Wie man auf papierloses Dokumentenmanagement umstellt

Was glauben Sie, wie viele Blätter Kopierpapier ein durchschnittlicher Büroangestellter im Jahr verbraucht? Können Sie sich vorstellen, dass es 10 000 sind? Lange Zeit waren papierbasierte Verfahren die einzige Möglichkeit für Unternehmen.

Heute ist das anders. Es gibt nicht nur digitale Technologien, die den Papierverbrauch im Wesentlichen ersetzen (oder zumindest drastisch reduzieren) können, sondern auch immer mehr Unternehmen, die sich diese Technologien zunutze machen. Digitale Dokumente – und die Tools, die Unternehmen zu ihrer Verwaltung einsetzen – sind auf dem Vormarsch.

Wenn Sie also erwägen, auf Papier zu verzichten – oder einfach nur versuchen, den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen zu reduzieren –, dann sind Sie auf dem richtigen Weg.

Im Folgenden finden Sie einige der überzeugendsten Gründe für den Umstieg sowie einige Tipps für eine erfolgreiche Umstellung auf papierloses Dokumentenmanagement.

Das überzeugende Argument für papierloses Dokumentenmanagement

Einige der Vorteile des papierlosen Managements liegen auf der Hand, wie z. B. die Tatsache, dass in Ihrem Büro eine große Menge an physischem Speicherplatz eingespart wird. Außerdem spart man die Kosten für Lagerung, Druck und Schreddern und verringert die Auswirkungen auf die Umwelt. (Schätzungen zufolge werfen wir allein in den USA jedes Jahr Papier im Wert von etwa 1 Milliarde Bäumen weg!)

Diese Vorteile sind zwar wichtig, aber es gibt noch weitere Faktoren, die Unternehmen dazu bewegen, ein papierloses Dokumentenmanagement-System einzuführen, darunter die folgenden:

• Sie können schneller arbeiten und so die Produktivität steigern. 
  • Sie können neue Dokumente ganz einfach mit elektronischen Vorlagen und Online-Formularen erstellen. 
  • Sie können mithilfe von Suchbegriffen oder -phrasen schnell nach Dokumenten suchen. 
  • Sie können Dokumente automatisch von einer Person zur nächsten weiterleiten, um wichtige Prozesse wie Genehmigungen und Verträge zu beschleunigen. 
• Es erhöht die Genauigkeit. Die Erstellung digitaler Dokumente anhand von Vorlagen bedeutet weniger Fehler. 
• Es bietet mehr Sicherheit. Wenn Sie digitale Dokumente in einem elektronischen Dokumentenmanagement-System speichern, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie verloren gehen oder in die falschen Hände geraten. (Im Gegensatz dazu kann jeder auf die Akte auf Ihrem Schreibtisch zugreifen.) 
• Es ermöglicht den Mitarbeitern eine bessere Nutzung ihrer Zeit. Das Erstellen, Ablegen und Auffinden von Papierdokumenten kann bis zu 40 Prozent der Zeit eines Mitarbeiters in Anspruch nehmen. Die Umstellung auf ein papierloses System bedeutet, dass sie sich auf größere, wichtigere Aufgaben konzentrieren können, die sich tatsächlich auf Ihr Unternehmen auswirken. 

Tipps für die Umstellung auf ein papierloses Dokumentenmanagement

Wenn Sie überzeugt sind, dass Ihr Unternehmen dringend ein Upgrade benötigt, ist es an der Zeit, den nächsten Schritt zu tun. Machen Sie sich zunächst klar, dass die Umstellung auf papierloses Dokumentenmanagement nicht von heute auf morgen erfolgt. Sie werden eine Anpassungsphase durchlaufen, in der Sie herausfinden, wie Sie am besten neue digitale Dokumente erstellen, alte scannen (um wichtige Papierdokumente in digitale Versionen umzuwandeln) und ein elektronisches Dokumentenmanagement-System einrichten, dass gut für Sie funktioniert.

Aber es muss auch keine lästige Pflicht sein. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen den Umstieg auf ein papierloses Dokumentenmanagement erleichtern.

1. Legen Sie eine Reihe von Regeln für das Dokumentenmanagement fest. Um Ihr neues System zu optimieren, sollten Sie einige Regeln für die Erstellung und Speicherung von Dokumenten festlegen. Überlegen Sie dich Fragen wie diese: 
   • Wie sollen wir neue Dokumente erstellen? Werden wir Vorlagen oder Formulare verwenden? 
   • Sollen alle neuen Dokumente mit einem Datum versehen werden oder andere wichtige Informationen enthalten? 
   • Wie sollen die Dokumente benannt und wo sollen sie gespeichert werden? 
2. Konvertieren Sie nur Dokumente, die Sie wirklich benötigen. Sie könnten zwar alle vorhandenen Papierdokumente einscannen, um sie in digitale Dokumente umzuwandeln, aber das ist wahrscheinlich nicht nötig. Betrachten Sie dies als einen guten Zeitpunkt, um Ihre Dateien zu organisieren, Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen, auszusortieren und die wichtigsten Dokumente für die Konvertierung zu priorisieren. 
3. Beziehen Sie Ihr gesamtes Team in den Prozess ein. Dokumente gehören dem gesamten Unternehmen, nicht nur einer einzelnen Person. Wenn Sie Ihre Dokumentenstruktur umstrukturieren, ohne die einzelnen Abteilungen zu konsultieren, könnte dies einige wichtige Prozesse durcheinander bringen. Versuchen Sie, so viele Mitarbeiter wie möglich in die Umstellung einzubeziehen, und geben Sie ihnen ein Mitspracherecht bei der Organisation der Dokumente in Ihrem Unternehmen. 
4. Bewahren Sie alte Dokumente zu Referenzzwecken auf. Es kann nicht schaden, alte Dokumente aufzubewahren – vor allem die wichtigsten –, während Sie sich auf die neue Realität einstellen. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf immer wieder darauf zurückgreifen. 
5. Überlegen Sie, wie Sie in Zukunft mit Papierdokumenten umgehen werden. Es ist unvermeidlich, dass Sie weiterhin Rechnungen, Quittungen, Verträge usw. In Papierform von einigen Anbietern und anderen Organisationen erhalten werden. Sie brauchen einen Plan für die Verwaltung dieser Dokumente. Werden Sie sie in elektronische Form umwandeln? Welche Dokumente sollten Sie konvertieren? Wer wird für diese Aufgabe verantwortlich sein? 
6. Kommunizieren Sie die Umstellung auf das neue System. Versenden Sie eine unternehmensweite E-Mail mit Links zu allen Schulungs- und Informationsunterlagen für Ihr neues Managementsystem – und vergessen Sie nicht, den Mitarbeitern die Kontaktinformationen für den technischen Support zu geben.

Ermutigen Sie alle Mitarbeiter, sich den Zugriff auf die Dokumente im neuen System zur Gewohnheit zu machen. Es mag anfangs nicht leicht sein, die Mitarbeiter für das neue System zu gewinnen, aber mit der Zeit wird das papierlose System zur Norm werden.

Die Umstellung auf ein papierloses Dokumentenverwaltungssystem ist mit hohen Vorlaufkosten verbunden – einschließlich Zeit und Energie – aber je effizienter Ihr System ist, desto besser wird Ihr Unternehmen in Zukunft laufen.

Foto von Nicolas J Leclercq auf Unsplash