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Wie Sie Kundendaten im Zeitalter von Datenschutzfragen managen
Wie Sie Kundendaten im Zeitalter von Datenschutzfragen managen
Die Welt lebt von Kundendaten. In der Tat bezeichnen viele Vordenker Daten aufgrund ihres Wertes und Potenzials als das neue Öl. Aber die Verwaltung von Kundendaten ist mit einer wachsenden Zahl von Risiken und Herausforderungen verbunden.
Da Datenschutzverletzungen immer häufiger vorkommen, werden besorgte Verbraucher immer kritischer, wenn es darum geht, mit wem sie ihre Daten teilen. Eine Studie von McKinsey weist darauf hin, dass 87 Prozent der Verbraucher keine Geschäfte mit einem Unternehmen machen würden, wenn sie Bedenken hinsichtlich des Datenschutzmanagements haben. Viele Verbraucher wechseln auch zu datenschutzfreundlichen Browsern und Suchmaschinen wie DuckDuckGo und Brave.
Sie sind mit ihren Sorgen nicht allein: Bürgerinitiativen und gemeinnützige Organisationen für den Schutz der Privatsphäre sensibilisieren die Öffentlichkeit und setzen sich bei den Regierungen für einen besseren Schutz ein. Alteingesessene Organisationen für soziale Gerechtigkeit wie die American Civil Liberties Union konzentrieren sich ebenfalls auf Verbraucherdaten, da diese zu einem Thema der Bürgerrechte werden.
Europa war einst allein führend bei der Durchsetzung von Datenschutzrichtlinien, aber jetzt haben Australien und andere Länder ihre Bemühungen verstärkt. In den USA werden vor allem Maßnahmen auf der Ebene der Bundesstaaten ergriffen, und die politischen Entscheidungsträger in Kalifornien arbeiten weiter an der Verfeinerung ihrer Vorschriften.
Um Risiken zu verringern und das Vertrauen zu stärken, benötigen Sie einen umfassenden, dreigleisigen Ansatz im Umgang mit Daten: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über regionale und globale Gesetze, entwickeln Sie eine Technologie- und Datenmanagementstrategie und fördern Sie eine kundenorientierte Mentalität. In den nächsten Kapiteln geben wir Ihnen einen Überblick darüber, wie Sie dies schaffen können, und stellen Ihnen bewährte Verfahren für die Implementierung von Technologien vor, mit denen Sie die von Ihnen erfassten Daten optimal nutzen können.
Wie Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens zur Verwaltung von Kundendaten zukunftssicher gestalten
Die meisten Unternehmen verfügen bereits über Richtlinien und Lösungen, um Kundendaten in Übereinstimmung mit den Vorschriften sicher zu speichern, zu melden und zu löschen. Da sich die Vorschriften jedoch ständig weiterentwickeln, brauchen Sie eine Strategie, um zukünftige Risiken zu minimieren.
Es ist zeitaufwendiger, auf neue Änderungen zu reagieren, als ihnen voraus zu sein. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihr System zum Schutz der Kundendaten zukunftssicher ist, sparen Sie Zeit und Geld und haben es leichter, sich in der sich verändernden Datenlandschaft zurechtzufinden. Aber die Überarbeitung Ihrer bestehenden Policy oder die Erstellung einer völlig neuen erfordert sorgfältige Recherche und Planung.
Wie sehen zukunftssichere Richtlinien zur Verwaltung von Kundendaten aus?
Viele Unternehmen haben bereits die strategischen Hürden überwunden, die die Anfänge der Kundendatenverwaltung bestimmten. Dazu gehörte die Frage, welche Informationen sie benötigen, wie sie diese erhalten und wie sie gespeichert werden sollen. Als Nächstes konzentrierten sich die Unternehmen auf die Verbesserung der Genauigkeit und die Beseitigung von separaten Datenbeständen und der Speicherung unnötiger Informationen, um die Nutzung der Kundendaten zu maximieren und zu rationalisieren. Jetzt werden die Compliance mit Datenschutzbestimmungen und das Vertrauen der Verbraucher zu Themen, die sich auf die Rentabilität auswirken.
Und so sieht eine zukunftssichere Policy aus.
Für weltweite Standards entwickelt
Auch wenn Ihr Unternehmen in einem begrenzten Markt tätig ist, sollten Sie Ihre Richtlinie so gestalten, dass sie den strengsten internationalen Standards entspricht. Viele Gemeinden orientieren sich bei der Ausarbeitung ihrer eigenen Datenschutzgesetze an anderen, sodass die Gesetze eines Landes bald auch die Gesetze Ihres Landes sein könnten.
Wenn Sie nicht global denken, könnte das auch Ihr Unternehmenswachstum behindern. Sie könnten beschließen, in einen neuen Markt oder in zusätzliche Regionen zu expandieren. Wenn für diese neuen Gebiete Datenschutzbestimmungen gelten, die Sie nicht in Ihre Richtlinie aufgenommen haben, muss Ihr Unternehmen wieder bei null anfangen.
Umfassend
Eine moderne Datenmanagementrichtlinie erfordert mehr als nur die Mitwirkung von Rechts- und IT-Abteilungen — sie muss auch Stakeholder einbeziehen und Abteilungen zusammenführen, um Compliance zu gewährleisten. Kundendaten können in die Hände von Marketing-, Vertriebs-, Kundendienst-, Buchhaltungs- und anderen Abteilungen gelangen. Ein Datenaustausch zwischen diesen Abteilungen trägt zu einer besseren Customer Experience bei, birgt jedoch auch mehr Risiken. Da Datenschutzrichtlinien das Verbraucherverhalten zunehmend beeinflussen, müssen Unternehmen ihre Verantwortung für den Datenschutz als Erfolgsfaktor und nicht als Kostenfaktor betrachten.
Einheitlich
Eine zukunftssichere Datenverwaltungsrichtlinie gilt für alle Abteilungen und Mitarbeiter gleichermaßen. Einheitlichkeit optimiert die Schulung. Wenn ein Mitarbeiter von einer Abteilung in eine andere wechselt, muss er nicht eine neue Reihe von Datenschutzrichtlinien lernen, um in seiner neuen Rolle zu funktionieren. Eine einheitliche Richtlinie ermöglicht es Ihnen sogar, unternehmensweite Schulungen zum Thema Datenmanagement durchzuführen.
Transparent
Die Verbraucher wollen genau wissen, welche Informationen ein Unternehmen sammelt und warum. Eine zukunftssichere Richtlinie zur Verwaltung von Kundendaten legt genau fest, wann und wie diese Informationen mit den Kunden geteilt werden. Transparenz ist keine einmalige Aktion, sondern eine fortlaufende Praxis, die im Protokoll verankert werden muss.
Flexibel und skalierbar
Eine zukunftssichere Richtlinie für die Verwaltung von Kundendaten passt sich sowohl an sich ändernde Vorschriften als auch an die Bedürfnisse einer wachsenden Organisation an. Jeder Aspekt der Richtlinie ist erweiterbar, ohne dass drastische, strukturelle Änderungen vorgenommen werden müssen, selbst wenn neue Gesetze in Kraft treten. Mit der richtigen Software können Sie Ihre Datenmanagement-Richtlinie nahtlos aktualisieren.
Entwicklung einer zukunftssicheren Datenverwaltungspolitik
Die obigen Richtlinien verdeutlichen die Ziele Ihrer Kundendatenverwaltungspolitik, aber sie in die Tat umzusetzen ist eine andere Sache.
Die Entwicklung einer neuen Richtlinie beginnt mit der Erforschung der aktuellen Datenschutzgesetze. Finden Sie die für Ihren Markt geltenden Gesetze und die Vorschriften, die die globale Geschäftswelt beeinflussen. Suchen Sie auf den Webseiten der Regierungen nach den vollständigen Texten ihrer Compliance-Regeln oder nach anderen Ressourcen, die die Sprache vereinfachen. Die Europäische Union hat eine Checkliste für die Herstellung der DSGVO Compliance. Organisationen wie Digital Impact bieten Toolkits an, die gemeinnützigen Organisationen bei der Verbesserung ihrer Datenschutz-Compliance helfen.
Der nächste Schritt besteht darin, die aktuellen Richtlinien Ihres Unternehmens zu überprüfen, um festzustellen, inwiefern sie nicht den globalen Standards entsprechen. Listen Sie alles auf, was Sie ändern müssen und wie Sie es aktualisieren werden.
Dieses Audit ist auch eine Gelegenheit für die Beteiligten, auf mögliche Herausforderungen bei der Durchsetzung globaler Standards hinzuweisen. Holen Sie sich den Input von Experten aus der Abteilung, die mit der Verwaltung von Kundendaten befasst ist, zu den Entwürfen der Richtlinie. Sie werden mehr Einblick in die Herausforderungen haben als die IT- oder Rechtsabteilung. Eine frühzeitige Zusammenarbeit mit ihnen wird die Akzeptanz verbessern und die Einführung und Umsetzung erleichtern.
Schließlich sollten Sie alle Mitarbeiter, die mit sensiblen Kundendaten umgehen, über die neue Richtlinie Ihres Unternehmens schulen. Diese Schulung sollte die Mitarbeiter über Folgendes informieren:
- Die Protokolle, die sie befolgen sollten, um die neue Richtlinie einzuhalten. Heben Sie die Änderungen gegenüber Ihrer vorherigen Richtlinie hervor.
- Die Gefahren von Datenschutzverletzungen. Erwähnen Sie die Geldbußen, die sich aus der Nichteinhaltung von Vorschriften ergeben, und die Auswirkungen, die Datenlecks auf Kunden haben können.
Schaffen Sie eine interne Befehlskette, aus der hervorgeht, wer die Richtlinie zur Verwaltung von Kundendaten durchsetzt und wer sie bei Änderungen der Vorschriften ändert. Richten Sie eine Kommunikationslinie für Mitarbeiter ein, die nach der Schulung noch Fragen haben könnten.
Ziehen Sie während dieses Prozesses Datenschutzberater, Anwälte oder andere Experten hinzu, um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinie konform und leicht zu aktualisieren ist. Kein Unternehmen muss diese Herausforderung allein bewältigen.
Die Bedeutung eines skalierbaren Systems zur Verwaltung von Kundendaten
Richtlinien zur Verwaltung von Kundendaten sind nutzlos, wenn sie nicht durchgesetzt werden. Ein System oder eine Plattform zur Verwaltung von Kundendaten dient als Dashboard für alle Ihre Kundeninformationen und als zentrales Instrument zur Durchsetzung der Datenschutzrichtlinien. Diese Technologie muss ebenso skalierbar und zukunftssicher sein wie Ihre Richtlinie.
Ein Datenverwaltungssystem sollte Ihr Unternehmen in die Lage versetzen, die von Ihnen gewünschten Datenschutzrichtlinien zu befolgen. Abgesehen von Ihrer Richtlinie muss die von Ihnen gewählte Verwaltungsplattform auch bestimmte Compliance-Protokolle im Backend einhalten. Wenngleich Sie etwa eine Richtlinie entwerfen, die nicht vollständig mit der DSGVO übereinstimmt, sollte Ihre Plattform dieser entsprechen, falls Sie später nach Europa expandieren möchten. Andernfalls müssen Sie nicht nur Ihre Richtlinien aktualisieren, sondern auch eine neue Technologielösung finden.
Wenn Sie von Anfang an eine weltweit konforme Technologie einsetzen, verringern Sie das Risiko von Compliance-Lücken und helfen Ihrem Unternehmen, sich an die höchsten Standards Ihrer Branche anzupassen. Damit legen Sie den Grundstein für das Vertrauen Ihrer Community, Ihrer Kunden und Interessenten, wie wir im nächsten Kapitel erläutern werden.
Vertrauen ist der zweitwichtigste Faktor bei der Kaufentscheidung für eine neue Marke.
Quelle: Edelman
VERTRAUEN STEHT NACH DEM PREIS
AN ZWEITER STELLE FÜR KAUF UND LOYALITÄTProzentsatz derjenigen, die sagen, dass sie sich am meisten auf jedes Markenattribut konzentrieren
Quelle: Edelman
Wie Sie Verantwortung für Kundendaten übernehmen
Die neuen Datenschutzbestimmungen kommen in vielerlei Hinsicht genau zum richtigen Zeitpunkt. Noch nie waren Organisationen so anfällig für Data Leaks. Strengere Vorschriften und Compliance-Maßnahmen sind genau das Richtige, um Kunden zu schützen, Vertrauen wiederherzustellen und die Zukunft der digitalen Wirtschaft zu sichern.
Allerdings bergen komplexere Datenschutzrichtlinien auch ein höheres Risiko für Compliance-Verstöße — ein großes Haftungsrisiko, selbst wenn es nicht zu einem Datenleck kommt. Compliance-Verstöße haben drei Hauptursachen:
- Menschliches Versagen. Manchmal machen Mitarbeiter, denen sensible Kundendaten anvertraut sind, Fehler, die zu einem Verstoß führen und Ihr Unternehmen einem Bußgeld aussetzen. Beispiele sind die falsche Speicherung von Informationen oder die versehentliche Weitergabe von Informationen an Unbefugte.
- Remote-/Hybridarbeit. Datenschutzverletzungen nehmen im Jahr 2021 um 17 Prozent zu, was auf die Zunahme der Telearbeit zurückzuführen ist. Remote-Mitarbeiter könnten Informationen an Hacker weitergeben, wenn sie nicht die richtigen Sicherheitsprotokolle befolgen – vor allem, wenn sie sich mit offenen WLAN-Netzwerken in Coffee-Shops oder Cafés verbinden. Außerdem hat die Telearbeit die Kosten für Datenschutzverletzungen erhöht.
- Nutzung nicht konformer Software von Drittanbietern. Um produktiver zu sein, verwenden viele Mitarbeiter Software von Drittanbietern, um Informationen zu verwalten. Wenn Ihr Mitarbeiter sensible Kundendaten in eine unsichere App oder Software hochlädt, haftet Ihr Unternehmen für das Risiko, auch wenn es nicht von Ihrem Unternehmen sanktioniert wurde.
Die Mitarbeiter müssen den Unterschied zwischen konformen und nicht konformen Apps von Drittanbietern kennen, und Ihr Unternehmen muss sie über den Unterschied aufklären.
Ein proaktiver Ansatz für die Verwaltung von Kundendaten
Ohne angemessene Anleitung oder Unterstützung werden Ihre Mitarbeiter unweigerlich etwas tun, das die Kundendaten gefährdet. Die einzige Möglichkeit, Ihr Unternehmen und Ihre Kunden zu schützen, ist, sich dieser Realität zu stellen.
Klären Sie Ihre Mitarbeiter über die Compliance mit dem Datenschutz auf und unterstützen Sie sie mit konformen Lösungen von Drittanbietern. Eine umfassende Datenverwaltungsstrategie verbessert auch das Kundenerlebnis.
Deloitte’s 2022 Global Marketing Trends Bericht wirbt mit überwältigender Mehrheit für eine Botschaft: Stellen Sie Ihre Kunden an die erste Stelle. Mit dem Zugang zu so vielen Apps und digitalen Diensten sind die Verbraucher an ein hochgradig personalisiertes Kundenerlebnis gewöhnt und erwarten dies von jedem Unternehmen. Die Verbindung von Kundenerlebnis und Datenmanagement ist der perfekte Weg, um den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen. Dies erfordert jedoch die volle Kontrolle über die Daten Ihres Unternehmens.
First-Party-Data Organisation werden
In den vergangenen Jahrzehnten haben Unternehmen mithilfe von Cookies, die Menschen über Websites und soziale Plattformen hinweg verfolgen, viel über ihre Kunden erfahren. Aber nach Skandalen wie Cambridge Analytica sind die Verbraucher zunehmend misstrauisch gegenüber Unternehmen, die ihre Webaktivitäten verfolgen. Unternehmen wie Google stellen Cookies ganz ein, während die DSGVO verlangt, dass Nutzer Websites, die Cookies verwenden, die Erlaubnis zum Tracking erteilen.
In einer Welt ohne Cookies werden Unternehmen zunehmend selbst für die Erfassung von Kundendaten verantwortlich sein. Unternehmen, die Daten von Erstanbietern verwenden, können genau festlegen, welche Daten erfasst werden – und über welche Kanäle sie gesammelt werden –, um die Einhaltung des Datenschutzes zu gewährleisten.
Überraschenderweise stellen Unternehmensleiter fest, dass der Wechsel zu First-Party-Daten ein wichtiger Wachstumsfaktor ist. Tatsächlich stellen 61 Prozent der Marken in einer wachstumsstarken Phase auf First-Party-Daten um, verglichen mit nur 40 Prozent der schrumpfenden Unternehmen. Unternehmen brauchen eine skalierbare, offene API-Lösung, um dies effektiv zu tun und weiterzuwachsen.
61 Prozent der wachstumsstarken Marken stellen auf First-Party-Daten um, verglichen mit nur 40 Prozent der Marken mit rückläufiger Entwicklung.
Systeme zur Verwaltung von Kundendaten sind die Rettung
Das richtige Kundendaten-Management-System ist für die Nutzung von First-Party-Daten unerlässlich, da es Ihnen helfen kann, die Nutzung großer Datenmengen zu optimieren. Was sind also die Vorteile eines umfassenden Datenmanagementsystems?
Tiefergehende Analysen
Gehen Sie über die bloße Speicherung von Daten hinaus und analysieren Sie sie, um ein tieferes Verständnis der Kundenbeziehungen zu erhalten. Analysten können die Daten für verwertbare Erkenntnisse nutzen, um die Kundenerfahrung zu verbessern, mehr Personalisierung anzubieten und neue Produkte oder Funktionen einzuführen.
Dedizierter Speicher für geschützte Daten
Ohne Cookies benötigen Unternehmen mehr Speicherplatz für die Informationen, die sie sammeln. Ein dediziertes System und ein dedizierter Server vereinheitlichen die Informationen und schaffen eine einzige, sichere Quelle der Wahrheit für alle Ihre Kundendaten.
Integration mit First-Party-Apps
Eine zentrale Datenbank erleichtert es, eigene Apps zu erstellen. Sie können die Benutzeroberfläche so gestalten, dass sie mit Ihrer Datenverwaltungsplattform kompatibel ist, wodurch die Gefahr von API- oder anderen Kompatibilitätsproblemen, die bei der Verwendung mehrerer Lösungen auftreten, verringert wird.
Mehr Sicherheit bei Apps von Drittanbietern
Genauso wie Datenverwaltungsplattformen die Compliance verbessern, verbessern sie auch die Sicherheit mit Apps von Drittanbietern, in die sie integriert sind – einschließlich Single Sign-On (SSO) Integrationsfunktionen und SOC 2 Compliance. Viele Plattformen bieten einen besseren Einblick in die Kundendaten, die mit jeder App geteilt werden, mit Optionen zum Limitieren der gemeinsamen Nutzung. Sie können auch erkennen und Benutzer warnen, wenn die Integration einer App eines Drittanbieters gefährlich erscheint.