Kann ein Formular als 'Laufzettel' eines Prozesses fungieren?

Sehr geehrte Lesende,

ich würde gerne unseren Prozess der Materialbestellung digitalisieren. Aktuell haben wir ein Formular auf dem die gewünschte Mengen verschiedenster Artikel eingetragen wird.

In Jotform wollte ich das darstellen, indem ich eine Datentabelle mit fünf Spalten (Artikelbezeichnung, Menge, Bereitstellung, Erhalt und Rückgabe) einfüge. Der Besteller soll dabei zunächst die Spalte Menge ausfüllen, sodann füllt der technische Leiter die Checkbox Bereitstellung aus, bei der Ausgabe wird entsprechend vom Bestellter die Spalte Erhalt ausgefüllt und schlussendlich Rückgabe wiederrum vom technischen Leiter.

Ich hatte zunächst das Formular als PDF an die Mail gehängt, weil ich davon ausging, dass die Checkboxen in der Datentabelle auch als solche in der PDF auftauchen, dann hätte man die PDF als 'Laufzettel' nutzen können. Dem war allerdings nicht so, da überall dort, wo Checkboxen im Formular sind, leere Spalten aufzufinden sind, wenn es als PDF ausgegeben wird.

Ich könnte es als ausfüllbare PDF herunterladen, allerdings würde das meinen Workflow unnötig verschlechtern, da ich dann nicht direkt per LInk auf das jotform Formular verweisen könnte, sondern die PDF serverseitig hochladen müsste.

Darauffolgend versuchte ich den Genehmigungsprozess von jotform zu nutzen, allerdings führt das auch nicht zur gewünschten Funktionsweise.

Gibt es einen denkbaren Workflow, wie ich das umsetzen kann?

Freundliche Grüße und vielen Dank im Voraus.

Anbei (hoffentlich dieses mal) einen Link zu einem beispielhaften Formular:

https://form.jotform.com/232844830549059

Hi Hendrik,

Thanks for reaching out to Jotform Support. I'll need a bit of time to look into this. I'll get back to you with an update as soon as I can.

Thanks for your patience.

Hi Hendrik,

Thanks for reaching out to Jotform Support. I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in German, let us know and we can have them do that. But, keep in mind that you'd have to wait until they're available again.

Now, let me help you with your question. If you're trying to create a workflow, what we can do is to create an approval flow. You can create something similar to below:

This can still be improved depending on the need in the workflow. The form can be edited by adding an edit link to the Notification email, so that each assigned person will be able to update the form. You may refer to this guide about A General Approach on Building an Approval Process Workflow.

That's it. Give it a try and let us know how it goes.

Thank you, this has helped me a lot.

Hi hniemann,

As for your other questions, I've moved them to a new thread. You can check them at the following links:

1. https://www.jotform.com/answers/8558841
2. https://www.jotform.com/answers/8558871

Let us know if there’s anything else we can do for you.

Dear reader.

Your suggestions regarding the workflow have helped to some extent, but do not fully cover my requirements. I would therefore ask you to forward my original support request to the German support team - then at least there will be no translation errors ...

Hallo Hendrik,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Gerne schaue ich mir Ihre Voraussetzungen einmal genauer an, benötige aber dafür etwas Zeit, um mir das anzusehen. Ich melde mich bei Ihnen, sobald ich kann.

Falls Sie in der Zwischenzeit weitere Fragen haben sollten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

Hallo Hendrik,

vielen Dank für Ihre Geduld. Ich habe mir Gedanken über Ihr System gemacht und leider lässt sich das so nicht realisieren. Das Problem, welches ich hier sehen, ist u. a. dass die Daten im Nachhinein vom Besteller wieder verändert werden können. D. h. ruft er für die Rückgabe das Formular auf und ändern die Menge, hat das so seine Richtigkeit, da ja die technische Leitung das bereits abgesegnet hat, was aber so falsch ist. Lassen Sie mich Ihnen zeigen, was eine Option wäre:

Legen Sie für Spalte eine eigene Tabelle wie in meinem Screencast an:

Im nächsten Schritt verstecken wir die Tabellen, Bereitstellung, Erhalt und Rückgabe und zeigen diese erst, wenn das Formular erneut bearbeitet wird.

• Klicken Sie auf Element hinzufügen.
• Gehen Sie zum Reiter Widgets und suchen Sie nach Formular-URL abrufen
• Klicken Sie darauf, um es zu Ihrem Formular hinzuzufügen.

• Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen Menüleiste.
• Gehen Sie zu Bedingungen und legen Sie folgende Feld anzeigen/ verbergen Bedingungen an:

• Klicken Sie nun auf E-Mail und anschließend auf E-Mail hinzufügen.
• Wählen Sie Benachrichtigungsmail.
• Gehen Sie zum Reiter Empfänger und geben Sie z. B. die E-Mail des technischen Leiters als Empfänger ein
• Klicken Sie Speichern.

Der technische Leiter erhält jetzt immer eine E-Mail, sobald jemand Mengen eingeben und das Formular abgesendet hat. Danach kann er das Formular mit dem Edit Submission Link bearbeiten.

Sie könnten auch eine automatische Antwort E-Mail zusätzlich anlegen, sodass der Besteller auch informiert wird. Evtl. können Sie mir mehr Informationen, ob z. B. der Besteller auch eine E-Mail erhalten soll, da ich aktuell kein E-Mail-Feld in Ihrem Formular gesehen habe. Auch ob z. B. jeder bei jedem Schritt unterschreiben soll etc.

Wir haben hier auch einigen Anleitungen, die Sie sich gerne ansehen können:

• Eine automatische Antwort einrichten
• Wie Sie den PDF-Bericht Ihrer Formular-Antworten anpassen können
• Smarte Formulare: Bedingte Logik für Online-Formulare

Probieren Sie es aus und lassen Sie uns wissen, ob es funktioniert.