Подготовката на фактури за клиенти е необходима, за да сте сигурни, че ще получите плащания за техните продукти или услуги. Но писането и изпращането на хартиени фактури на ръка не е най-ефективното използване на вашето време, когато може да донесете повече за бизнеса. Използването на готов шаблон на фактура не само ще ви спести време за фактуриране на клиенти, но и ще гарантира, че вашите фактури са винаги точни, последователни и професионални.
Jotform прави онлайн фактурирането по-лесно от всякога. Без значение какъв тип бизнес управлявате, вие можете лесно да създавате и изпращате фактури, включително проформа фактури, като използвате тези безплатни PDF шаблони на фактури. Всеки шаблон на фактура незабавно ще преобразува подадената информация в професионални PDF фактури. С вашите фактури, запазени като PDF-и за изтегляне, вие ще можете да ги изпратите по имейл директно на клиентите или да ги отпечатате, за да ги дадете лично.
Просто изберете някой от шаблоните на фактури по-долу, за да го персонализирате с нашия PDF редактор с плъзгане и пускане. Качете логото на вашата компания, добавете вашите общи условия, променете дадения текст и пренаредете оформлението на шаблона според вашите предпочитания. Вашият персонализиран шаблон на фактура ще генерира автоматично PDF фактури за всеки подаден формуляр, което улеснява проследяването на всяка покупка от вашия бизнес. Със софтуера за одобрение на фактури, вие можете безпроблемно да управлявате процеса на преглед и одобрение, което допринася за по-голяма ефективност на вашия работен процес за фактуриране.
1) Какво е шаблон на фактура?
Шаблонът на фактура е готов документ, който включва интервали и полета за ключовите елементи на една фактура.
С шаблоните на фактури, собствениците на фирми рационализират процеса на таксуване, защото не е необходимо да създават отново фактури от нулата всеки път, когато таксуват клиент. Вие можете да създадете ваш собствен шаблон на фактура, който да отговаря на вашите нужди или да го изтеглите онлайн, за да спестите време за проектиране и конфигуриране.
2) Какви са типовете фактури?
Почти всеки бизнес или лице, което обменя стоки и услуги срещу пари, използва фактури. Вие можете да актуализирате и използвате всеки шаблон на фактура според нуждите на вашия бизнес, независимо от индустрията или размера.
Когато поискате плащане от клиенти, вие можете да избирате от произволен брой типове фактури. Някои примери включват следното:
- Медицински фактури
- Фактури за услуги
- Фактури за свободна практика
- Фактури за часове
- Фактури за ремонт
- Фактури за консултация
3) Как да създам шаблон на фактура?
Създаването на шаблон на фактура е лесно, особено ако използвате онлайн инструмент без кодиране, като Jotform. Въпреки че Jotform също предлага предварително готови шаблони, за да можете да стигнете до фактуриране, вие може да искате да създадете ваш собствен шаблон на фактура от нулата. Ако е така, можете да го направите с Jotform, като следвате тези инструкции:
- Отворете Конструктора на форми.
- Изберете "Започнете от нулата."
- Изберете "Класическа форма" като ваше Оформление на форма.
- Качете вашето Лого на организация и въведете Име на вашата организация, след което щракнете върху Запази.
- Щракнете върху бутона Изберете елемент на форма (+) от лявата страна на конструктора на форми, за да добавите елементите, които искате да включите.
- Добавете елементи от включените списъци.
- Изберете от Основни, Плащания и Джаджи в зависимост от вашите нужди.
- Щракнете върху иконата Дизайнер на форми (валяка за боядисване) вдясно, за да персонализирате още елементи на дизайна.
- Щракнете върху раздела Публикуване в горния център вдясно и изберете как искате да изпратите вашата фактура.
- Споделяйте фактури чрез имейл или линк, чрез вграждане в уебсайт или като PDF за изтегляне.
След като създадете вашата фактура, вие можете да я запишете като шаблон, който да използвате при необходимост. Просто актуализирайте информацията за фактурата всеки път, когато я използвате повторно.
4) Мога ли да персонализирам шаблон на фактура, за да отговаря на моите бизнес нужди?
Да, можете да персонализирате шаблона на фактура, както искате, така че да отговаря на вашите бизнес нужди и да съответства на цветовете на вашата марка.
Най-доброто нещо при шаблоните на фактури е, че ви дават гъвкавостта да променяте вашия документ, както искате, без да се налага да го проектирате сами. Jotform има повече от 70 шаблона на фактури, така че вие можете да изберете дизайн, който отговаря на вашия креативен бранд.
След като изберете шаблона, който отговаря на вашите нужди, добавете вашето лого, попълнете вашата информация и я изпратете на вашите клиенти за частица от времето, което би ви отнело с физическа фактура.
PDF редактора на Jotform не само ви позволява да редактирате PDF шаблони на Jotform, но също така ви позволява да редактирате всички PDF шаблони, които вече имате. Просто качете съществуваща PDF форма в Jotform и добавете полета за подпис и променете цветовете.
5) Как да използвам шаблон на фактура, за да таксувам моите клиенти?
Когато дойде време да таксувате вашите клиенти, следвайте тези стъпки, за да подготвите вашата фактура:
- Създайте или изтеглете ваш шаблон. Който и да изберете, уверете се, че отговаря на вашата марка и нужди.
- Проверете вашата информация, за да се уверите, че е точна и актуална. Едно от предизвикателствата при използването на шаблон е възможността да се пренебрегне предварително попълнената информация. Проверете отново всичко, за да се уверите, че е правилно и има смисъл.
- Настройте лесни платежни методи, за да рационализирате процеса на плащане. Като добавите онлайн платежни процесори към вашия шаблон, вие можете да увеличите вашите шансове за получаване на бързи плащания и да намалите шанса за просрочени фактури.
- Подчертайте датите на падеж, за да избегнете просрочени плащания. Ако вашите клиенти не платят техните фактури до датата на падежа, това може да се дължи на това, че датата не е ясна във вашия шаблон. Уверете се, че крайните дати са забележими, четливи и предназначени да предадат спешност.
След като имате шаблон, просто повторете стъпки 2-4, ако е необходимо. Използването на този процес за всяка фактура ще създаде ефективен и последователен процес на таксуване за всеки клиент.
6) Какви полета трябва да бъдат включени в шаблон на фактура?
Когато създавате или персонализирате ваш шаблон на фактура, трябва да сте сигурни, че той включва всички необходими полета и информация. Въпреки че спецификата на вашата фактура може да варира от шаблон до шаблон, всеки трябва да съдържа следната информация:
- Име на вашия бизнес и данни за контакт
- Думата "фактура"
- Номер на фактура
- Информация за клиента, като име на контакт, име на фирма, телефонен номер, адрес и имейл
- Дата на фактура
- Крайна дата за плащане
- Описание на таксуваните продукти/услуги, включително дата на покупка/услуга, единична цена, заглавие, количество и обща цена
- Междинна сума, данъци, отстъпки и крайна сума
- Опровержение относно платежните методи, таксите за забавяне и условията за плащане
7) Как изглежда фактурата?
Освен необходимата финансова и бизнес информация, фактурите обикновено включват няколко общи елемента на дизайна. Най-важното е, че цените и услугите обикновено са организирани в таблица, за да се осигури ясно визуално представяне на таксуваните услуги.
Фактурите също трябва да включват вашето лого и цветове на марката, за да се осигури последователност във вашите бизнес материали. Добавянето на вашето лого и цветове на марката също предлага на клиентите незабавна визуална подсказка за това кой изпраща фактурата. Крайната цена също обикновено се разбива на отделни части, подредена ред по ред, в долния ъгъл, за да се покаже междинната сума, данъците, отстъпките и крайната цена.
8) Какви са ползите от използването на шаблон на фактура?
Шаблоните на фактури са полезен инструмент за всеки бизнес, защото спестяват време, пари и усилия, като намаляват разходите за труд на екипа по време на процеса на фактуриране. Благодарение на възможността за многократна употреба, шаблоните на фактури рационализират вашите процеси, като намаляват работата, която се извършва за фактуриране на клиентите.
Независимо дали изберете да създадете шаблон сами или да го изтеглите онлайн, използването на шаблони на фактури дава на вашия бизнес визуална последователност и професионализъм в очите на вашата клиентела. Ако решите да пропуснете процеса на създаване и да използвате готов шаблон, ще спестите и разходи, които са свързани с графичния дизайн.