoretisch sind das also alle Funktionen, die man benötigt, damit das funktioniert:

• Ein ausgeblendetes Feld – wird als Genehmigungsstatus dienen. Wir empfehlen die Verwendung eines Dropdown-Menüs. Dies vereinfacht den Prozess, da nur zwei verschiedene Optionen zur Auswahl stehen – entweder Genehmigt oder Abgelehnt.
• E-Mail-Benachrichtigungen – werden verwendet, um E-Mails an Manager, Mitarbeiter oder andere Personen zu senden, die für den Genehmigungsprozess benötigt werden.
• Automatische Antwort – werden verwendet, um E-Mails an Ihre Kunden zu senden. Sie können unterschiedliche automatische Antwort Vorlagen für genehmigte und abgelehnte Kunden erstellen.
• Widgets – Sie benötigen das Formular URL abrufen Widget, das in Verbindung mit Bedingungen und einem Unterschriftfeld als Teil des Genehmigungsprozesses verwendet wird, falls erforderlich.
• Bearbeitungslink – der Bearbeitungslink der Anmeldung, der mit der bedingten Logik verwendet wird, um eine Aktion auf der Grundlage der URL auszulösen, unter der das Formular ausgefüllt wird.
• Bedingte Logik – wird der Kern des gesamten Arbeitsablaufs sein und es gibt viele Gründe, warum wir Bedingungen benötigen, die alle später diskutiert werden.

So richten Sie den Genehmigungsablauf ein

1. Fügen Sie ein Dropdown-Element mit den Optionen Genehmigt und Abgelehnt zu Ihrem Formular hinzu.

2. Richten Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen und Automatischen Antworten nach eigenem Ermessen ein.

Diese E-Mail-Vorlagen werden später mit Ihrer bedingten Logik verwendet. Eine wichtige Funktion, die in Ihren automatischen Antworten aktiviert sein muss, ist die Option Bei Bearbeitung senden. Stellen Sie sicher, dass sie aktiviert ist, damit Ihre Formularausfüller den Autoresponder bei der Bearbeitung ihrer Eingabe erhalten.

3. Fügen Sie den Link zur Bearbeitung der Formularantwort in die E-Mail ein, die an die Person geschickt wird, die über die Genehmigung entscheidet.

4. Fügen Sie das Element Unterschrift zu Ihrem Formular hinzu, wenn Ihr Genehmigungsprozess eine elektronische Unterschrift von Ihrem Genehmiger erfordert.

Sie können auch eines der Signatur-Widgets verwenden.

5. Als Nächstes fügen Sie ein Widget Get Form Page URL zu Ihrem Formular hinzu.

6. Zum Schluss richten Sie Ihre bedingte Logik ein.

Die Bedingungen hängen stark davon ab, wie Sie Ihr Genehmigungsverfahren gestalten wollen. Im Folgenden finden Sie einige mögliche Szenarien und die erforderlichen Bedingungen, um sie umzusetzen:

• Um eine Automatische Antwort per E-Mail an den Ausfüller des Formulars zu senden, sobald es genehmigt oder abgelehnt wurde, verwenden Sie eine Bedingung zum Ändern des E-Mail-Empfängers. Weitere Informationen finden Sie unter Wie Sie E-Mails unter einer Bedingung senden.
• Um die ausgeblendeten Felder Genehmigungsstatus und Signatur anzuzeigen, sobald der Genehmigende den Eintrag über den Link zum Bearbeiten der Formularantwort anzeigt, fügen Sie eine Bedingung für das Ein-/Ausblenden von Feldern hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Wie Sie Felder auf der URL bearbeiten ein- oder ausblenden.

Das sollte das absolute Minimum sein, damit es funktioniert. Hier ist ein Demo-Formular, um zu sehen, wie es aussieht. Da dies ein ziemlich fortgeschrittenes Thema ist, sollten Sie mit der Funktionsweise von Bedingungen vertraut sein. Zum besseren Verständnis können Sie das Demo-Formular klonen.