Wie Sie Google Formulare E-Mail-Benachrichtigungen auslösen

Der Erhalt von Google Formulare E-Mail-Benachrichtigungen ist wichtig, egal ob Sie das Formular erstellen oder der Befragte sind. Durch die Benachrichtigungen wissen die Befragten, dass ihre Antwort eingegangen ist, und für die Ersteller ist es einfach, jede Übermittlung zu verfolgen.

Google Formulare ist eine recht umfangreiche Software, aber ihr Benachrichtigungssystem ist etwas begrenzt. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie das integrierte Benachrichtigungssystem von Google Formulare nutzen können, um einfache Benachrichtigungen zu versenden. Außerdem gehen wir auf die Add-Ons ein, mit denen Sie die Benachrichtigungen verbessern können und die Ihnen eine Alternative zu Google Formulare bieten.

Wie Sie von Google Formulare profitieren können

Mit Google Formulare ist es ganz einfach, eine Umfrage zu erstellen und per E-Mail zu versenden oder in eine Webseite einzubetten, schreibt Henry T. Casey, leitender Redakteur bei der Multimedia-Plattform Future. Die Basisversion ist kostenlos, die Erstellung eines Formulars ist einfach und die Anzahl der Umfragebeantwortungen, die Sie erhalten können, ist nicht begrenzt.

Aber trotz aller Vorteile sendet Ihnen Google Formulare nicht automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn jemand eine Formularantwort abschickt.

So richten Sie Google Formulare E-Mail-Benachrichtigungen ein

1. Gehen Sie zu dem Google Formular, für das Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.
2. Klicken Sie auf Antworten.
3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten oben rechts.
4. Klicken Sie auf E-Mail-Benachrichtigungen für neue Antworten erhalten.

Die oben genannten Schritte sind alles, was Sie tun müssen, um jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten, wenn jemand auf Ihr Formular antwortet.

Leider bietet Google jedoch keine Zusammenfassung der Antwort in der E-Mail. Das bedeutet, dass Sie zurück zu Google Formulare navigieren müssen, um jede Antwort im Detail zu sehen.

Darüber hinaus erhalten nur Sie (der Ersteller des Formulars) Benachrichtigungen. Wenn Sie möchten, dass Ihre Kollegen Benachrichtigungen erhalten, müssen Sie sie als Mitwirkende im Formular hinzufügen und sie dann bitten, E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren.

Add-ons für Google Formulare E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn Sie mehr Funktionalität als die standardmäßigen E-Mail-Benachrichtigungen von Google wünschen, gibt es Add-ons, mit denen Sie E-Mail-Benachrichtigungen mit den vollständigen Umfrageergebnissen erhalten können.

E-Mail-Benachrichtigung für Google Formulare Add-on

Mit diesem einfachen Add-on können Sie jede Benachrichtigungs-E-Mail individuell gestalten und so viel oder so wenig von den Ergebnissen des Formulars in die Benachrichtigung aufnehmen, wie Sie möchten. So verwenden Sie es.

1. Installieren Sie das Add-on aus dem Google Workspace Marketplace. Sie können es für einzelne Nutzer installieren, oder Administratoren können es für alle Mitglieder Ihres Teams installieren.
2. Gehen Sie zu Ihrem Formular, klicken Sie auf das Symbol für die Add-ons (das Puzzleteil), klicken Sie auf E-Mail-Benachrichtigung für Formulare und dann auf E-Mail-Benachrichtigung erstellen.
3. Geben Sie einen Namen für Ihre Benachrichtigung ein, um sie leicht identifizieren zu können. Fügen Sie alle E-Mail-Adressen hinzu, an die Sie Benachrichtigungen senden möchten (z.B. Ihr Kundensupport-Team), sowie einen Absendernamen und eine E-Mail-Adresse. Sie können auch eine automatische E-Mail an jeden Befragten senden, der das Formular ausfüllt, indem Sie das Kästchen Formularabsender benachrichtigen aktivieren.
4. Geben Sie die Betreffzeile und die Nachricht für die E-Mail-Benachrichtigung von Google Forms ein. Sie können die Variable {{Alle Antworten}} verwenden, um alle Formularfelder einzuschließen.
5. Klicken Sie auf Regel speichern, um die Benachrichtigung zu aktivieren.

Mailrecipe Add-on für E-Mail-Benachrichtigungen

Mailrecipe ist ein weiteres einfaches Add-on für Google Workspace, mit dem Sie benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigungen für Google Formulare-Übermittlungen erstellen und gleichzeitig den Nutzern ermöglichen , ihre Antworten nach der Übermittlung zu bearbeiten. Hier erfahren Sie, wie Sie es verwenden können.

1. Installieren Sie das Add-on aus dem Google Workspace Marketplace. Auch hier gilt: Administratoren können es für jeden Nutzer installieren.
2. Öffnen Sie Ihr Formular, klicken Sie auf das Symbol für das Add-on und dann auf Mailrecipe.
3. Klicken Sie auf Mitwirkende benachrichtigen.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie die Benachrichtigungen senden möchten. Klicken Sie auf Weiter.
5. Geben Sie eine Betreffzeile für Ihre Benachrichtigungs-E-Mail ein.
6. Alle Formularantworten werden standardmäßig im Text der E-Mail angezeigt, aber Sie können die E-Mail nach Belieben anpassen.
7. Klicken Sie auf Ja, um eine Test-E-Mail zu senden, um zu bestätigen, dass die Benachrichtigung funktioniert.

Wie Sie stattdessen Jotform für E-Mail-Benachrichtigungen verwenden können

Eine andere Alternative ist, stattdessen Jotform für Ihre Onlineformulare zu verwenden. Jotform bietet im Vergleich zu anderen Formulargeneratoren auf dem Markt eine umfangreiche Palette an Funktionen, Integrationen und Vorlagen.

Im Gegensatz zu Google Formulare können Sie mit Jotform ganz einfach Zahlungsabwickler integrieren, das Jotform Logo entfernen, das Design Ihrer Formulare anpassen, Unterschriftsfelder hinzufügen und Formulare erstellen, die für mobile Geräte geeignet sind.

Mit Jotform ist es auch ganz einfach, automatische E-Mail-Benachrichtigungen zu versenden, wenn jemand ein Formular ausfüllt. Klicken Sie einfach auf der Seite Einstellungen des Jotform Formulargenerators auf die Registerkarte E-Mails und wählen Sie die Option E-Mail-Benachrichtigung.

Benachrichtigungs-E-Mails werden mit einer vorgefertigten, anpassbaren Vorlage geliefert, aber alle Antwortfelder werden standardmäßig in der E-Mail angezeigt. Auf der Registerkarte Empfänger können Sie bestimmte Empfänger hinzufügen. Stellen Sie auf der Registerkarte Erweitert sicher, dass das Kontrollkästchen E-Mail bei Formularübermittlung senden aktiviert ist, damit alle Mitarbeiter und Befragten eine Benachrichtigung erhalten.