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Wie Sie mit E-Signaturen Kosten senken und Geschäftsprozesse automatisieren können

Einleitung

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft Unternehmen, Kosten zu kontrollieren, die Produktivität zu verbessern und die Rentabilität zu steigern. Sie schafft auch ein angenehmeres und effizienteres Kundenerlebnis. Doch angesichts der steigenden Betriebskosten, der Forderung nach nachhaltigeren Geschäftspraktiken und der Notwendigkeit einer größeren digitalen Sicherheit ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen auch eine Voraussetzung, um auf jedem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ein Prozess, der reif für die Automatisierung ist, ist gleichzeitig einer der zeitaufwändigsten für Organisationen: die Unterschrift. Glücklicherweise automatisiert die E-Signatur-Technologie diesen Prozess. Sie erleichtert das Sammeln von Unterschriften, speichert unterzeichnete Dokumente online, hält Vorschriften ein und informiert die Beteiligten automatisch über den Status eines Dokuments.

Diese Funktionen sparen Zeit und senken die Kosten in jeder Branche und für jede Art von Geschäftsprozess, einschließlich Verträge, Vertrieb, Finanzen, Onboarding, Freigaben und Überprüfungen.

Unternehmen wie CivilLaw. Tech haben durch die Implementierung von E-Signatur-Lösungen den Zeit- und Kostenaufwand für viele ihrer Geschäftsprozesse reduziert.

Bald wird es vielleicht nicht einmal mehr möglich sein, physische Unterschriften in Ihrem Unternehmen zu verlangen. Laut einer Studie von McKinsey aus dem Jahr 2022 können 35 Prozent der Arbeitnehmer in Vollzeit von zu Hause aus arbeiten, während 23 Prozent der Arbeitnehmer dies in Teilzeit tun können. Bei so vielen digitalen Dokumentenprozessen, die die Arbeit von zu Hause aus ermöglichen, ist die E-Signatur-Technologie ein wichtiger Bestandteil des digitalen Netzwerks eines jeden Unternehmens.

Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Unterschriftsprozesse zu automatisieren und Kosten zu senken.

Was ist eine E-Signatur?

Eine E-Signatur (auch als elektronische oder digitale Unterschrift bezeichnet) ist eine digitale Version einer physischen Unterschrift, mit der man Dokumente online unterschreiben kann. E-Signaturen treten an die Stelle der physischen Unterschrift, um den Unterschriftsprozess schneller und bequemer zu machen. Tatsächlich wären viele Online-Transaktionen ohne diese Technologie nicht möglich.

E-Signaturen werden in der Regel mit einer Software erstellt, die es dem Benutzer ermöglicht, seine Unterschrift mit der Maus oder dem Touchpad einzugeben oder zu zeichnen. Sie gelten in den meisten Ländern als rechtsgültig und werden in Branchen wie dem Finanz-, Immobilien- und Gesundheitswesen häufig zur Unterzeichnung von Verträgen, Vereinbarungen und anderen rechtlichen Dokumenten verwendet.

So haben beispielsweise viele Banken und Finanzinstitute E-Signaturen eingeführt, um ihren Kunden die Möglichkeit zu geben, Konten zu eröffnen und andere Transaktionen aus der Ferne durchzuführen. In der Immobilienbranche verlassen sich Unternehmen auf E-Signaturen, um Vertragsunterzeichnungen zu erleichtern, ohne dass persönliche Treffen erforderlich sind.

Da in den letzten Jahren immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten, ist die Nachfrage nach sicheren und bequemen Möglichkeiten, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, so groß wie nie zuvor. Infolgedessen werden E-Signatur-Plattformen mehr und mehr zu einem Teil des täglichen Lebens. Tatsächlich wird erwartet, dass der weltweite Markt für digitale Signaturen bis 2030 auf 42 Milliarden Dollar ansteigen wird, gegenüber nur 4,4 Milliarden Dollar im Jahr 2021.

Warum die physische Unterschrift nicht mehr ausreicht

Seit den 1980er Jahren und dem Aufkommen integrierter Bürosysteme sind Unternehmen zunehmend papierfrei geworden. In den 1990er und 2000er Jahren hat die breite Einführung von E-Mail, Client-Service-Netzwerken und Webservern in Unternehmen die Notwendigkeit gedruckter Dokumente weiter reduziert. Als sich in den 2010er Jahren cloudbasiertes Computing und mobile Technologie durchsetzten, konnten viele Unternehmen noch mehr wichtige Prozesse digitalisieren.

Heutzutage kann fast jeder Aspekt unseres Lebens ohne Papierdokumente abgewickelt werden, aber wir benötigen immer noch rechtsgültige Vereinbarungen mit Unterschriften, um Geschäfte zu tätigen. Selbst die Bundesregierung, die dafür berüchtigt ist, Technologien nur langsam zu übernehmen, setzt auf E-Signatur-Tools.

Ende 2021 unterzeichnete Präsident Biden eine Verfügung zur Verbesserung von Behördendiensten mit Hilfe von Technologie, die den Bundesbehörden vorschreibt, ihre Interaktionen mit der Öffentlichkeit stärker zu digitalisieren. Die Anordnung weist die Bundesbehörden außerdem an, einen kundenorientierten Ansatz bei der Erbringung von Dienstleistungen zu verfolgen.

Eine Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, ist die verstärkte Nutzung der E-Signatur-Technologie. Durch die Einführung von E-Signatur-Lösungen können die Bundesbehörden den Bedarf an Papierdokumenten reduzieren und den Bürgern den Zugang zu und die Erledigung von Dienstleistungen online erleichtern.

E-Signatur ROI: Wie die Technologie die Kosten senkt

Eine optimierte Online-Bezahlung verbessert nicht nur die Kundenerfahrung, sondern hilft Unternehmen auch, viel Zeit und Geld zu sparen. Die Art und Weise, wie E-Signaturen die Kosten senken, kann jedem Unternehmen helfen, seine Rentabilität zu verbessern. Und so geht’s.

Fünf Möglichkeiten, wie Unternehmen mit E-Signaturen Geld sparen können:

Reduced paper and printing costs
Lower filing and storage costs
Fewer disposal and recycling costs
Faster document processing times
Reduced risk of security breaches

Geringere Papier- und Druckkosten

Jedes Jahr geben Unternehmen durchschnittlich 1.200 $ pro Mitarbeiter für Druckkosten aus. Während viele Unternehmen bereits einen Großteil ihrer Dokumente digitalisiert haben, um den Papierverbrauch zu reduzieren, können E-Signatur-Lösungen dazu beitragen, die Druckkosten weiter zu senken, indem sie die Notwendigkeit von handschriftlichen Unterschriften auf Papier beseitigen. Durch die Reduzierung des Zeitaufwands für das Drucken, Fotokopieren und andere Prozesse der Papierverwaltung steigt zudem die Effizienz und Mitarbeiter können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Geringere Ablage- und Lagerkosten

Business.com schätzt, dass ein durchschnittlicher Angestellter 12 Quadratmeter zum Arbeiten benötigt, aber jeder Arbeitsplatz nur 5 Quadratmeter groß sein muss, um den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden. Die zusätzlichen 7 Quadratmeter werden in der Regel für andere Zwecke genutzt, z.B. als Stauraum. Die Reduzierung von Papierdokumenten, insbesondere von unterzeichneten Verträgen oder Formularen, kann den Bedarf an teuren Büroflächen verringern.

In einer Zeit, in der viele Unternehmen vollständig auf Fernzugriff umstellen, könnte eine vollständig papierlose Lösung mit E-Signatur auch den Bedarf an kostspieliger Lagerung von Papierdokumenten durch Dritte beseitigen.

Geringere Kosten für Entsorgung und Recycling

Papierdokumente, die sensible Informationen (einschließlich Unterschriften) enthalten, müssen sorgfältig vernichtet werden, um Identitätsdiebstahl zu verhindern. Die interne Aktenvernichtung kann einen erheblichen Arbeitsaufwand erfordern, ganz zu schweigen von den Kosten für die Anschaffung und Wartung der Geräte. Dienstleistungen von Drittanbietern können ebenfalls kostspielig sein, wobei Schätzungen für große Unternehmen bis zu 1.380 € pro Monat reichen.

Da E-Signaturen den Bedarf an Papierdokumenten überflüssig machen, verringern sie auch die nachgelagerten Entsorgungskosten.

Kürzere Bearbeitungszeiten für Dokumente

Um eine physische Unterschrift zu erhalten, müssen Sie Dokumente ausdrucken, ein Treffen vereinbaren, um sie physisch zu unterschreiben, oder ein Dokument als PDF per E-Mail versenden. Der Unterzeichner muss entweder physisch an der Besprechung teilnehmen oder das PDF-Dokument ausdrucken, um es zu unterzeichnen, dann das Dokument erneut scannen und per E-Mail zurückschicken. Aber das Dokumentenmanagement ist immer noch nicht vollständig, denn Papierdokumente müssen für eine sichere digitale Speicherung gescannt werden.

Mit E-Signaturen entfällt fast die gesamte manuelle Arbeit, da die Unterzeichnung über eine sichere Online-Plattform erfolgt, die von jedem Ort mit WLAN zugänglich ist.

Verbesserte Sicherheit

Papierdokumente erfordern eine sichere physische Aufbewahrung sowie eine zeitaufwendige und kostspielige Entsorgung, um Diebstahl zu verhindern und sensible Informationen zu schützen. Digitale Dokumente, einschließlich solcher, die eine Unterschrift erfordern, sind für böswillige Akteure schwerer zugänglich, auch wenn sie in der Cloud gespeichert sind. Dies kann Verbraucher vor Identitätsdiebstahl und Unternehmen vor Geldstrafen für Sicherheitsverstöße schützen.

Wo E-Signaturen sinnvoll sind

Traditionell erfordert das Sammeln und Ablegen von Unterschriften viele Schritte und manuelle Arbeit. Einer der Gründe, warum E-Signatur-Lösungen so beeindruckende Kosteneinsparungen ermöglichen, ist, dass sie einen Großteil dieser Arbeit automatisieren. Das Beste daran ist, dass E-Signatur-Lösungen Workflows für Unterschriften ganz neu erstellen oder sich in die automatisierten Prozesse eines Unternehmens einfügen können, die bereits etabliert sind.

Hier finden Sie einige der Automatisierungsmöglichkeiten von E-Signatur-Lösungen:

7 Vorteile der Verwendung von E-Signaturen

Automate requests, updates, and confirmations
Trigger communications from workflows
Identify and remove bottlenecks
View and share embedded digital paper trails
Avoid version control with digital updates
Experience faster overall processing times

Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage. This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
Trigger e-signature requests automatically. Many onboarding processes and other workflows that involve a lot of documents have already been automated with various platforms, but still require in-person signatures. When organizations add an e-signature solution to the mix, they can set e-signature requests to trigger automatically during the workflow, so recipients can sign on the spot. E-signature solutions allow organizations to fully automate entire document workflows instead of disrupting processes for wet signature collection.
Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review. Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted. The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign. Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
Enhance accessibility independent of location and time. Modern e-signature solutions are cloud-based, so users can access them anywhere they have a Wi-Fi connection. All documents and signing tools are available only online rather than on a computer-based software platform, so users can manage and sign documents whether they’re on their desktop computer, laptop, tablet, or smartphone.
Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail. All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
Enable easier version control. Traditionally, when PDFs of documents are emailed to recipients, senders must distribute a new version if they update it. On any cloud-based platform, there’s only one live version of a document, regardless of how many times it’s been distributed and to whom. Users simply make changes to the one document file on the platform, and the changes automatically update for whoever has the link.
Speed up processing times. All of these automations streamline and speed up every aspect of signature collection and document management. Automatic notifications eliminate delays that can occur while distributing documents, enabling faster response times. Filing happens automatically after the final signature is accepted, preventing bottlenecks from stopping next steps in a process.

Wo Sie E-Signaturen nutzen können

Aufgrund der Bequemlichkeit, Effizienz und Sicherheit, die sie bieten, können E-Signatur-Plattformen in vielen verschiedenen Branchen nützlich sein. Sie können in praktisch jeder Branche eingesetzt werden, in der Dokumente unterzeichnet werden müssen. Hier sind einige der wichtigsten Anwendungsfälle.

Personalwesen

Personalabteilungen können die E-Signatur-Technologie nutzen, um die elektronische Unterzeichnung von Angebotsschreiben, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Mitarbeiterhandbüchern zu erleichtern. Dies spart Zeit und Ressourcen, da die HR-Teams diese Dokumente nicht mehr ausdrucken, unterschreiben und einscannen müssen. Die E-Signatur-Technologie kann auch für Leistungsbeurteilungen, Anmeldeformulare für Sozialleistungen und Aktualisierungen von Unternehmensrichtlinien verwendet werden, um die erforderlichen Unterschriften und Zustimmungen einzuholen.

Eine weitere Möglichkeit für Personalabteilungen, die E-Signatur-Technologie zu nutzen, besteht darin, den Fortschritt eines Mitarbeiters während des Onboardings zu verfolgen. E-Signatur-Plattformen enthalten oft Funktionen, mit denen Personalabteilungen sehen können, welche Dokumente von wem unterschrieben wurden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumente rechtzeitig ausgefüllt werden.

Vertriebsabteilungen

Vertriebsabteilungen wissen, wie wichtig es ist, so viele Hindernisse wie möglich aus dem Weg zu räumen, wenn sie versuchen, einen Vertrag abzuschließen. E-Signatur-Technologie ermöglicht es Vertriebsteams, den Status von Angeboten schnell zu verfolgen, Verträge und Nachträge zu überarbeiten und erneut zu versenden und die zuständigen Unterzeichner auf der Grundlage des Kaufbetrags oder anderer Kriterien zu ermitteln.

Der zusätzliche Vorteil der Automatisierung von Vertriebsprozessen mit der E-Signatur-Technologie besteht darin, dass die Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit haben, um durch die Kontaktaufnahme und die Umwandlung von Leads Umsatz zu erzielen. Mit einer nahtlosen, eleganten Unterschriftserfahrung werden auch neue Kundenbeziehungen auf den richtigen Weg gebracht.

Bildung

Bildungseinrichtungen wie Schulen und Universitäten können die E-Signatur-Technologie nutzen, um eine Vielzahl von Dokumenten elektronisch zu verarbeiten, darunter akademische Abschriften, Einschreibevereinbarungen, Anmeldeformulare, Formulare für finanzielle Unterstützung und vieles mehr.

Abteilungen für akademische Angelegenheiten können E-Signatur-Plattformen nutzen, um die Unterzeichnung von Dokumenten für die Aufnahme neuer Studenten und die Immatrikulation zu erleichtern. Dies erspart allen Beteiligten die Mühe, persönliche Termine zur Überprüfung der Unterlagen zu vereinbaren.

Mit der E-Signatur-Technologie können sogar Unterschriften für Erlaubnisscheine gesammelt werden, ohne dass die Schüler ihren Eltern ein Papier zur Überprüfung mitbringen müssen. Stattdessen können Lehrer und Administratoren Links zu den Erlaubnisscheinen per E-Mail direkt an die Eltern senden und deren Unterschriften online einholen. Dies ist nicht nur wirtschaftlicher und bequemer, sondern kann auch verhindern, dass Schüler die Unterschriften ihrer Eltern fälschen.

Öffentliche Verwaltung

Behörden können E-Signaturen verwenden, um die Unterzeichnung einer Vielzahl von Dokumenten zu erleichtern, darunter Verträge, Formulare und Anträge auf Unterstützung. Die Technologie ist besonders nützlich, um Dienstleistungen wie die Erteilung von Genehmigungen, die Auszahlung von Leistungen, die Erklärung von Steuern und die Bearbeitung von Pässen und Lizenzen bequemer zu gestalten. Behörden können Formulare im Zusammenhang mit Arbeitslosenunterstützung, Sozialversicherung und anderen Arten von Unterstützung digitalisieren, wodurch persönliche Termine überflüssig werden.

Bei Dienstleistungen, die noch eine physische Abfertigung erfordern, wie das Ausfüllen von TSA-PreCheck-Anträgen oder die Erneuerung von Führerscheinen, können die Mitarbeiter die E-Signatur-Technologie vor Ort einsetzen. Damit können sie schnell digitale Unterschriften erfassen, anstatt die unterzeichneten physischen Dokumente zur Erstellung eines digitalen Datensatzes einzuscannen.

Gesundheitsdienstleister

Gesundheitsorganisationen können mit Hilfe von E-Signatur-Plattformen Einverständniserklärungen und Patientenakten einfacher unterzeichnen lassen. Das Empfangspersonal in Kliniken und anderen Einrichtungen kann den Anmeldeprozess beschleunigen, indem es E-Signatur-Lösungen für Formulare wie Finanzberichte und Zahlungsvereinbarungen einsetzt, wodurch das anschließende Einscannen der unterschriebenen Dokumente entfällt. Tatsächlich haben während der COVID-19-Pandemie viele Leistungserbringer damit begonnen, von den Patienten zu verlangen, dass sie den Registrierungsprozess über mobile Anwendungen abschließen, bevor sie die Praxis betreten, um unnötigen physischen Kontakt zu vermeiden.

In der Notaufnahme können E-Signaturen verwendet werden, um Entlassungsberichte, Verlaufsnotizen und andere Arten von Patientendokumentation zu unterzeichnen, was die Nachverfolgung der Compliance erleichtert. Pflegepersonal und andere Mitarbeiter können die Technologie nutzen, um ihre eigenen internen Abzeichnungen zu vervollständigen und die Papierflut einzudämmen.

Gemeinnützige Organisationen

Gemeinnützige und wohltätige Organisationen können die elektronische Signatur für alles nutzen, von der Spendenannahme bis zu Veranstaltungsabmeldungen, Freiwilligenverträgen und mehr. Manager können die Technologie nutzen, um Verträge mit Lieferanten, Partnern und anderen Organisationen zu unterzeichnen, ohne zeitraubende E-Mails hin und her schicken zu müssen.

E-Signatur-Plattformen können auch die Unterzeichnung von Förderanträgen, Spendenformularen und anderen wichtigen Dokumenten erleichtern. Bei so vielen Verträgen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in Bearbeitung sind, ist eine E-Signatur-Plattform besonders nützlich, da sie den Managern von gemeinnützigen Organisationen hilft, den Status jedes Dokuments zu überprüfen und schnell herauszufinden, was noch geprüft oder unterschrieben werden muss.

Insgesamt sind E-Signatur-Plattformen ein wertvolles Instrument zur Rationalisierung der Prozesse zur Unterzeichnung von Dokumenten in jeder denkbaren Branche. Die Technologie kann der Schlüssel zu einem vollständig digitalen und automatisierten Büro sein.

Vorbereitung auf die E-Signatur

Da Sie nun wissen, welche Vorteile E-Signaturen für Ihr Unternehmen haben können, fragen Sie sich wahrscheinlich, wie Sie diese in Ihre Dokumentenprozesse integrieren können. Dazu müssen Sie verstehen, was E-Signaturen rechtsgültig macht und welche Art von Plattform Sie für ihre Verwaltung benötigen.

Der rechtliche Rahmen für E-Signaturen

E-Signaturen sind ein relativ neues Instrument, und die Gesetze und Vorschriften, die sie unterstützen, werden ständig weiterentwickelt. In den USA stützt sich das Recht der E-Signatur auf zwei Gesetze:

Der 1999 verabschiedete Uniform Electronic Transactions Act (UETA) erkennt elektronische Signaturen als gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften an. Er ermöglicht es den Parteien, Verträge und Geschäfte online abzuschließen, genau wie mit herkömmlichen Papierdokumenten. Das UETA stellt die rechtliche Anerkennung elektronischer Signaturen und Aufzeichnungen sicher, indem es festlegt, dass diese vor Gericht als Beweismittel zulässig sind. Es legt auch fest, dass elektronischen Signaturen „die Rechtswirksamkeit oder Durchsetzbarkeit nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie in elektronischer Form vorliegen“. Kurz gesagt, das UETA besagt, dass ein Vertrag oder ein anderes Rechtsdokument, das elektronisch unterzeichnet wurde, die gleiche Gültigkeit hat wie ein Dokument, das mit einer handschriftlichen Unterschrift auf Papier unterzeichnet wurde.
Der im Jahr 2000 verabschiedete E-Sign Act regelt die Verwendung elektronischer Signaturen in den USA. Er ermöglicht es den Parteien, Dokumente elektronisch zu erstellen, zu speichern und zu unterzeichnen und Geschäfte elektronisch abzuwickeln, so wie sie es auch mit herkömmlichen Papierdokumenten tun würden. Dieses Gesetz überschneidet sich mit dem UETA. Der E-Sign Act gilt jedoch für Transaktionen, die den zwischenstaatlichen oder internationalen Handel betreffen, während das UETA für Transaktionen innerhalb eines Staates gilt.

Eine Reihe weiterer Verordnungen hat die Gesetzgebung zu E-Signaturen weltweit ebenfalls geprägt. Das Europäische Parlament verabschiedete 2014 die eIDAS-Verordnung, die den rechtlichen Rahmen für die Verwendung von E-Signaturen in der Europäischen Union festlegt, einschließlich der Frage, wer und welche Einrichtungen die Technologie unter welchen Umständen nutzen können. In Australien hat die Regierung den Electronic Transactions Act 1999 eingeführt, der rückwirkend die Gesetze aktualisiert, die von Bürgern eine handschriftliche Unterschrift verlangen, indem sie ihnen erlauben, elektronisch zu unterschreiben.

Jedes Unternehmen, das in Europa, Australien oder anderen Regionen Geschäfte tätigt, sollte sich über die lokalen Gesetze zur digitalen Signatur informieren, um die Einhaltung dieser Gesetze zu gewährleisten.

Worauf Sie bei einer Plattform für E-Signaturen achten sollten

Es gibt viele Softwarelösungen für E-Signaturen auf dem Markt, aber nicht alle bieten den gleichen Komfort und die gleiche Effizienz. Suchen Sie nach einer Plattform für E-Signaturen, die diese Kriterien erfüllt, indem Sie die verschiedenen Optionen prüfen.

Simple to adopt. The e-signature platform should be cloud-based and should run on any operating system or mobile device. The software should be no-code so that any user can set it up without any technological expertise and you don’t waste valuable time and resources setting it up and training staff to use it. The user interface should be straightforward and intuitive to navigate.
Easy to integrate. If your organization already uses automation for your business processes, you’ll need an e-signature solution that plays well with your existing systems.
Secure. The platform should have stateof-the-art data encryption and storage capabilities to keep user information secure. Look for platforms that have a demonstrated history of meeting evolving security standards. Check for integrations with your existing single sign-on provider for an added layer of security.
Legally compliant. The software you choose should state whether or not they are compliant with existing regulations for e-signatures. E-signature platforms used in the healthcare industry in the United States should also be HIPAA compliant.
Unlimited. The solution you choose should be able to grow with your organization over many years. Your e-signature solution should allow your organization to collect an unlimited number of signatures, so you are not penalized for your success by paying more as your business grows. Additionally, you should be able to keep an unlimited number of records, so storage is never an issue.
Clear cost structure. Many e-signature vendors have complex pricing structures based on cost per document or the amount of storage space available. These pricing methods can make it challenging to estimate the actual cost of the solution and determine ROI. Look for a solution that offers straightforward and transparent pricing to avoid unexpected fees.
End-to-end. The best e-signature solutions do more than enable users to collect signatures online — they allow organizations to manage and automate many of their document processes. Opting for a full, end-to-end solution will help consolidate vendors and reduce overall operating costs, while eliminating issues that could arise from incompatibility between different software.

Jotform Signatur: Die zukunftssichere Plattform für E-Signaturen

E-Signaturen verbessern den Komfort, die Effizienz und die Sicherheit jeder Art von Transaktion, sowohl für Unterzeichner als auch für Unterzeichner. Die Integration von Lösungen für E-Signaturen in Ihrem Unternehmen ist der Schlüssel, um die Vorteile dieser Technologie voll auszuschöpfen, einschließlich einer höheren Produktivität und niedrigerer Kosten.

Jotform Signatur ermöglicht es Benutzern, jeden Aspekt der Erfassung von E-Signaturen zu automatisieren, von der Erstellung von Dokumenten und Workflows bis hin zur sicheren Speicherung in der Cloud. Als Teil der Jotform Enterprise Solution Suite bietet diese vielseitige Plattform so viel mehr Effizienz, dass Benutzer den Zeitaufwand für viele ihrer Signatur-Workflows auf durchschnittlich nur 1,8 Tage reduzieren können. Für eine schnelle Einrichtung und einfache Bereitstellung lässt sich die Plattform nahtlos in viele Drittanbieterplattformen integrieren, mit denen Nutzer möglicherweise bereits arbeiten.

Kunden und die Unternehmen, die sie bedienen, verdienen Komfort, wenn es um die Unterzeichnung und Verwaltung von Dokumenten geht. Lösungen für die E-Signatur sparen nicht nur Zeit und Geld, sie verbessern auch das Unterschriftserlebnis für alle Beteiligten.

The best e-signature solutions enable end-to-end document management and automation.

Hinweis: Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Wir bemühen uns, die Informationen auf dieser Website korrekt und aktuell zu halten, aber Gesetze und Vorschriften können je nach Gerichtsbarkeit unterschiedlich sein und sich häufig ändern. Sollten Sie spezifische rechtliche Fragen zu den Informationen auf dieser Website haben, wenden Sie sich bitte an einen anerkannten Rechtsanwalt in Ihrer Nähe.