Die 9 wichtigsten Vorteile von Dropbox

In der heutigen Arbeitsumgebung ist es nicht mehr sinnvoll, alle Dateien auf einer einzigen Festplatte zu speichern. Viele Menschen müssen aus geschäftlichen oder privaten Gründen auch dann auf Dateien und Informationen zugreifen können, wenn sie sich nicht an ihrem Desktop-Computer befinden. Außerdem müssen sie Dateien gemeinsam nutzen und mit anderen an Projekten zusammenarbeiten. Für Geschäftsleute, die in Cafés, zwischen Besprechungen oder sogar im Urlaub arbeiten, bedeutet dies, dass die Dateien auch gesichert werden müssen, für den Fall, dass ihren primären Geräten etwas zustößt.

Dropbox bietet die Möglichkeit, Dateien zwischen Geräten zu synchronisieren und zu sichern, so dass Sie von überall aus auf Ihre Daten zugreifen können. Außerdem können Sie Dateien gemeinsam nutzen und mit anderen zusammenarbeiten. Die Nutzung von Dropbox als Cloud-Speicher bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Hier sind die neun wichtigsten.

1. Mobilität

Der größte Vorteil von Dropbox ist, dass Sie überall auf Ihre Dateien zugreifen können. Wenn Sie die Dropbox-App auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät installieren, können Sie von Ihrem Telefon oder Tablet aus auf Dateien zugreifen, daran arbeiten und sie mit anderen teilen.

Wenn Sie Ihr Gerät nicht dabei haben, können Sie sich trotzdem von jedem Gerät mit einem Internetbrowser bei Dropbox anmelden und auf Ihre Dateien zugreifen. Die neuesten Versionen werden in der Cloud gespeichert. Wenn Sie also im Urlaub sind, aber sofort Änderungen an einem Dokument vornehmen müssen, können Sie dafür den Computer im Business Center des Hotels verwenden.

2. Sicherheit

Dropbox verschlüsselt Ihre Dateien sowohl bei der Übertragung (wenn sie von Ihrem Gerät zum Cloud-Speicherdienst und zurück übertragen werden) als auch im Ruhezustand (wenn sie gespeichert werden). Die in Dropbox gespeicherten Dateien werden mit dem 256-Bit-Protokoll Advanced Encryption Standard (AES) verschlüsselt, das von der Nationalen Sicherheitsbehörde der USA für die Speicherung von als streng geheim eingestuften Dokumenten als zulässig eingestuft wurde.

Sie können auch wählen, welche Dateien Sie öffentlich freigeben. Andernfalls können Ihre Dateien nur von denjenigen eingesehen werden, die Sie dazu autorisiert haben.

3. Gemeinsame Nutzung von Dateien und Zusammenarbeit

Wenn Sie Dateien mit Kollegen oder anderen Mitarbeitern austauschen möchten, ist das mit Dropbox ganz einfach. Solange Ihre Mitarbeiter ein Dropbox-Konto haben, können sie Dateien herunterladen und mit Ihnen zusammenarbeiten.

Sie können Ihre Dateien mit einem Passwort schützen, so dass nur die Personen, die Zugriff auf die Dateien haben sollen, daran arbeiten können. Mit der Dropbox-App Dropbox Paper können Sie gemeinsam mit Teammitgliedern an Projekten und Dateien arbeiten – sogar in der kostenlosen Version.

4. Sicherung

Dropbox erstellt automatisch Sicherungskopien der von Ihnen gespeicherten Dateien. Richten Sie es einfach auf Ihrem Computer ein, ziehen Sie Ordner mit Ihren wichtigen Dateien in Ihren Dropbox-Ordner und schon ist alles bereit. Sie könnten Dropbox zum Beispiel verwenden, um alle Ihre aktiven Projekte zu speichern. Sollte die Festplatte Ihres Hauptgeräts ausfallen, können Sie einfach auf diese Dateien in Dropbox zugreifen und von einem anderen Gerät aus weiterarbeiten.

5. Speicherplatz

Dropbox bietet nur 2 GB Speicherplatz für kostenlose Konten, aber für $16,58 pro Monat können Sie auf 3 TB Speicherplatz upgraden, auf dem Sie mehrere Backups Ihrer Festplatte speichern können.

Sie können große Dateien, die Sie auf Ihrem Computer gespeichert haben, zu Dropbox verschieben und die Dateien von Ihrer Festplatte löschen, um Speicherplatz freizugeben. Sie können auch Dateien von Ihrem mobilen Gerät speichern, das wahrscheinlich viel weniger Speicherplatz hat als Ihr Desktop-Computer. Sie könnten zum Beispiel alle Ihre Fotos von Ihrem Telefon zu Dropbox verschieben, um Speicherplatz auf Ihrem Telefon freizugeben.

6. Gemeinsame Nutzung von Bildschirmfotos

Wenn Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten, brauchen Sie manchmal einen visuellen Hinweis, um Missverständnisse zu vermeiden. Aber Screenshots zu machen, sie manuell zu speichern und dann in Dropbox abzulegen oder per E-Mail weiterzugeben, kann etwas mühsam sein. Zum Glück bietet Dropbox eine Funktion zum Teilen von Screenshots auf Ihrem Mac oder PC, die Ihre Screenshots automatisch speichert und einen Link in Ihre Zwischenablage kopiert, den Sie teilen können.

7. Wiederherstellen von Dateien

Es ist erstaunlich, wie oft Menschen versehentlich Dateien von ihrer Festplatte löschen, vor allem, wenn sie einen großen Stapel von Dateien löschen, von denen sie glauben, sie bräuchten sie nicht.

Einer der Vorteile von Dropbox ist, dass Sie Dateien wiederherstellen können, die innerhalb der letzten 30 Tage (kostenlose Version) oder 180 Tage (kostenpflichtige Version) gelöscht wurden. Sie könnten zum Beispiel einen ganzen Ordner löschen und erst eine Woche später feststellen, dass eine dieser Dateien für ein Projekt wichtig war. Mit Dropbox können Sie diese Datei wiederherstellen.

8. Offline an Materialien arbeiten

Ein weiterer Vorteil von Dropbox ist die Möglichkeit, Online-Materialien zu speichern und offline zu bearbeiten. Die Möglichkeit, Dateien offline zu betrachten, ist sehr praktisch, wenn der Datenbestand auf Ihrem mobilen Gerät knapp wird oder Sie im Flugzeug an etwas arbeiten möchten.

9. Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder eine große Firma leiten, Zeit ist Geld, also setzen Sie sie sinnvoll ein, indem Sie Ihren Arbeitsablauf automatisieren. Mit dem Formulargenerator Jotform können Sie zum Beispiel eine Dropbox-Integration nutzen, um Dateien automatisch an Dropbox zu senden, anstatt sie manuell zu übertragen. Sie können auch Dateien über Ihre Jotform Formulare annehmen und sogar einen Jotform Ordner in Dropbox erstellen, um sie alle zu speichern.

Diese neun Vorteile sind nur eine Momentaufnahme dessen, was Sie mit Dropbox tun können. Je nachdem, ob Sie einen kostenlosen oder kostenpflichtigen Tarif nutzen, können Sie Funktionen wie die optische Zeichenerkennung zum Scannen von Dokumenten nutzen oder mobile Offline-Ordner einrichten. Wenn Sie einen Cloud-Speicher in Erwägung ziehen, lohnt es sich auf jeden Fall, einen Blick auf Dropbox zu werfen, um zu sehen, ob es Ihren Anforderungen entspricht.