Versenden Sie bei der Einstellung neuer Mitarbeiter immer noch Papierdokumente per Post, scannen sie ein und legen sie ab? Es gibt eine Alternative, die schneller und sicherer ist: papierloses Onboarding. Ein gutes papierloses Onboarding-System speichert alle Dokumente online an einem einzigen Ort, so dass Sie die richtige Akte leichter finden und sensible Unterlagen sicher aufbewahren können.
“Die meisten Unternehmen können problemlos auf papierloses Arbeiten umstellen”, sagt Natalie Morgan, Director of HR bei CareerPlug, “und ich glaube, dieses Jahr beweist das wirklich.” Da viele Unternehmen während der COVID 19-Pandemie auf Fernarbeit umstellen, ist dies die ideale Gelegenheit, Ihre Prozesse für Neueinstellungen vollständig virtuell zu gestalten.
Wenn Sie ein papierloses Onboarding in Erwägung ziehen, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, finden Sie in diesem kurzen Leitfaden alles, was Sie für die Einrichtung Ihres Systems wissen müssen.
Was ist papierloses Onboarding?
Beim papierlosen Onboarding füllen neue Mitarbeiter alle Compliance-Papiere und Schulungen aus, die sie normalerweise bei einem herkömmlichen Onboarding-Prozess erledigen würden. Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass sie dies mit Hilfe von Online-Formularen und Software-Tools erledigen.
Die meisten Unternehmen nehmen die folgenden Dokumente in ihren papierlosen Onboarding-Prozess auf:
- Formular W-4, Bescheinigung über den Steuereinbehalt des Arbeitnehmers
- Formular I-9, Überprüfung der Berechtigung zur Beschäftigung
- Arbeitsvertrag
- Vertraulichkeitsvereinbarungen und Wettbewerbsverbote
- Leistungsvereinbarungen, einschließlich bezahlter Freizeit und Krankenversicherung
- Persönliche Daten der Mitarbeiter und Kontaktdaten für Notfälle
- Antragsformular für IT– und Ausrüstungsbedarf von Mitarbeitern
- Zugriffsanforderungen (z.B. für Datenbanken oder E-Mail-Postfächer)
- Details zur Gehaltsabrechnung
- Registrierung für den Zugang zu Gebäuden und Einrichtungen
Um Ihr System einzurichten, wählen Sie ein Tool, mit dem Sie diese Online-Formulare und Dokumente erstellen, Übermittlungen und Unterschriften erfassen und alle Antworten geordnet speichern können. Die meisten Unternehmen arbeiten entweder mit einer speziellen papierlosen Onboarding-Softwareplattform oder erstellen einen vereinfachten Prozess mit einem Online Formulargenerator. Einige Systeme – darunter Jotform – bieten vorgefertigte Onboarding-Formulare, die Sie an Ihr Unternehmen anpassen können, oder Sie können Ihre Formulare von Grund auf neu erstellen.
Sobald Sie Ihre Formulare eingerichtet haben, können Sie den Link an neue Mitarbeiter weitergeben. Alles, was diese brauchen, ist eine Internetverbindung. Sie können ihre Dokumente über ein Online-Portal ausfüllen, einreichen, überprüfen und bearbeiten.
3 Tipps für die Einrichtung Ihres papierlosen Onboarding-Systems
Verlegen Sie alle Ihre Onboarding-Formulare online
“Ich würde denjenigen, die anfangen, diese Dinge papierlos zu erledigen, raten, sich ganz darauf einzulassen”, sagt Morgan.
Lassen Sie zum Beispiel Ihr Formular I-9 nicht als Online-Übermittlung und Ihr W-4 nicht als Papierdokument ausfüllen. Für einen neuen Mitarbeiter, so Morgan, wäre es verwirrend, die Hälfte der Formulare online auszufüllen und dann eine Mappe voller anderer Papiere auszufüllen und mitzubringen.
Durch die Umstellung auf ein Online-Format wird es für Geschäftsinhaber und Personalleiter auch einfacher, bestimmte Dokumente zu finden, wenn sie alle an einem einzigen Ort online gespeichert sind, anstatt zwischen Online- und Papierdokumenten hin und her zu wechseln.
Achten Sie auf die einhaltung des Formulars I-9
Jeder Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten muss für jeden Mitarbeiter ein Formular I-9 ausfüllen. Um dieses Formular papierlos zu bearbeiten, “ist es wichtig, Anweisungen zu verstehen und sicherzustellen, dass Sie das Formular immer noch vorschriftsmäßig ausfüllen”, sagt Morgan.
Obwohl Sie das Formular I-9 online ausfüllen können, müssen Sie die Identitäts- und Berechtigungsdokumente jedes Mitarbeiters physisch überprüfen. Aufgrund der COVID-19-Pandemie erlaubt die Regierung den Arbeitgebern vorübergehend, diese Dokumente auf dem virtuellen Wege zu prüfen – zum Beispiel, indem der Mitarbeiter sie vor seine Webcam hält oder einscannt. Dies ist jedoch keine dauerhafte Änderung. Sobald der normale Betrieb wieder aufgenommen wird, müssen Sie diese Dokumente erneut persönlich überprüfen.
Lassen Sie das kulturelle Onboarding nicht aus
Beim Onboarding sollte es nicht nur um das Sammeln von Informationen gehen. Um neuen Teammitgliedern die Eingewöhnung zu erleichtern, können Sie papierlose
Prozesse nutzen, um ein virtuelles kulturelles Onboarding durchzuführen.
Geben Sie digitale Kopien Ihres Unternehmenshandbuchs und Ihres Mitarbeiterverzeichnisses heraus, um den Papierverbrauch zu reduzieren. Sie können neue Mitarbeiter bitten, einen Online-Fragebogen zum Kennenlernen auszufüllen und die Antworten mit dem Team zu teilen, um das Eis zu brechen und Gespräche zu beginnen.
Wenn Ihr Team aus der Ferne arbeitet, empfiehlt Morgan außerdem, 15-minütige Videoanrufe zwischen neuen Mitarbeitern und allen Mitarbeitern ihrer Abteilung einzurichten. Anstatt sich auf Gespräche zu verlassen, die natürlich stattfinden, wenn ein Team in einem Büro sitzt, erklärt Morgan: “Was wir aus der Ferne gemacht haben, ist, dass wir viel bewusster virtuelle Meetings einrichten.”
Umstellung auf papierloses Onboarding
Die Einführung der papierlosen Einarbeitung ist mit etwas Arbeit verbunden, aber Morgan hat eine gute Nachricht: “Es ist einfacher als Sie denken.” Ihre anfängliche Zeitinvestition wird sich auszahlen, da Sie einen rationalisierten Onboarding-Prozess mit zentraler Online-Speicherung erhalten.
“Auf lange Sicht werden Sie viel Zeit sparen”, erklärt Morgan, “und Sie können sich darauf verlassen, dass Sie die Vorschriften einhalten.”
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