Wie die Digitalisierung bei Finanzdienstleistungen Sicherheit, Betrieb und Kundenservice optimiert

Zwar ist an manuellen Prozessen – wie dem Drucken und Versenden von Dokumenten, dem Speichern von Papierkram in Ablagefächern und dem Erfassen von Daten über physische Formulare – an sich nichts auszusetzen, aber sie können sich auf Ihr Endergebnis auswirken. Der Kauf von Tinte, Papier und Briefmarken sowie die Wartung von Druckern und Aktenvernichtern können sich summieren, insbesondere bei großen Unternehmen.

Automatisierung hilft, diese unnötigen Kosten zu reduzieren – und den Mitarbeitern Zeit zu sparen -, indem alltägliche Prozesse in Workflows umgewandelt werden. Ein Beispiel dafür ist robotische Prozessautomatisierung (RPA), eine Einstiegsautomatisierung, die Software-"Bots“ verwendet, um menschliche Handlungen zu imitieren und sich wiederholende, banale Aufgaben schnell und mit wenig Eingaben auszuführen.

Mit der leistungsstarken Automatisierungssoftware für Genehmigungen können Sie Antworten auf Formulare genehmigen oder ablehnen, benutzerdefinierte Benachrichtigungs-E-Mails versenden, Aufgaben neu zuweisen, zusätzliche Informationen anfordern und Probleme eskalieren – und das alles mit einem Klick auf einen Button. Diese Art der Digitalisierung fördert die Zusammenarbeit, erhöht die Produktivität und minimiert Rückstände.

Finanzdienstleistungen haben den Ruf, eine sichere und schlanke Branche zu sein, was sich in der Innovation von kundenorientierten Anwendungen wie Mobile Banking und Investmentplattformen widerspiegelt. Nick Bantick, Berater für intelligente Automatisierung bei DigiBlu, einem international anerkannten Marktführer für intelligente Automatisierung, meint dazu: „Dieser Ruf überträgt sich nicht immer auf den Rest des Geschäfts, wo es viele Möglichkeiten gibt, die Effizienz und Überprüfbarkeit zu verbessern.

Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen ist absolut notwendig, um den in den Go-to-Market-Anwendungen gesetzten Standard zu erreichen. Die Standardisierung von Daten ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung und zur Einhaltung von Best Practices. Bei DigiBlu verwenden wir eine Kombination von Tools, darunter Jotform Enterprise, um dies zu erreichen. Die Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz, die internen Mitarbeiter und die Kundenerfahrung sind transformativ."

Die Investition in einen No-Code Mobile App Generator ist ein weiterer sicherer Weg zur Optimierung Ihrer Finanzdienstleistungsprozesse. Diese genialen Tools helfen Finanzfachleuten aller Programmiersprachen bei der Erstellung von Apps, die Finanzdaten speichern, Projektmitarbeiter auf dem Laufenden halten, Mitarbeiterausgaben verfolgen, als Dashboard für Kunden dienen und persönliche Finanzen verwalten.

Apps helfen Ihnen, das Benutzererlebnis zu verbessern, sich von der Konkurrenz abzuheben, besser mit Kunden und Mitarbeitern zu kommunizieren und die Produktivität zu steigern. Je nach Bedarf können Sie eine App erstellen, die mit einer einfachen URL geteilt wird, oder mit einer nativen App-Lösung eine größere Zielgruppe im Apple App Store und Google Play erreichen.

Wie bereits erwähnt, kann Software mit E-Signatur-Funktionen verschiedenen Finanzinstituten, Banken, Versicherungen und Maklern helfen, das Vertrauen in ihre Marke zu stärken und die Datensicherheit zu erhöhen. E-Signatur-Lösungen können auch Verkaufszyklen verkürzen und interne Prozesse rationalisieren, indem sie die Erstellung und Anpassung von wiederverwendbaren Verträgen und Offenlegungsdokumenten, die Nachverfolgung, das Herunterladen und Speichern von unterzeichneten und rechtsgültigen Dokumenten und die Integration von E-Dokumenten in Ihre Genehmigungsworkflows oder Anwendungen ermöglichen.

Mit der richtigen E-Signatur-Plattform können Sie sogar Verfallsdaten für Ihre E-Dokumente festlegen und verlangen, dass diese bis zu einem bestimmten Datum unterzeichnet und zurückgeschickt werden. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern arbeiten, Verträge an Zinssätze oder Marktereignisse koppeln oder einfach Ihre Projekte vorantreiben müssen.

Mit den leistungsfähigen Online Formulargeneratoren können Sie im Handumdrehen vollständig anpassbare, markenkonforme Kundenformulare, Feedback-Umfragen und andere E-Dokumente erstellen und verteilen.

Wählen Sie einfach eine fertige Vorlage aus oder erstellen Sie ein Formular von Grund auf neu. Passen Sie Ihr Formular an Ihre Corporate Identity an, fügen Sie Formularfelder und attraktive Widgets hinzu und teilen Sie es per Link mit Ihren Mitarbeitenden oder Kunden oder betten Sie es in Ihre Unternehmenswebsite ein. Die besten Online Formulargeneratoren lassen sich sogar in die weltweit beliebtesten Anwendungen integrieren, von Projektmanagement-Tools bis zu E-Mail-Marketingdiensten, um sicherzustellen, dass Ihr Markenauftritt und Ihre Botschaften in E-Mails, auf Ihrer Website, in Display-Anzeigen, Mailings und Kunden-Dashboards konsistent sind.

Die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz kann schon stressig genug sein, ohne dass man sich auch noch Gedanken darüber machen muss, wie man Rollen definiert, Aufgaben zuweist, Dokumente gemeinsam nutzt und Daten erfasst und verwaltet, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Wenn Sie dann noch Mitarbeiter vor Ort und aus der Ferne einbeziehen, haben Sie ein Rezept für potenzielle Missverständnisse in der Hand.

Wenn Sie jedoch in gemeinsame Online-Arbeitsbereiche investieren, können Sie Teammitgliedern helfen, intern und extern zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren – unabhängig davon, ob sie vor Ort, am anderen Ende der Stadt oder außerhalb des Landes arbeiten. Diese Lösungen ermöglichen es den Benutzern, Online-Teams zu bilden, Zugriffsrechte festzulegen und Formulare, Berichte und Verträge zu erstellen, gemeinsam zu nutzen und zu bearbeiten, um in Verbindung zu bleiben, die Compliance aufrechtzuerhalten und intelligenter und nicht härter zu arbeiten.

Die Digitalisierung im Finanzdienstleistungsbereich kann die Abläufe optimieren, indem sie Ihren gesamten Berichtsprozess automatisiert, einschließlich der Art und Weise, wie Daten erfasst, analysiert und präsentiert werden.

Angenommen, Sie denken darüber nach, in Ihrer Bank eine neue Abteilung für Finanzplanung einzurichten, sind sich aber nicht sicher, wo Sie anfangen sollen. Interessieren sich Ihre Kunden in erster Linie für Vermögensaufbau, -erhalt oder -verteilung? Um dies herauszufinden, senden Sie eine Online-Umfrage an einige Ihrer aktivsten Kunden, um deren finanzielle Bedürfnisse und Ziele besser zu verstehen und herauszufinden, ob sie an Ihrem Produktangebot interessiert sind oder nicht.

Sobald Sie Ihre Daten erfasst haben, verwenden Sie einen Berichtgenerator, um die Antworten Ihrer Umfrage in ausgefeilte, visuelle Berichte umzuwandeln, die Ihnen helfen, Ihre Ergebnisse gegenüber Kollegen und Aktionären zu erläutern. Im Handumdrehen werden Sie genau wissen, welche Finanzplanungsphase Ihre Vertriebs- und Marketingteams vorrangig behandeln sollten.

Und das Beste ist, dass Sie mit der richtigen Berichtssoftware Ihre erfassten Daten in Echtzeit weitergeben können. So erhält Ihr gesamtes Unternehmen – vom Vertrieb und Kundendienst bis hin zur Qualitätssicherung und zum Marketing – die Informationen, die es braucht, um informierte, relevante und aktuelle Entscheidungen darüber zu treffen, welche Produkte Sie anbieten und wann Sie sie auf den Markt bringen.

Die Verbraucher erwarten von Marken, dass sie auf sie zugeschnitten sind, und geben häufig Marken den Vorzug, die sich durch Engagement und Interaktivität auszeichnen.

Diese maßgeschneiderten Erlebnisse werden durch Kundensegmentierung ermöglicht. Indem Sie personalisierte Botschaften über eine Vielzahl von Kommunikationskanälen an die am besten geeigneten Kunden senden, können Sie schnellen, kostengünstigen und präzisen Service anbieten und gleichzeitig sicherstellen, dass sich Ihre wichtigsten Kunden gehört, gesehen und geschätzt fühlen. Als Ergebnis werden Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit langfristige Kunden aus Ihrer Zielgruppe gewinnen.

Schnelle Antwortzeiten geben den Kunden das Gefühl, ernst genommen zu werden, und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich über andere Kanäle an Sie wenden, was zu einer Verdoppelung Ihrer Arbeitsbelastung führen kann. Durch einen schnellen und zuverlässigen Service können Sie sich von Ihren Mitbewerbern abheben.

Aufgrund der ständig wachsenden Besorgnis der Öffentlichkeit über den digitalen Datenschutz sind in den vergangenen Jahren neue Gesetze und Verordnungen aufgetaucht, darunter die General Data Protection Regulation (DSGVO) und mehrere Schutzmaßnahmen, die von der U.S. Federal Trade Commission durchgesetzt wurden.

Die DSGVO ist das strengste Datenschutz- und Sicherheitsgesetz der Welt und verpflichtet die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, personenbezogene Daten - wie Name, Adresse, Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit usw. - ordnungsgemäß zu erfassen, zu verarbeiten und zu löschen, andernfalls drohen hohe Geldstrafen. Gemäß der DSGVO müssen Sie bei der Verarbeitung von Daten die Sieben Datenschutzgrundsätze einhalten.

Teil der DSGVO ist das Recht auf Vergessenwerden (RTFB), das Verbrauchern das Recht gibt, von Organisationen zu verlangen, ihre persönlichen Daten zu löschen, um das Risiko von Datenlecks und Identitätsdiebstahl zu minimieren. Eine Organisation muss die Daten jedoch nur dann löschen, wenn es für die Organisation nicht mehr notwendig ist, die persönlichen Daten der Person aufzubewahren, die Organisation die Daten für Direktmarketing verwendet, dem die Person widerspricht, oder die Organisation die Daten unrechtmäßig verarbeitet hat.

Durch die Automatisierung der Verwaltung, Verarbeitung, Speicherung und Löschung von Kundendaten helfen die besten Finanzdienstleistungslösungen und Risikobewertungstools Ihnen, die DSGVO, den RTFB und andere wichtige Datenschutzgesetze und -vorschriften einzuhalten. Sie ermöglichen es Kundenbetreuern außerdem, Kunden effizienter zu betreuen, was zu höheren Einnahmen und niedrigeren Betriebskosten führt.

Die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz kann zwar ihre Tücken haben (z. B. undefinierte Rollen und Erwartungen, Rivalitäten unter den Mitarbeitern, Büropolitik), aber mit der richtigen Software kann sie den Kundenservice rationalisieren und die Helpdesk-Schulungen innerhalb Ihres Finanzinstituts optimieren.

Wenn Manager Zugang zu Checklisten für Mitarbeiterschulungen, Vorlagen für Tests und Quiz sowie Feedback-Formulare für Trainer/Teilnehmer haben, können Sie ein einheitliches Serviceniveau in Ihrem Unternehmen sicherstellen. Gemeinsame Workspaces und Datenbanken können Ihren Mitarbeitern auch dabei helfen, zu lernen, auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten, mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Herausforderungen umzugehen und aktive Zuhörfähigkeiten zu entwickeln.

Technologie kann Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen schneller als je zuvor zu erweitern und zu skalieren. Heutzutage können Wirtschaftsprüfer, Finanzberater und Steueranwälte auf eine umfassende Softwarelösung zurückgreifen, die mit einer Vielzahl von Tools für die Zusammenarbeit, Funktionen und Integrationen ausgestattet ist, um sicherzustellen, dass ihre Mandanten von Anfang bis Ende den bestmöglichen Service erhalten.

Um besser zu verstehen, wie Sie Technologie in Ihrem spezifischen Teilsektor nutzen können, sehen Sie sich an, wie drei Arten von Finanzinstituten digitale Produktivitätstools, Software für E-Signaturen und gemeinsame Online-Arbeitsräume nutzen, um ihre betriebliche Effizienz zu verbessern.

Als Finanzdienstleister wissen Sie, wie wichtig eine gute Planung ist. Ganz gleich, ob es sich bei Ihrem Kunden um einen Hochschulabsolventen handelt, der Hilfe bei der Erstellung eines Haushaltsplans benötigt, um einen Kleinunternehmer, der zum ersten Mal eine Gehaltsabrechnung erstellt, oder um einen älteren Anleger, der sein Portfolio diversifizieren möchte – Sie wissen, wie wichtig es ist, zunächst Informationen zu sammeln. Je mehr Informationen Sie von Ihren Kunden erhalten – einschließlich Kontostände, Ziele, Bedürfnisse und Erwartungen – desto effektiver können Sie sie beraten.

Die Investition in Technologie für Ihr eigenes Finanzdienstleistungsunternehmen folgt demselben Prozess. Wenn Sie sich mit Ihren wichtigsten Führungskräften und Stakeholdern zusammensetzen, eine technologische Vision und einen Zeitplan für die Implementierung festlegen und die verfügbaren Optionen gründlich prüfen, sind Sie besser gerüstet, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.