Verschiedene Fragen bzgl. Jotform Funktionalitäten

Moin aus Hamburg,

Wir sind ein Tattoo Studio in Hamburg welches nach einer Lösung sucht diverse Prozesse die alltäglich anfallen zu optimieren und zusammen zu führen.

Es geht bei uns um folgende Punkte:

1. wir benötigen ein tattoo anfrage formular um einheitlich und gesammelt unsere Anfragen in unserem email postfach zu sammeln und zu verwalten (automatische follow ups mit der übersicht der beantworteten Fragen und weiteres).
2. wir haben diverse Dokumente wie Einwilligungserklärung, Datenschutzerklärung AGB's und weitere, die eine rechtssichere Unterschrift / Signatur benötigen. Diese werden in der Regel vor Ort in unserem Studio eingeholt.

Über den genauen Prozess wie es bis dato bei uns läuft würde ich sie bei bedarf aufklären.

Leider arbeiten wir mit diversen unterschiedlichen tools was wir wir gerne minimieren wollen.

Wir würden uns freuen wenn sie uns die genannten Punkte abbilden können.

Wir freuen uns auf ihre Rückmeldung.

Hallo viersechs,

vielen Dank, dass Sie sich an den Jotform Support gewandt haben. Ja, es ist mit Jotform möglich, ein Formular zu erstellen, wo Sie z. B. Buchungsanfragen erhalten und per E-Mail auch darüber benachrichtigt werden. Auch haben Sie die Möglichkeit, alle Anfragen in der Formularantworttabelle einzusehen. Hier haben wir z. B. eine Vorlage in Englisch, die Sie gerne testen können. Auch können Sie Dateien an Ihr Formular anhängen. D. h., sobald ein User das Formular abgesendet hat, erhält diese eine Bestätigungsmail mit Ihren Dokumenten wie Einwilligungserklärung, Datenschutzerklärung, AGB's etc..

Auch ist es möglich, mit der Funktion Jotform Signatur, User direkt im Formular elektronisch unterschreiben zu lassen, was in einigen Ländern rechtlich bindend ist. Ob das in Ihrem Fall allerdings auch so ist, müssten Sie evtl. vorher mit einem Rechtsberater abklären.

Evtl. könnten Sie mir mehr Details zu Ihrem Prozessablauf mitteilen, sodass ich Ihnen die für Sie abgestimmten Formularfelder und Jotform Tools heraussuchen kann. Hier finden Sie z. B. eine Übersicht mit Anleitungen, die Ihnen bestimmt weiterhelfen werden. Und hier finden Sie eine aktuelle Übersicht unsere Paket-Preise, welche jederzeit ohne Vertragslaufzeit kündbar sind.

Wir können Ihnen gerne weiterhelfen, sobald wir wieder von Ihnen hören.

Moin Andreas,

Unser Prozess läuft momentan wie folgt:

• Jeder Kunde der ein tattoo möchte stellt diese über unsere website https://www.apartmentviersechs.de/bookings via typeform formular
• Es wird über e-mail verkehr ein termin vereinbart
• an dem Termin wird bei uns vor ort vom Kunden ein QR code gescannt welcher zu unserer digitalen Einwilligungs erklärung führt (https://gonelly.de/o/ap46)

Ich habe mal recherche betrieben und wir benötigen als sicherheitsstandard eine fortgeschrittenen elektronischen Signatur (AES). Ist dies mit Jotform möglich oder müssen wir auf drittanbieter ausweichen?

Ich habe mal die URL's angefügt damit sie schauen können wir der ablauf und umfang derzeit ist.

Es geht um das signieren von:

• Einwilligungserklärungen
• Datenschutzerklärung
• AGB's
• Einwilligung für die Nutzung von Fotos und Videos

Ich habe bereits ein Formular in jotform für unsere Tattoo Anfragen nachgebildet.

Bevor ich unsere rechtlichen Dokumente Einpflege würde ich gerne vorab die Situatuion bezüglich e signatur geklärt haben.

Liebe Grüße

Hi viersechs,

Our German Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in German, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, I have reviewed your digital declaration of consent which is similar to a form. Since that is the case, you can add a Signature field on your form and turn on Jotform Sign. Here's how to do it:

1. In Form Builder, on the left side of the screen, click on Add Form Element.

2. Click/Drag to add Signature into the field.

3. On the right side of the newly added Signature form element, click on the Pen icon.

4. Turn on Enable Jotform Sign Automation.

Give it a try and let us know how it goes.

Hello,

I think i would prefer a German support.

But thanks for your answer.

Hallo viersechs,

die Jotform Signatur ist mit E-Sign und UETA konform und in vielen Ländern, einschließlich der USA, und teilen Europas rechtsverbindlich. Beachten Sie jedoch, dass die Gesetze in den einzelnen Ländern unterschiedlich sind.

In den Vereinigten Staaten besagt das ESIGN-Gesetz, dass elektronische Signaturen völlig legal sind, solange alle Parteien ihrer Verwendung zustimmen. Neben dem ESIGN Act regelt auch der Uniform Electronic Transactions Act die Verwendung von elektronischen Signaturen. Ähnliche Gesetze gibt es auch in der Europäischen Union. Als eSIGN- und UETA-konformes eSignatur-Produkt hilft Jotform Sign den Benutzern bei der Erstellung rechtsverbindlicher Unterschriftsabläufe.

Jotform Sign erfüllt diese doppelte Anforderung, indem es die entsprechende Benachrichtigung über die Zustimmung, die Offenlegung der Zustimmung, die erklärt, wozu der Unterzeichner seine Zustimmung gibt, sowie die Schritte für eine Alternative zur elektronischen Signatur bereitstellt. Unabhängig davon, ob jemand ein Formular oder eine über Jotform Sign gesendete PDF-Datei unterschreibt, ist es bei elektronischen Signaturen üblich, dass der Unterzeichner ordnungsgemäß darüber informiert wird, wozu er mit seiner Unterschrift zustimmt.

Unabhängig davon, welchen Tarif Sie haben, werden alle Ihre Formulare über eine geschützte 256-Bit Secure Socket Layer (SSL)-Verbindung mit einem SHA256-Zertifikat übertragen. Das ist ein Schutz, der dem Industriestandard entspricht. Bei verschlüsselten Formularen werden die Formularantworten auf den Computern unserer Benutzer mit RSA 2048 verschlüsselt und dann sicher auf unsere Server übertragen und gespeichert.

Die Datenserver von Jotform sind in einer Cloud-basierten Architektur mit Google Cloud und Amazon Web Services (AWS) untergebracht. Die Google Cloud-Rechenzentren werden in Iowa (USA) gehostet. Die AWS-Rechenzentren befinden sich in Frankfurt, Deutschland (EU), und Virginia (USA). Jotform nimmt die Einhaltung der GDPR ernst. Wenn Sie aus der Europäischen Union (EU) kommen oder in dieser Region Geschäfte machen, müssen Sie Ihre Formulare und Daten in einem EU-Rechenzentrum speichern. Wenn Sie in der EU leben und ein Jotform-Konto erstellen, ist es automatisch GDPR-konformund Ihr Account wird auf dem Serve rin Frankfurt gehostet.

Bzgl. AES. Sobald ein User das Formular elektronisch unterzeichnet. Kann die Formularantwort im Nachgang, wie bei nicht unterzeichneten Formulare, nicht mehr verändert werden. Jedes unterzeichnete Dokument erhält eine eigenen, einmalige ID, damit das Dokument jederzeit dem Unterzeichner zugeordnet werden kann.

Alternativ zu Jotform Sign, können Sie auch folgende Anbieter von elektronischen Unterschriften in Ihr Formular mit Widgets einbinden:

• Signature (form widget)
• Smooth Signature
• Adobe Sign
• Docusign

Hier haben wir u. a. eine Anleitung, Wie Sie Ihrem Formular eine E-Signatur hinzufügen (Englisch), die Sie sich gerne ansehen können. Sollten Sie spezielle rechtliche Fragen zu den diesen Informationen haben, empfehlen wir, sich an einen zugelassenen Anwalt in Ihrer Nähe wenden.

Sollten Sie zusätzliche Fragen haben, können Sie uns jederzeit kontaktieren.