Unterstützung bei der Zuordnung der Gruppenverantwortlichen-E-Mail für Bestätigungsmail

Liebes Support-Team,

Ich habe folgendes Problem:

• Es geht um die Anmeldung von Teilnehmenden zu einem Großevent. Besonderheit der Anmeldung ist, dass sich nicht jeder Teilnehmende selbst anmeldet, sondern dies von sogenannten Gruppenverantwortlichen übernommen wird. Hierfür habe ich mehrere Formulare erstellt.
• Das erste Formular dient der Anmeldung als Gruppenverantwortlicher: Anmeldedatenbank_Rom2024_Anmeldung_Gruppenverantwortliche (https://form.jotform.com/231662342567357). Hier bekommt der Gruppenverantwortliche in einer Bestätigungmail seine Gruppenverantwortlichen-ID mitgeteilt. Die Anmeldung der Gruppenverantwortlichen soll vor der Freigabe der Teilnehmeranmeldungen erfolgen. Dieses Formular funktioniert einwandfrei.
• Das zweite Formular dient der Anmeldung von Teilnehmern durch den Gruppenverantwortlichen: Anmeldedatenbank_Rom2024_Teilnehmer (https://form.jotform.com/231663064864359). Hier gibt der Gruppenverantwortliche zu Beginn seine eindeutige ID zur Identifizierung an.
• Es ergibt sich folgende Problematik: Die Bestätigungsmail einer Teilnehmeranmeldung (Formular 2) soll an die E-Mail-Adresse des Gruppenverantwortlichen gesendet werden. Da ein Gruppenverantwortle bis zu 100 Teilnehmer anmeldet, soll vermieden werden, dass er bei jeder Anmeldung seine E-Mail-Adresse erneut angeben muss.
• Im Anmeldeformular der Teilnehmenden habe ich folgende Felder hinzugefügt:
• Ein Textfeld zur Angabe der Gruppen Verantwortlichen ID (Textfeld 1)
• Eine verborgene Tabelle, welche die Gruppenverantwortlichen-ID in Spalte 1 und die Gruppenverantwortlichen E-Mail in Spalte 2 angibt
• Ein verborgenes Textfeld (Textfeld 3), in welchem die Ausgabe der Gruppenverantwortlichen E-Mail erfolgen soll.
• Mein Ziel war es folgende Bedingung einzustellen: Wenn Gruppenverantwortlichen ID aus Textfeld 1 = ID aus Tabelle Spalte 1 -> gebe in Textfeld 3 die E-Mail-Adresse aus Spalte 2 aus. Somit könnte ich in der Bestätigungsmail den Empfänger aus Textfeld 3 wählen und die Bestätigungsmail würde an die E-Mail Adresse des Gruppenverantwortlichen gesendet werden.
• Leider kann ich beim Einstellen der Bedingungen jedoch nur die gesamte Tabelle auswählen und nicht eine bestimmte Spalte der Tabelle.

Können Sie mir bei der Lösung dieses Problems behilflich sein?

Mit freundlichen Grüßen
Anne Schweizer

Hi Schweizer24,

Thank you for reaching out to Jotform support. I'd like to let you know that I am using a translation tool to provide assistance, but if you would prefer to get assistance in the German language, we can forward your ticket to our German team. However, please note that it could take longer to receive a response.

I’ll need a bit of time to look into this. I’ll get back to you as soon as I can.

Hello Vanessa,

Thank you very much for your answer. I look forward to hearing from you once you have familiarised yourself with the problem.

Good morning,

is it possible that you will give me an answer to my question today? I urgently need a solution to the problem.

Thanks

Anne

Hallo Anne,

bitte entschuldigen Sie die Wartezeit. Wenn ich Sie richtig verstanden habe, dann möchten Sie dem Gruppenverantwortlichen die Möglichkeit geben das Formular mehrfach und mit seinen Daten vorbelegt oft hintereinander auszufüllen, richtig?

Ich schaue mir die Sache an und melde mich dann bald wieder bei Ihnen.

Guten Tag Dagmar,

vielen Dank für Ihre Antwort. Genau - der Gruppenverantwortliche soll das Formular mehrfach ausfüllen können. Wichtig hierbei ist, dass die Bestätigungsmail der Anmeldeung eines Teilnehmenden an die E-Mail des Gruppenverantwortlichen gesendet wird.

Vielen Dank im Vorraus für Ihre Unterstützung!

Hallo Anne,

Lassen Sie uns vorne anfangen. Sie können beim dem Link, den Sie zum Teilnehmerformular in der automatischen Antwort an den GV verschicken schon diese Felder mit den ausgefüllten Daten vorbelegen lassen. Dazu hängen sie an die URL des Links einfach die Daten dieser Felder als URL Parameter an. Lassen Sie mich Ihnen zeigen wie:

• Finden Sie die eindeutigen Namen der Felder, die Sie weitegeben möchten und der Felder, wo diese Daten eingetragen werden sollen. (Also zwei eindeutige Feldnamen aus dem Formular GV und zwei aus dem Teilnehmer-Formular). Sie finden diese Feldnamen in den Einstellungen der Felder , dort im Tab Erweitert und dann unter Feld-Infos.
• Schreiben Sie sich diese auf. Um sie an den Lin anzuhängen sollten Sie die Feldnamen wie unten gezeigt aufschreiben. Der Feldname des Feldes auf dem Zielformular (Teilnehmer) wird einfach so geschrieben. Um die eingetragenen Daten des Ursprungformulars zu übermitteln tragen Sie dann Feldnamen des Ursprungsformulars zwischen { } ein.

?bitteGeben={schreibenSie}&gruppenverantwortlichenemail={emailUberprufung}

• Dies hängen Sie an die URL des Teilnehmerformulars, welchen Sie in der Automatischen Antwort Ihres GV-Formulars eingefügt haben an. Dazu öffnen Sie den Quellcode der E-Mail und hängen den Text mitsamt dem Fragezeichen an. Danach speichern Sie die Email wieder.
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• Jetzt sollten die Felder beim Klick auf den Link schon befüllt sein.
• Um die Füllung des E-Mail-Feldes auf dem Zweiten Formular zu überprüfen, können Sie dies einfach wieder auf Sichtbar einstellen.

Um jetzt diese Felder auch beim nächsten Befüllen (über den Button auf der Dankesseite) wieder gefüllt darzustellen, verwenden Sie die Prefill-Funktion diese Buttons:

• Navigieren Sie im Formular Anmeldedatenbank_Rom2024_Teilnehmer im orangen Balken zum Bereich Einstellungen und dann zur Dankesseite.
• Hier können Sie jetzt auf den Button klicken und über das Zahnradsymbol die Einstellungen öffnen.
• Kicken Sie auf Prefill einrichten und dann schalten Sie den Prefill auf EIN.
• Jetzt können Sie die Felder, die weiterhin Daten enthalten sollen (Gruppenverantwortlichen ID und Gruppenveralntwortlicher E-Mail) mit Häkchen markieren und beim Klick auf den Button sollten diese dann übernommen werden.

Jetzt gelangt der Gruppenverantlwortliche mit einem Klick aus der E-Mail in ein Formular bei dem die Felder ausgefüllt sind (Durch angehängte URL-Parameter) und nach dem Teilnehmerformular beim Klick auf den Button wieder auf ein leeres Teilnehmerformular mit den vorgefüllten Feldern.

Probieren Sie es aus und kommen Sie gerne mit weiteren Fragen wieder auf uns zu.

Mir ist noch aufgefallen, dass Sie beim Teilnehmerformular nach einer Gruppen Nummer fragen (die per Mail mitgeschickt worden sein soll... ) Gibt es noch ein weiteres Formular welches diese verschickt?

Falls diese im GV Formular erzeugt wird könnten Sie einen weiteren URL-Parameter auch für diese Nummer erzeugen und wie oben beschrieben auch in den Prefill übernehmen.

Melden Sie sich gerne bei weiteren Fragen.

Guten Morgen Dagmar,

vielen herzlichen Dank für Ihre kompetente Unterstützung. Jetzt funktioniert es einwandfrei.

Das Feld mit der Gruppennummer des Teilnehmers (im Anmeldeformular) ergibt sich aus folgendem Zusammenhang: Ein Gruppenverantwortlicher kann Teilnehmer aus mehreren Pfarreien anmelden. Bereits im Registrierungsprozess (Formular Gruppenverantwortliche) gibt er an, aus welchen Untergruppen seine Teilnehmer stammen. Meldet er dann einen Teilnehmer an, muss pro Teilnehmer klar sein, aus welcher Gruppe dieser stammt. Im Optimalfall könnte auch hier ein Bezug zum 1. Formular gezogen werden. Bietet Jotform grunsätzlich folgende Möglichkeit?:
Gruppenverantwortlicher gibt bei der Registrierung an, dass er für drei Untergruppen als Anmelder agiert. Sobald er dann Teilnehmer anmeldet wird eine Liste (eventuell Drop-Down oder Einzelauswahl) abgebildet, welche alle Gruppennummern enthält welche er im Formular 1 angegeben hat. So muss er nicht immer die Nummern abtippen sondern kann aus einer Liste seiner Nummern auswählen.

Vielen Dank schoneimal im Vorraus für die weitere Unterstützung.

Liebe Grüße
Anne Schweizer

Hallo Anne,

Ihre Frage nach dem Befüllen eines Dropdowns so dass die übergebenen Daten die Auswahlmöglichkeiten sind ist leider nicht möglich. Si können die gesammelten Gruppennummern aber als Werte in das Gruppennummer Feld übergeben. Dann würden diese max. fünf Nummern in dem Feld angezeigt und nur die gewünschte kann ausgewählt werden.

Lassen Sie mich Ihnen diesen Umweg zeigen:

• Sie benötigen zuerst ein Feld Kurzer Text in das alle Nummern eingefügt werden. Ich habe es im Beispiel "Gr-Nummern"" genannt.
• Jetzt benötigen Sie eine Bedingung. Dazu wechseln Sie im orangen Menübalken in den Bereich Einstellungen. Dort klicken Sie links auf Bedingungen.
• Erstellen Sie eine neue Bedingung von der Art Feld Aktualisieren /berechnen
• Die Bedingung richten Sie wie Bild dargestellt ein:
  Über den Button Feld Hinzufügen können Sie alle Felder mit Gruppennummern hinzufügen und mit Komma und OHNE Leerzeichen einfügen..
• Danach klicken Sie die eingefügten Felder an, bis diese ein hellbraun hiterlegtes A-Z zeigen.
• Jetzt speichern Sie die Bedingung.
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• Dieses Feld können Sie über die Einstellungen (Zahradsymbol) und dann im Tab Erweitert im Formular verbergen.

Um diese hier erfassten Werte an das neue Formular weiterzugeben verfahren Sie wieder wie oben beschrieben. Sie finden den Eindeutigen Namen jeweils beider Felder heraus und hängen Ihn an die URL an. In meinem Beispielformular wäre der zusätzliche URL Teil dieser:

&bitteGeben205={grnummer}

Danach werden die Gruppennummern im Feld des Zeilformulars wiedergegeben:

Ihre Frage nach dem Abändern des Highlights beim Anklicken habe ich in einen neuen Thread verschoben. Sie könne die Antwort darauf hier finden.

Bei weiteren Fragen kommen Sie gerne wieder auf uns zu.