Die 10 besten Bestellsoftware-Programme für Ihr Unternehmen

Während Sie Ihr Unternehmen führen, haben Sie zweifelsohne festgestellt, dass je mehr Ziele Sie erreichen, desto mehr Wachstumsschmerzen Sie erleben.

Diese Schmerzen machen sich besonders im Einkauf bemerkbar. Als Sie Ihr Unternehmen gründeten, kauften Sie wahrscheinlich Waren und Dienstleistungen von Händlern und Lieferanten in einem einfachen, aber möglicherweise mühsamen Verfahren.

Aber jetzt haben Sie vielleicht mehr Mitarbeiter und eine Besprechung zu viel auf dem Plan – und Ihr Einkaufsbedarf wird immer komplexer.

Ihr Bestellungsprozess könnte aus zahlreichen Bestellanforderungen und Bestellungen bestehen, die mehrere Genehmigungsrunden durchlaufen müssen. Anstatt Ihnen schnell das zu liefern, was Sie brauchen, nimmt Ihr Bestellsystem möglicherweise zu viel Zeit in Anspruch – sowohl für Sie als auch für Ihr Team.

Wenn das der Fall ist, ist es an der Zeit, auf eine Bestellsoftware umzusteigen.

Die Vorteile von Bestellsoftware

Die Optimierung Ihrer Bestellungsabläufe mit Hilfe von Software kann enorme Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Hier sind einige der Möglichkeiten, wie sie helfen.

Weniger Abfall

Die Nachteile der manuellen Bearbeitung von gedruckten Bestellungen sind im Grunde das Gegenteil der Vorteile einer Bestellsoftware. Der offensichtlichste Nachteil ist, dass Papier mehr kostet. Und wenn Sie mehrere Kopien von Formularen verteilen und abheften müssen, während die Kaufgenehmigungen in E-Mails schlummern, steigen die Arbeitskosten.

Wenn Sie ein manuelles Genehmigungsverfahren verwenden, können Sie laut dem American Productivity & Quality Center über 500 Dollar pro Bestellung allein für die Bearbeitung ausgeben. Software hingegen digitalisiert den notwendigen Schriftverkehr- wie z.B. Lieferantenverträge, Quittungen und korrigierte Bestellungen – und eliminiert so das Durcheinander und die Kosten von Papier.

Zufriedenere Mitarbeiter

Während Sie sich darauf konzentrieren, die Arbeitskosten zu senken, müssen Sie auch dafür sorgen, dass Sie Ihren Mitarbeitern das Leben so einfach wie möglich machen. Wenn sie ihre Zeit nicht mit sich wiederholenden, banalen Aufgaben verbringen, können sie ihre Talente nutzen, um sich auf übergeordnete Themen zu konzentrieren.

Wenn Sie Ihr Büro mit einer Bestellsoftware ausstatten, wird ein kleines Team leistungsfähiger und ein großes Team effizienter.

Weniger Fehler

Haben Sie schon einmal einen Tippfehler in einem Bericht gefunden, den Sie fünfmal durchgesehen haben? Software schützt Sie vor menschlichem Versagen und befreit Sie von Fehlern, die bei manuellen Prozessen auftreten. Mit Software können Sie Ihr Ausgabenbudget und Ihre Einkäufe problemlos abgleichen und bei Problemen besser mit Ihrer Finanzabteilung kommunizieren.

Verbesserte Konformität und Genauigkeit

Ein digitaler Prüfpfad ist leichter zu handhaben (ganz zu schweigen von der Nachhaltigkeit) als ein physischer. Wenn Sie sich auf eine frühere Bestellung beziehen, aktuelle und frühere Preise vergleichen und sicherstellen möchten, dass Sie für Audits gerüstet sind, sind nur ein paar Klicks erforderlich. (Vergleichen Sie das mit dem stundenlangen Durchstöbern eines Aktenschranks.)

Außerdem können Sie Ausgabentrends leichter analysieren, was fast unmöglich ist, wenn Sie diese Zahlen manuell in eine Kalkulationstabelle eingeben müssen.

Außerdem können Sie Bestellungen und Rechnungen fast sofort abgleichen, um die Richtigkeit der eingehenden Bestellungen und Bankauszüge zu bestätigen. Der traditionelle Drei-Wege-Abgleich erfolgt elektronisch und sofort. Darüber hinaus ist die Gefahr von Betrug gering, wenn Ihre Software jede Aktion, Genehmigung und Ablehnung aufzeichnet.

Die beste Bestellsoftware für Sie

Wenn Sie in Software investieren, geben Sie sich die Zeit, die Sie brauchen, um Ihr Unternehmen zu stärken und zu verbessern. Für den Anfang stellen wir Ihnen hier einige beliebte Bestellsoftware-Optionen vor.

1. Negotiatus

Dieses New Yorker Unternehmen, dem Unternehmen wie Hugo Boss und SoulCycle vertrauen, verspricht, sich um alles zu kümmern, was mit dem Einkauf zu tun hat. Die Plattform umfasst die Auftragserteilung und das Lieferantenmanagement, um den Einkauf zu beschleunigen, sowie die Erstellung von Bestellungen und die Bezahlung von Rechnungen.

Die Kunden von Negotiatus profitieren auch von seinem großen Netzwerk von Partnerlieferanten – darunter Office Depot, Costco, Best Buy und Amazon – und können so viel Geld sparen.

2. Free-Procurement Project

Gratis? Ja, gratis. Das kanadische Unternehmen SpendMap steht hinter dem Free-Procurement Project. Das Programm, das in mehr als 100 Ländern eingesetzt wird, ermöglicht es den Benutzern, Bestellformulare zu verwalten und sie mit Belegen abzugleichen, aber es ist immer noch leichtgängig genug für diejenigen, die gerade erst mit der Beschaffung beginnen.

Sie können diese Formulare über die Software auch per E-Mail an Ihre Lieferanten senden. Außerdem bietet die Software kostenlosen Support und Funktionen zur Budgetverfolgung.

Die kostenpflichtige Version von SpendMap, die ein webbasiertes System ist, kann sich für wachsende Unternehmen durchaus lohnen, da sie die Nachverfolgung von Beständen, die automatische Weiterleitung von Genehmigungen und die Rechnungsgenehmigung ermöglicht.

3. ProcurementExpress.com

Dieses Programm verspricht, transparente Prozesse zu schaffen, die Unternehmen Geld sparen und es den Mitarbeitern leicht machen, für ihre Anforderungen und Einkäufe Rechenschaft abzulegen.

Die Plattform ist dafür bekannt, dass sie einfach zu bedienen ist, selbst für diejenigen, die mit Bestellsoftware nicht vertraut sind. Die Benutzer können Einkäufe über eine mobile App oder per E-Mail genehmigen. Außerdem ist sie flexibel genug für eine Vielzahl von Branchen. Manager können Bestellungen während der Genehmigung kommentieren und Ausgaben abteilungsübergreifend zuordnen, um das Budget einzuhalten.

4. ProcureDesk

Dieses Programm bietet Unternehmen Flexibilität in allen Bereichen der Beschaffung. Neben der Erstellung von Bestellungen und Lieferscheinen erleichtert das Programm den Genehmigungsprozess durch die Möglichkeit, eigene Arbeitsabläufe für verschiedene Ausgabentypen zu erstellen.

Genehmiger können Bestellanfragen per E-Mail, über eine mobile App oder Slack überprüfen. ProcureDesk lässt sich auch mit Buchhaltungssoftware wie QuickBooks integrieren, um die Einkaufsdaten mit den Finanzabteilungen zu synchronisieren, und personalisierte Kataloge beschleunigen den Bestellvorgang.

5. Proqura

In Proqura ist die gesamte Kommunikation mit Lieferanten, einschließlich der Verhandlungen, an einem Ort zusammengefasst. Sie können Anbieter abfragen, Angebote vergleichen, Bestellungen versenden und Rechnungen bearbeiten, ohne die Plattform zu verlassen.

Diese cloudbasierte Lösung ist ideal für Außendienstmitarbeiter, und die Benutzer können Kataloge anpassen, um Preise zu vergleichen. Manager schätzen auch die Möglichkeit, Berichte zu erstellen, Genehmigungsworkflows  zu erstellen und Prüfprotokolle einzusehen.

6. Pipefy

Pipefy ist eine flexible Softwarelösung für Bestellungen, die von Unternehmen wie GE und Samsonite eingesetzt wird. Die Stärke von Pipefy liegt in den Integrationen mit einer Vielzahl von Arbeitsablauf-, Kommunikations- und Buchhaltungsprogrammen.

Pipefy legt den Schwerpunkt auf die Verbesserung der Kapitalrendite durch effiziente Arbeitsabläufe. Pipefy bietet auch die Nachverfolgung von Bestellanfragen sowie anpassbare Benutzeroberflächen, die alle gewünschten Daten auf einen Blick liefern.

7. Procurify

Kunden in Ländern auf der ganzen Welt nutzen diese preisgekrönte, cloudbasierte Plattform, um Ausgaben in Milliardenhöhe zu verarbeiten. Procurify ist ein umfassendes Programm für alle Arten von Geschäftsausgaben. Es bietet einen automatischen, dreifachen Abgleich und gleicht Bestellungen mit Rechnungen ab.

Die Benutzer können Genehmigungen mit mobilen, E-Mail- und Slack-Benachrichtigungen anpassen, physische oder virtuelle Ausgabenkarten verwenden, frühere Bestellungen durchsuchen, Ausgabentabellen anzeigen und Lieferanten verwalten. Außerdem lässt sich Procurify mit Slack, QuickBooks und Amazon Business PunchOut verbinden.

8. Fraxion

Mehr als 1.000 Organisationen – darunter Habitat for Humanity und die Michigan State University – nutzen dieses cloudbasierte Programm zur Verwaltung einer Vielzahl von Einkaufsaufgaben. Zu den Grundfunktionen gehört die Verwaltung von Bestellanforderungen und Angeboten mit einem automatischen Workflow.

Außerdem können die Benutzer den Einkauf über Kataloge in der Plattform auf zugelassene Lieferanten beschränken und die Ausgaben in verschiedenen Kategorien einsehen. Ein weiterer Pluspunkt von Fraxion ist, dass Manager ihre Ausgabenrichtlinien mit individuellen Warnhinweisen für nicht konforme Aktionen leicht umsetzen können.

9. Precoro

Precoro wird als beliebtes Lieferantenverwaltungsprogramm für kleine und mittelständische Unternehmen beworben und bietet zahlreiche Funktionen sowie Integrationen mit Buchhaltungssoftware wie NetSuite und Xero.

Neben der robusten Budgetverwaltung und den Genehmigungsworkflows hilft Precoro Unternehmen bei der Verwaltung des Produktbestands. Manager können nicht nur mit Lieferantenlisten und Berichten, sondern auch mit der Möglichkeit, Lagerbestände zu verfolgen und zu aktualisieren, den Überblick über den Bestandsbedarf behalten.

10. Jotform Approvals

Die ultimative Wahl in Sachen Flexibilität ist Jotform Approvals. Von der Erstellung Ihrer eigenen Bestellungen bis hin zur Zuweisung von Genehmigern deckt diese digitale Lösung alle Aspekte Ihres Genehmigungsprozesses im Einkauf ab.

Sie können einen Workflow in wenigen Minuten erstellen, ihn über eine Drag & Drop Oberfläche ändern, Benachrichtigungen und Wenn-Dann-Bedingungen hinzufügen und Genehmigungen über Jotform Posteingang oder unterwegs mit der Jotform Mobile App verfolgen. Alles beginnt mit den Dutzenden von Bestellformularvorlagen von Jotform, die der Benutzer mit einer Vielzahl von Integrationen anpassen kann. Und das Beste daran: Es ist kostenlos.