Wie man Microsoft Forms automatisiert

Wenn Sie es leid sind, Antworten auf Ihre Online-Formulare manuell zu bearbeiten, dann ist es an der Zeit, einen automatisierten Workflow zu erstellen. Wenn jemand Ihre Formulare ausgefüllt, können Sie mit automatisierten Workflows automatische E-Mail-Antworten senden, Genehmigungsprozesse starten und vieles mehr.

Laut einer aktuellen Studie von Hyperscience gaben 81 Prozent der Befragten an, dass Automatisierung am Arbeitsplatz positive Auswirkungen haben kann. Drei Viertel der Befragten glauben zu wissen, was Automatisierung bedeutet, aber mehr als die Hälfte von ihnen hat falsche Vorstellungen, wenn sie diese näher erläutern.

Die Vorteile mögen für viele offensichtlich sein, aber wie man Workflows automatisiert, ist es nicht. Die Mitarbeiter müssen verstehen, welche Arten von Prozessen automatisiert werden können und welche Strategien zur Umsetzung dieser Automatisierung am besten geeignet sind. Prozesse, die das Einreichen von Formularen beinhalten, sind ein guter Ausgangspunkt für die Automatisierung.

Wenn Sie Microsoft Forms verwenden, ist dies der Leitfaden zur Automatisierung für Sie. Hier erfahren Sie, wie Sie Microsoft Forms mit Microsoft Power Automate automatisieren können.

So automatisieren Sie Microsoft Forms

Um Microsoft Forms zu automatisieren, müssen Sie das maßgeschneiderte Automatisierungstool Microsoft Power Automate von Microsoft verwenden. Dabei handelt es sich um eine Low-Code-Plattform, mit der jeder, der über grundlegende IT-Kenntnisse verfügt, einen automatisierten Prozess erstellen kann, erklärt Vipin Chauhan, ein Manager beim Tech-Dienstleister Capgemini.

Power Automate funktioniert auf Desktops und Smartphones und automatisiert Workflows mit Microsoft-Produkten. Eine Studie von Forrester Consulting hat ergeben, dass Unternehmen durch den Einsatz von Power Automate jedes Jahr 26.660 Stunden Arbeitszeit einsparen und einen ROI von 199 Prozent in drei Jahren erzielen konnten.

Sie können eine der vorgefertigten Automatisierungsvorlagen von Microsoft Power Automate verwenden, um in wenigen Minuten loszulegen, oder Sie können Microsoft Forms automatisieren, indem Sie Ihr eigenes Formular anhand der folgenden Schritte von Grund auf neu erstellen. In diesem Beispiel erstellen wir eine Automatisierung, um eine E-Mail an die Befragten zu senden, wenn sie ein Formular abschicken.

1. Beginnen Sie mit der Erstellung eines Formulars in Microsoft Forms. (Das ist ganz einfach, aber hier finden Sie eine Anleitung zum Erstellen eines Microsoft-Formulars).
2. Sobald Sie Ihr Formular erstellt haben, gehen Sie zu Microsoft Power Automate, klicken Sie im linken Menü auf Erstellen und wählen Sie Automatisierter Cloud-Workflow.
3. Wählen Sie einen Namen für Ihren Workflow und fügen Sie eine auslösende Aktion hinzu. Sie können zum Beispiel Wenn eine neue Antwort übermittelt wird wählen.
4. Wählen Sie Ihr Formular aus der Dropdown-Liste aus. Fügen Sie dann einen neuen Schritt hinzu.
5. Sie können nun eine Aktion auswählen, die ausgeführt werden soll, wenn jemand eine Antwort auf Ihr Formular einreicht. Leider gibt es nur eine Formularaktion, die Sie in Power Automate verwenden können: Antwortdetails abrufen.
6. Nachdem Sie Antwortdetails abrufen ausgewählt haben, wählen Sie Ihr Formular erneut aus und fügen einen weiteren Schritt hinzu. Klicken Sie im Feld Aktion wählen auf Bedingung.
7. Wählen Sie nun die Frage in Ihrem Formular aus, um die herum Sie den Workflow erstellen möchten. Sie können zum Beispiel eine automatische E-Mail als Antwort auf eine bestimmte Frage senden, zum Beispiel “Benötigen Sie weitere Informationen zum Event?”
8. Wählen Sie Ihre Frage aus, klicken Sie dann im Feld Wert auswählen auf ist gleich und geben Sie “Ja” ein.
9. Fügen Sie dann eine Aktion hinzu.
10. Geben Sie in der Suchleiste “E-Mail” ein und klicken Sie auf E-Mail senden.
11. Fügen Sie die E-Mail des Befragten in das Feld An ein.
12. Fügen Sie eine Betreffzeile und einen Text für die E-Mail hinzu. Denken Sie daran, dass diese E-Mail automatisch an alle Befragten gesendet wird, die die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllen, und stellen Sie sicher, dass sie alle erforderlichen Informationen enthält.
13. Fügen Sie zusätzliche Anweisungen für den Fall hinzu, dass ein Befragter im Formular mit “Nein” antwortet.
14. Herzlichen Glückwunsch, Sie haben soeben einen Microsoft Forms-Workflow automatisiert. Speichern und testen Sie das Formular, um sicherzustellen, dass die Automatisierung funktioniert.

Wie Jotform Ihnen helfen kann, Workflows zu automatisieren

Große und kleine Unternehmen profitieren von der Automatisierung ihrer Workflows, sagt Vlad Gozman, CEO der User Engagement Plattform involve.me. “Mithilfe von Technologie können Unternehmen Routineaufgaben automatisieren, sodass Geschäftsinhaber mehr Zeit haben, sich auf das Wachstum ihres Unternehmens zu konzentrieren.”

Es gibt einige Einschränkungen, wenn Sie Microsoft Forms mithilfe der integrierten Technologie automatisieren möchten. Sie können nur eine begrenzte Anzahl von Funktionen automatisieren, die an einzelne Antworten gebunden sind.

Mit Jotform können Sie viel mehr tun. Automatisierte Workflows sind in die Plattform von Jotform integriert, sodass eine Reihe von Prozessen leicht automatisiert werden können, darunter:

• Senden einer personalisierten Antwort an jede Person, die ein Formular ausgefüllt, abhängig von ihren Antworten
• Integration von Jotform mit Ihrem CRM, um Informationen zur Lead-Generierung aus Formularen zu gewinnen
• Erfassen von Genehmigungen für formularbezogene Anfragen wie Bewerbungen und IT-Anfragen
• Sammeln von Formulareingabedaten in einer Jotform-Tabelle

Jotform erleichtert Ihnen den Einstieg in die Automatisierung mit einer Vielzahl von Drag & Drop Vorlagen, die Sie sofort für die gewünschte Automatisierung verwenden können. Jotform bietet beispielsweise mehr als 100 Vorlagen für Genehmigungsabläufe für eine Reihe von Geschäftsprozessen.

Selbst wenn die Automatisierung, die Sie benötigen, nicht direkt in Jotform verfügbar ist, können Sie die Integrationen von Jotform mit Apps wie Zapier und IFTTT nutzen, um Ihre eigenen zu erstellen. Probieren Sie Ihre eigenen Automatisierungen aus und beginnen Sie, Ihre Workflows zu optimieren.