Geschäftsprozesse umfassen oft viele verschiedene Schritte, an denen mehrere Personen beteiligt sind. Um zum Beispiel Urlaub zu beantragen, muss ein Arbeitnehmer ein Formular ausfüllen und an seinen Vorgesetzten schicken. Der Vorgesetzte muss dann den Urlaubsantrag genehmigen oder ablehnen, die Personalabteilung auf den neuesten Stand bringen und die Antwort an den Arbeitnehmer zurückschicken.
Das mag einfach erscheinen, aber die Beschäftigten jonglieren mit zahllosen Aufgaben, und da kann schon mal etwas durch die Maschen fallen. In diesem Beispiel könnte der Vorgesetzte vergessen, den Urlaubsantrag zu genehmigen oder abzulehnen, so dass der Mitarbeiter auf seine Antwort warten muss. Deshalb ist es am besten, automatisierte Arbeitsabläufe zu erstellen, um sicherzustellen, dass niemand vergisst, einen Arbeitsschritt auszuführen.
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie Sie einen Genehmigungs-Workflow für Microsoft Formular erstellen – und stellen Ihnen eine alternative Software vor, die Genehmigungen noch einfacher macht.
Profi-Tipp
Erstellen Sie benutzerdefinierte Genehmigungsabläufe für Sie und Ihr Team mit Jotform, der besten Alternative zu Mircrosoft Forms!
Erstellen Sie einen Mircrosoft Forms Genehmigungs-Workflow
Mircrosoft Forms ist ein großartiger Formulargenerator für einfache Formulare, Umfragen, Quizze und Abstimmungen. Allerdings können Sie damit allein keine automatisierten Workflows erstellen. Wenn Sie diese Funktionalität wünschen, müssen Sie Microsoft Power Automate in Verbindung mit Mircrosoft Forms verwenden.
“Dazu benötigen Sie Zugang zu Mircrosoft Forms und Power Automate, aber wenn Sie diese beiden Schlüsselkomponenten haben, ist es unglaublich einfach”, sagt Devon Fata, CEO und Präsident von Pixoul, einem Unternehmen für Innovationsberatung und Personalvermittlung.
Power Automate, früher Microsoft Flow genannt, ist ein Tool innerhalb der Microsoft 365-Familie, mit dem Benutzer Workflows mit verschiedenen Anwendungen und Diensten erstellen können. Es ist eine großartige Möglichkeit, Mircrosoft Forms um automatisierte Workflow-Funktionen zu ergänzen.
Hier erfahren Sie, wie Sie einen Workflow auf diese Weise erstellen können.
- Erstellen Sie einen Überblick über den Arbeitsablauf. Bevor Sie mit der Automatisierung von Arbeitsschritten beginnen, sollten Sie den gesamten Arbeitsablauf auf Papier (oder auf dem Bildschirm) erstellen, damit Sie alle Schritte und die Auslöser der einzelnen Aktionen aus der Vogelperspektive sehen können.
- Erstellen Sie das Formular. Gehen Sie als nächstes zu Mircrosoft Forms und erstellen Sie das Formular, das Sie für den Prozess benötigen. Wenn Sie z.B. den Workflow für Urlaubsanträge automatisieren möchten, müssen Sie ein Formular erstellen, mit dem der Mitarbeiter seinen Urlaub beantragen kann.
- Gehen Sie zu Microsoft Power Automate und wählen Sie +Erstellen.
- Wählen Sie dann Automatisierter Ablauf. Geben Sie den Namen des Ablaufs für diesen Workflow ein.
- Unter Wählen Sie den Auslöser Ihres Ablaufs können Sie mehrere Optionen auswählen. Wenn Sie ein Microsoft-Formular in Ihrem Prozess verwenden, geben Sie Formulare ein. Daraufhin werden mehrere Optionen für mögliche Auslöser mit Formularen angezeigt. Wählen Sie diejenige aus, die für Ihren Workflow am besten geeignet ist.
- Wählen Sie +Nächster Schritt und geben Sie die Details für den Arbeitsablauf ein, den Sie automatisieren möchten. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Schritte hinzugefügt haben.
- Klicken Sie auf Speichern, sobald Sie alle Elemente des Genehmigungsworkflows hinzugefügt haben.
- Testen Sie die Automatisierung, indem Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf Testen klicken.
Fata gibt einen Profi-Tipp: “Der grundlegende Prozess ist zwar recht einfach, aber es gibt eine riesige Fülle von Optionen, aus denen Sie wählen können. Die Suche nach Vorlagen im Internet ist eine gute Möglichkeit, den Prozess noch weiter zu straffen.”
Warum Jotform eine großartige Alternative zu Mircrosoft Forms ist
Mircrosoft Forms und Microsoft Power Automate sind zwar relativ einfach zusammen zu verwenden, aber Sie haben auch andere Möglichkeiten, wenn es um die Erstellung von Genehmigungs-Workflows geht. Jotform ist eine ausgezeichnete Wahl, wenn Sie Formulare erstellen und Workflows über dieselbe Plattform automatisieren möchten.
Es gibt viele leistungsstarke Funktionen, die Jotform intuitiv und sehr nützlich für alle Arten von Organisationen machen. Was jedoch wirklich hervorsticht, ist die Fülle an Vorlagen.
Jotform verfügt über Tausende von kostenlosen Formularvorlagen für nahezu jeden Geschäftsprozess, so dass Sie nie ein Formular von Grund auf neu erstellen müssen. Zusätzlich zu den Formularvorlagen bietet Jotform auch Hunderte von Tabellenvorlagen, mit denen Sie große Datenmengen zur einfacheren Analyse organisieren können.
Außerdem bietet Jotform über 100 kostenlose Vorlagen für Genehmigungsabläufe, mit denen Sie ganz einfach automatisierte Genehmigungsabläufe erstellen können. Sie müssen nicht verschiedene Anwendungen synchronisieren oder Schritte von Grund auf neu erstellen. Wählen Sie einfach die Vorlage aus, die Ihren Anforderungen entspricht, und passen Sie sie an Ihren Arbeitsablauf an.
Die Erstellung eines Mircrosoft Forms Genehmigungs-Workflows ist zwar möglich, wenn Sie die Anwendung mit Microsoft Power Automate kombinieren, aber Sie können Genehmigungen und mehr mit einer intuitiven Anwendung automatisieren: Jotform.
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