5 Microsoft Forms-Funktionen, die Sie nutzen sollten

Das Erfassen zuverlässiger Daten ist für jede Branche unerlässlich. Von der Technik bis zum Bildungswesen, vom Einzelhandel bis zum Gastgewerbe – Daten helfen Unternehmen, bessere Entscheidungen zu treffen. Die Durchführung von Umfragen zur Kundenzufriedenheit, die Befragung von Mitarbeitern nach Vorschlägen zur Verbesserung des Arbeitsplatzes oder die Befragung von Interessenten nach ihrem Interesse an einem bestimmten Produkt sind alles Formen der Datenerhebung.

Microsoft Forms, der webbasierte Formulargenerator, der Teil der Microsoft-Produktreihe ist, verfügt über viele hilfreiche Funktionen, die die Datenerfassung einfacher, effizienter und effektiver machen. Informieren Sie sich über die wichtigsten Funktionen von Microsoft Forms, die das Programm zu einem nützlichen Unternehmenstool machen.

Bestehende Formulare sofort übertragen

Sie müssen Ihre Online-Formulare nicht von Grund auf neu erstellen. Stattdessen können Sie bestehende Formulare und Daten zur Beantwortung mit nur einem Klick in Ihr Jotform-Konto übertragen, sodass Sie nahtlos Daten erfassen können.

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Mehrsprachigkeit

Viele Unternehmen sind weltweit tätig und müssen mit Zielgruppen und Mitarbeitern in verschiedenen Sprachen in Kontakt treten und zusammenarbeiten. Mit Microsoft Forms haben Sie die Möglichkeit, Formulare an Nutzer in deren bevorzugter Sprache zu senden und deren Antworten in Ihre Sprache zu übersetzen. Dadurch werden Sprachbarrieren beseitigt und die Fragen und Antworten sind für jeden leicht verständlich.

Laut Nathan Hughes, Marketing Director bei Diggity Marketing, ist dies die beste Eigenschaft von Microsoft Forms. Die mehrsprachigen Funktionen tragen dazu bei, Ihre Reichweite zu vergrößern und sicherzustellen, dass Formularinhalte für jeden zugänglich sind.

Verzweigungslogik

Haben Sie schon einmal ein Formular ausgefüllt und festgestellt, dass viele Fragen für Sie nicht relevant waren? Das kann dazu führen, dass Sie das Gefühl haben, dass das Ausfüllen des Formulars Zeitverschwendung ist oder dass Sie nicht zur Zielgruppe des Formulars gehören. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass sich Ihre Nutzer gehört, respektiert und mit Ihrer Organisation verbunden fühlen, kann die Verzweigungslogik Ihnen dabei helfen.

In Microsoft Forms können Sie Verzweigungslogik hinzufügen, um die Befragten auf der Grundlage ihrer Antworten durch die Formulare zu führen. So können sie bestimmte Fragen, die nicht relevant sind, überspringen und werden zu anderen Fragen weitergeleitet, die mit ihren vorherigen Antworten übereinstimmen.

Anonyme Beantwortungen

In manchen Situationen möchten die Befragten vielleicht keine Antworten geben, wenn ihre Namen oder E-Mail-Adressen verfolgt werden. Je nach Art des Formulars, das Sie versenden, kann es effektiver sein, anonyme Beantwortungen zu akzeptieren. Dies ist eine Einstellung, die Sie in Microsoft Forms aktivieren können. Wenn die Einstellung nicht aktiviert ist, speichert Microsoft Form den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse jedes Befragten.

Hughes nutzt diese Funktion in seinem Unternehmen, um sicherzustellen, dass er ehrliches Feedback von den Befragten erhält, die sich sonst vielleicht scheuen würden, ihre wahren Gedanken mitzuteilen.

Benutzerdefinierte Dankesnachrichten

Der Aufbau eines Verhältnisses zu den Befragten ist wichtig. Wenn sie einige Minuten mit dem Ausfüllen Ihres Formulars verbracht haben, ist es eine nette Geste der Anerkennung, ihnen eine Dankes-E-Mail zu schicken. Das manuelle Versenden dieser E-Mails ist jedoch eine ineffiziente Zeitverwendung. Mit Microsoft Forms können Sie die Dankesnachricht anpassen und automatisch senden, wenn der Befragte sein Formular sendet.

Laut Hughes zeigt der Versand einer automatischen Danksagung den Befragten, dass ihre Antworten für Sie von Bedeutung sind.

Externe Nutzerzugänglichkeit

Für Microsoft Forms ist es nicht erforderlich, dass der Befragte ein Microsoft-Konto besitzt. Dies ist eine wertvolle Funktion für Unternehmen, die Formulare an externe Zielgruppen wie Kunden, Partner und Interessenten senden. Sie können die Einstellung aktivieren, dass Antworten von jedem akzeptiert werden, der den Link zum Formular hat, und nicht nur von Personen innerhalb Ihrer Organisation.

Hughes weist jedoch darauf hin, dass Sie ein Microsoft-Konto haben müssen, um an einem Formular mitzuarbeiten und Antworten zu sehen.

Nachdem Sie nun einige der besten Funktionen von Microsoft Forms kennengelernt haben, ist es an der Zeit, diese auch zu nutzen. Beginnen Sie mit der Erstellung eines Formulars, einer Umfrage oder eines Quiz mit Microsoft Forms und erfassen Sie Daten, die Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Foto von Nao Triponez