Microsoft Forms vs. Power Apps: Was ist besser?

Viele Geschäftsprozesse erfordern Formulare, Umfragen, Abstimmungen und Quizze. Vom Onboarding neuer Mitarbeiter über die Erfahrungen Ihrer Kunden bis hin zur Umfrage, was Ihre Kollegen zum Mittagessen wünschen, gibt es eine unbegrenzte Anzahl von Anwendungsfällen für Formulare.

Online-Formulare können den Arbeitsplatz effizienter machen, Ihnen genauere Daten liefern und Ihnen eine effektive Analyse dieser Daten ermöglichen. Microsoft Forms und Power Apps sind zwei Lösungen, mit denen Sie Formulare für jeden Geschäftsprozess erstellen können. Welche ist die bessere Lösung? Lesen Sie weiter, wenn wir Microsoft Forms und Power Apps miteinander vergleichen.

Vorteile und Nachteile von Microsoft Forms

Microsoft Forms ist als Teil der Office 365-Suite kostenlos erhältlich. Es handelt sich um einen webbasierten Formulargenerator, der auf allen Plattformen und Browsern funktioniert. Es wird im Bildungsbereich für Einschreibeformulare, Anmeldeformulare für Klassenfahrten oder Quizfragen und im Unternehmensbereich für Net Promoter Score® (NPS®)-Umfragen oder Onboarding-Quizfragen für Mitarbeiter verwendet.

“Microsoft Forms ist ideal für Umfragen, kurze Quizze und routinemäßige Dateneingaben, bei denen keine Bearbeitung/Anzeige durch den Nutzer erforderlich ist”, erklärt Marc Bishop, Director of Business Growth bei iDigiMagnet, einer Digitalagentur. “Microsoft Forms ist ein einfaches, leichtgewichtiges Programm, das Nutzerdaten über Fragen erfasst. Durch die Verwendung vordefinierter Formate müssen Formularentwickler lediglich ihre Frage/Aufforderung eingeben und ihre Auswahlwerte konfigurieren.”

Es ist ganz einfach, die Daten von Befragten aus Microsoft Forms direkt in Microsoft Excel zu exportieren. Dies ist ein Vorteil für Unternehmen, die die Microsoft-Produktsuite verwenden, da sie sich nicht in ein neues System einarbeiten müssen.

Microsoft Forms bietet außerdem Verzweigungsoptionen, so dass die Nutzer nur die Fragen sehen, die für sie relevant sind. Bei der Erstellung des Formulars können Formularersteller eine Logik hinzufügen, um bestimmte Fragen zu überspringen oder Fragen auf der Grundlage der Antworten der Befragten auf vorherige Fragen zu wechseln.

Microsoft Form hat zwar viele Vorteile, doch ein bemerkenswerter Nachteil ist, dass es nur eine begrenzte Anzahl von Frageformaten bietet. Im Vergleich zu anderen Formulargeneratoren gibt es außerdem Einschränkungen bei der Anpassung von Vorlagen.

“Das Programm ist für die Benutzeroberfläche, die Datenspeicherung und die Überprüfung der Daten verantwortlich”, sagt Bishop. “Die Nutzer haben praktisch keine Kontrolle über das Aussehen und die Gestaltung des endgültigen Formulars. Außer über die Standardüberprüfungsschnittstelle können die Daten zwar eingegeben, aber nicht verändert oder für die Präsentation angepasst werden.”

Vorteile und Nachteile von Power Apps

Wie Microsoft Forms ist auch Power Apps ein Microsoft-Produkt. Im Gegensatz zu Microsoft Forms ist es jedoch nicht nur ein Formulargenerator. Power Apps ist ein Low-Code App-Generator, mit dem Unternehmen ihre Geschäftsprozesse modernisieren und ihre Abläufe flexibler gestalten können. Mit Power Apps können Sie funktionsreiche Anwendungen erstellen, ohne über umfangreiche Programmierkenntnisse zu verfügen.

“PowerApps ist ein wesentlich zuverlässigeres Programm als Microsoft Forms, das dem Ersteller die vollständige Kontrolle über die Dateneingabe, -präsentation und -speicherung gibt”, sagt Bishop. “Anwendungen können auf eine große Anzahl von Datenquellen zugreifen, um Inhalte anzuzeigen und den Nutzern die Möglichkeit zu geben, Inhalte zu ändern oder neue hinzuzufügen.”

Sie können mit Power Apps Formulare, Quizfragen und Umfragen erstellen, genau wie mit Microsoft Forms, aber Sie können auch benutzerdefinierte Apps erstellen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. “Es gibt vordefinierte Vorlagen, um die Erstellung zu beschleunigen, oder Sie können mit einer leeren Leinwand beginnen und genau das erstellen, was Sie wollen”, sagt Bishop.

Sie können auch Apps zur Verwaltung von Prozessen erstellen. Als Low-Code-Plattform vereinfacht Power Apps die Erstellung von Apps. Es wird mit mehreren vollständig anpassbaren Prozessvorlagen geliefert, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können, um die Entwicklung für Ihre Geschäftsprozessanforderungen zu beschleunigen.

Obwohl es sich um ein Low-Code-Format handelt, ist eine gewisse Entwicklungserfahrung hilfreich. “Während die Nutzer Zugang zu einer Reihe von Steuerelementen haben”, sagt Bishop, “muss der Ersteller diese so kombinieren, dass sie seinen Eingabe- und Ausgabezielen entsprechen.”

Microsoft Forms vs. Power Apps: Was ist das Richtige für Sie?

Wenn Sie Microsoft Forms mit Power Apps vergleichen, sollten Sie das Gesamtbild für Ihre geschäftlichen Anforderungen betrachten.

Wenn Sie einfache Formulare für Arbeitsabläufe erstellen möchten, ist Microsoft Forms vielleicht genau das Richtige für Sie. Wenn Sie zusätzliche Funktionen, einen zuverlässigen Funktionsumfang und die Möglichkeit benötigen, über das Formularformat hinauszugehen, um Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, dann sollten Sie Power Apps einsetzen. Beide Anwendungen sind jedoch einfach zu bedienen und intuitiv zu erlernen – es kommt ganz darauf an, was Sie damit machen wollen.

Nachdem Sie nun Microsoft Forms und Power Apps untersucht haben, können Sie entscheiden, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Wählen Sie die Lösung, mit der Sie Ihre Ziele erreichen und Ihre Prozesse langfristig verbessern können.

Net Promoter®, NPS®, NPS Prism® und die NPS-bezogenen Emoticons sind eingetragene Marken von Bain & Company, Inc., NICE Systems, Inc. und Fred Reichheld. Net Promoter ScoreSM und Net Promoter SystemSM sind Dienstleistungsmarken von Bain & Company, Inc., NICE Systems, Inc. und Fred Reichheld.