Bewährte Praktiken für die Inventarsverwaltung im Restaurant

Die Verwaltung des Lagerbestands ist ein wichtiger Faktor für den reibungslosen und effizienten Betrieb eines Gastronomiebetriebs. Es gibt zwar viele Möglichkeiten, den Bestand zu verwalten, entweder manuell oder mit Hilfe spezieller Software und Tabellen, aber das Ziel ist es, alles für Ihre Kunden vorrätig zu haben und gleichzeitig Lebensmittelverschwendung zu vermeiden.

Um das Inventar erfolgreich zu verwalten, müssen Sie genau wissen, wie Ihr Restaurant funktioniert. Und genau das kann die Inventarverwaltung im Restaurant bieten: einen Blick von oben nach unten auf das gesamte Geschäft Ihres Restaurants und ein gründliches Verständnis dafür, welche Produkte Ihre Kunden glücklich machen.

Jeder kann das Restaurantinventar erfolgreich verwalten, wenn er nur ein paar Tipps und Tricks befolgt. Hier finden Sie einige hilfreiche Informationen, die Sie beachten sollten, wenn Sie die Inventarverwaltung im Restaurant in den Griff bekommen möchten.

Die Grundlagen der Inventarverwaltung im Restaurant

Jedes Unternehmen, das Produkte verkauft, muss den Überblick über sein Inventar behalten. Für Ihr Restaurant gehören dazu alle Lebensmittel, Getränke und Geräte, die Sie für den Betrieb Ihres Restaurants benötigen. Obwohl dies je nach Art des Restaurants variieren kann, können Sie die Produkte häufig in die folgenden Kategorien einteilen:

• Zutaten für alles auf Ihrer Speisekarte (alle Lebensmittel)
• Alkoholische Getränke
• Alkoholfreie Getränke
• Küchengeräte und Geschirr
• Handtücher, Schürzen und Uniformen

Mit der Inventarverwaltung für Restaurants können Sie verfolgen, wie viel von jedem Artikel in Ihrem Restaurant entweder verbraucht oder weggeworfen wurde. Anhand dieser Informationen können Sie Nachschub für jede Kategorie bestellen, um Fehlbestände zu vermeiden und die Verschwendung einzuschränken.

Früher war es üblich, das Inventar mit einer ausgedruckten Tabelle zu verwalten, die von Hand aktualisiert wurde. Heutzutage können Sie jedoch den Großteil der Inventarverwaltung digital erledigen.

Digitale Restaurantinventarlisten sind nicht nur einfacher zu verwenden, sondern Sie können sie auch problemlos sichern. Außerdem können Sie sie nicht verlieren, verlegen oder versehentlich zerstören, und sie sind leicht zugänglich.

Vorteile der Inventarverwaltung im Restaurant

Eine gründliche Inventarverwaltung für Ihr Restaurant hat viele Vorteile, darunter

• Vermeidung von Lebensmittelabfällen
• Geringere Kosten durch weniger Lebensmittelabfälle
• Zufriedenere Kunden, die sich darauf verlassen können, dass Sie ihre Lieblingsartikel vorrätig haben
• Verbesserte Transparenz und Beziehungen zu den Lieferanten
• Mehr Einblick in den Gesamtbetrieb Ihres Restaurants
• Gesteigerte Produktkenntnis, um Trends vorherzusehen und zu wissen, was Sie in Zukunft bestellen sollten
• Höhere Gewinne durch geringere Ausgaben

Selbst kleine Restaurants geben bis zu 25 Prozent ihres Budgets für Lebensmittel aus. Wenn Sie die Kosten für Personal, Miete und andere Gemeinkosten hinzurechnen, ist es leicht zu erkennen, warum es eine kluge Geschäftspraxis ist, die Lebensmittelverschwendung in Ihrem Restaurant zu begrenzen.

Sie können den Einblick, den Ihnen die Inventarverwaltung verschafft, auch nutzen, um Sonderangebote und Aktionen zu erstellen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Bestände abzubauen, die andernfalls verderben könnten. Zu wissen, was Sie in Ihrer Speisekammer haben, ist der beste Weg, um neue und aufregende Gerichte zuzubereiten und gleichzeitig Ihr Restaurant über Wasser zu halten.

Bewährte Praktiken, die Sie im Auge behalten sollten

Jedes Restaurant hat seine eigene Art der Inventarverwaltung. Dennoch sollte jeder diese universellen Praktiken befolgen.

1. Entwerfen Sie eine Tabelle, die alle Inventarinformationen enthält. Dies hilft Ihnen, die Inventarkategorien zu definieren, die Sie im Auge behalten wollen und dient als Datenbank zum Speichern dieser Informationen. Kostenlose, auf Tabellen basierende Online-Datenbankplattformen wie Jotform Tabellen können Ihnen diesen Schritt mit leicht anpassbaren Vorlagen erleichtern.
2. Füllen Sie die Tabelle mit Ihren aktuellen Inventardaten aus. Legen Sie zunächst fest, wie die Inventur am besten abläuft und wer für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich ist. Legen Sie einen definierten Prozess für Ihr Unternehmen fest, bevor Sie fortfahren.
3. Erstellen Sie anhand dieser Informationen ein Inventarverzeichnis. Auf diesem Blatt steht, wie viel von einem bestimmten Artikel Sie auf der Grundlage früherer Inventuren haben sollten. Wenn Sie wissen, wie viele Lebensmittel und Vorräte Sie in einem normalen Monat benötigen, können Sie Prognosen für spätere Bestellungen oder für besondere Ereignisse wie die Feiertage erstellen.

Die Beherrschung dieser Grundlagen wird Ihnen bei der Implementierung eines Inventarverwaltungsprozesses im Restaurant sehr helfen. Hier finden Sie einige weitere Tipps, die Ihnen helfen werden, Ihre Inventurpraxis zu verfeinern.

• Führen Sie die Inventur selbst durch. Es gibt nur einen Weg, um sicher zu sein, dass Sie etwas auf Lager haben – und das ist, wenn jemand es mit eigenen Augen sieht.
• Erstellen Sie einen einheitlichen Zeitplan für die Inventarverwaltung. Wöchentliche Inventuren sind ein solider Maßstab für die Verfolgung Ihrer Produktnutzung und -entsorgung und Sie werden sich daran erinnern, wenn Sie sie jede Woche für denselben Tag und dieselbe Uhrzeit planen.
• Delegieren Sie die Inventuraufgaben regelmäßig an den/die gleichen Mitarbeiter. Sie können dies auch einfach selbst tun. In jedem Fall hilft es Ihnen, wenn immer dieselbe Person oder Gruppe von Personen die Inventur überprüft, ihre Produktkenntnisse zu verbessern und sicherzustellen, dass sie mit den Inventurprotokollen vertraut sind.
• Führen Sie Buch darüber, wann Sie neue Lebensmittellieferungen erhalten. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, dass die ältesten Lebensmittel in der Vorratskammer zuerst weg müssen (obwohl es selbstverständlich ist, dass Sie niemals verdorbene oder verdorbene Lebensmittel verwenden sollten).

Hilfe für die Inventarisierung

Wenn Sie auf der Suche nach einer Lösung für Ihre Inventur sind, bietet Ihnen Jotform Tabellen mehr als nur ein paar Tabellenvorlagen für den Anfang. Diese Vorlagen werden automatisch mit Inventurformularen gefüllt, die Ihre Mitarbeiter bei der Inventur auf ihren Handys ausfüllen können. Wenn Sie eine schnelle Vorlage benötigen, die Sie mit Ihrer eigenen Inventarsoftware bearbeiten können, sind die PDF-Inventarvorlagen von Jotform genau das Richtige für Sie.

Ein gut organisiertes Restaurantinventar kann den Unterschied ausmachen zwischen der Zufriedenheit Ihrer Gäste und der Abwanderung zahlender Kunden, weil Sie die Waren einfach nicht haben. Letzten Endes wird ein gleichbleibender Service dafür sorgen, dass Ihre Kunden wiederkommen und Ihr Restaurant schwarze Zahlen schreibt.

Foto von Rachel Claire