Как да използвате Zoom

Инструментите за онлайн сътрудничество могат да подобрят бизнес резултатите. Когато компаниите предоставят по-ефективни инструменти за сътрудничество, особено за отдалечени работници, подобрената работа в екип и ползите от производителността могат да доведат до значителни финансови ползи; според проучване на Forrester, анкетираните компании са спестили общо 5,3 милиона долара чрез използване на технология за сътрудничество. Но това не е единствената причина компаниите да се обръщат към тези инструменти.

Инструментите за онлайн сътрудничество като Zoom могат да помогнат за повишаване на производителността и поддържане на връзката между служителите. Те също така могат да помогнат за намаляване на разходите за пътуване, като ви позволяват да провеждате онлайн срещи с колеги на различни места, вместо да пътувате до едно място.

По време на пандемията от COVID-19 използването на Zoom лични цели също нарасна. Хората го използват, за да организират виртуални танцови партита и забавления, да посещават онлайн уроци по фитнес и в някои случаи дори да завършат техните сватби. Това се превърна в начин да се свържете със семейството и приятелите, докато все още практикувате социално дистанциране.

Въпреки че личните приложения на Zoom са важни, това ръководство се фокусира върху това как компаниите и служителите го използват професионално.

Какво е Zoom?

За тези, които са нови в света на онлайн сътрудничеството, Zoom е инструмент за видеоконферентна връзка, който ви позволява да осъществявате видео и аудио разговори, както и да провеждате уебинари. Можете да правите неща, като споделяне на вашия екран с други участници в срещата. Zoom работи както на компютри, така и на мобилни устройства, ако изтеглите приложение.

Например, можете да настроите виртуална зала за срещи с вашия маркетингов екип. Вашият графичен дизайнер може да сподели неговия екран и да ви покаже най-новата версия на вашето ново лого. Участниците, които не могат да се присъединят от техните компютри, могат да използват техните смартфони, за да могат също да предоставят обратна връзка.

Zoom също има функция за бяла дъска на екрана, която ви позволява да провеждате виртуални сесии за измисляне на нови идеи. Можете да получите информация за идеи от вашия екип и да ги прегледате в реално време на виртуална бяла дъска.

И накрая, можете да записвате сесиите в Zoom. Можете да транскрибирате записи на сесия, да ги споделяте с членове на екипа, които не са успели да дойдат на срещата или да публикувате запис на уебинар.

Значението на Zoom за бизнеса

Както споменахме по-рано, преди пандемията на коронавирус, Zoom вече се използваше в бизнес среда за провеждане на видеоконференции. Платформата беше добавила 1,99 милиона потребители през 2019 г. и тъй като опасенията за пандемията нараснаха, 2,22 милиона потребители се присъединиха към платформата през първите два месеца на 2020 г. Много професионалисти вече бяха добре запознати с платформата и как тя може да им помогне да си сътрудничат с колеги.

Има няколко причини фирмите да използват Zoom дори преди COVID-19. Като за начало е много по-лесно да си сътрудничите с вашия екип отдалеч, когато можете да правите неща, като споделяне на екрани и виждането на лицето на другия. Служителите са по-склонни да участват в срещи, защото е по-трудно да се изолирате, когато вашите колеги и мениджъри могат да ви видят.

Освен това фирмите разбраха, че използването на видеоконферентна връзка инструменти, като Zoom могат да им спестят много пари. Една глобална компания определи спестяванията, които може да постигне чрез провеждане на видеоконференции, вместо да човек да лети от офиса им в Лондон до офиса им в Сан Франциско на цена от 5584 долара на човек за пътуване.

Zoom за отдалечени екипи

Тези причини, както и много други, правят Zoom чудесен инструмент за провеждане на срещи с отдалечени екипи. Предвид нарастването на броя на отдалечените работници, който нарасна от 3,9 милиона служители през 2015 г. до 4,7 милиона през 2020 г., преди COVID-19, на практика стана задължително да има някаква платформа за онлайн сътрудничество.

Стига да имат достъп до интернет и уеб камера, работниците могат да се присъединят и да участват в Zoom среща. Функциите за споделяне на екрана и представяне прави по-лесно за тях да следят, без да се налага да отварят отделни файлове, с говорене в хое „На коя страница е това?“

Освен това Zoom може да помогне на екипите да останат свързани по време на извънредни ситуации, когато служителите не могат да стигнат до офиса. Например, вашият екип може да има насрочена среща, когато удари снежна буря. С Zoom всички вие можете да се включите във видеоконференция, за да можете да продължите с вашия проект без прекъсване.

Zoom за различни професии

Zoom не се ограничава само до корпоративни срещи с множество хора. Други професионалисти могат да използват Zoom, за да поддържат връзка с техните клиенти и купувачи, без да се налага да пътуват.

Например, Zoom се използва широко по време на пандемията от COVID-19 за телездраве. Всъщност Zoom има специфична платформа за здравеопазване. Използването на телездраве нарасна от 22% през 2018 г. на 41% през март 2020 г., което позволява на медицинските специалисти да лекуват техните пациенти дори при заповеди за оставане у дома.

Педагози на всички нива, от предучилищни учители до университетски преподаватели, също използват Zoom. Това е начин за тях да предлагат онлайн курсове и уроци, особено в моменти, когато учениците не могат физически да присъстват в час.

Фитнес професионалистите също използват Zoom. Подобно на преподавателите, те предлагат виртуални класове, от индивидуални сесии за обучение до групови упражнения, подобни на тези, които биха провеждали в техните студиа.

Дори адвокатите, които в миналото са били по-бавни да възприемат технологията, използват Zoom, за да се срещат виртуално с клиенти. Съдилищата провеждат и виртуални изслушвания, използвайки технологията.

От тези случаи на професионална употреба, както и от широкото приемане на Zoom за лична употреба, става ясно, че онлайн съвместната работа и инструментите за видеоконференции, като този не могат да бъдат пренебрегнати. Тъй като работната сила става все по-разпределена, компаниите ще трябва да използват инструменти, като Zoom за провеждане на срещи, спестяване на пари и повишаване на производителността.

Ако използвате Zoom, за да присъствате на курс по упражнения или да участвате във виртуално забавление, вероятно можете да използвате оборудването, което вече имате, но видеоконферентната връзка в професионална среда е различен въпрос. Преди да започнете да използвате Zoom за работа, ще трябва да настроите място за вашите срещи.

За да превърнете вашия дом в домашен офис, може да се наложи да направите някои надграждания. Ако планирате да се присъедините към Zoom срещи някъде другаде, уверете се, че условията са подходящи за видеоконферентна връзка.

Оборудване, което ще ви е необходимо за Zoom

Ако използвате Zoom за работа, вероятно ще сте на настолен или преносим компютър, така че ще имате нужда от стабилна широколентова или безжична интернет връзка. Ако връзката не е стабилна, вашето видео може да замръзне, да изпитате забавяне на звука или дори да бъдете изключени от разговора.

Имате нужда от високоговорители и микрофон, които са вградени в повечето лаптопи, за да можете да слушате аудио и да говорите по време на разговори в Zoom. За да намалите фоновия шум, дори на лаптоп, може да искате да закупите слушалки с вграден микрофон. Това ще ви улесни да чувате какво се случва, както и ще направи трудно за всеки шум, като косачка за трева или лай на куче да бъде чут от другите в разговора.

Тъй като ще провеждате видео разговор, вие също ще искате да сте сигурни, че имате основна уеб камера или уеб камера с висока разделителна способност (HD), така че да можете да бъдете видяни. Zoom ще работи и с HD камера или HD видеокамера с карта за заснемане на видео, така че не е нужно да купувате уеб камера, ако нямате такава или тази на лаптопа ви не работи.

Накрая проверете версията на операционната система на вашия компютър. Zoom ще работи на macOS X с macOS 10.7 или по-нова версия или операционна система Windows 10 Home, Pro или Enterprise. Работи и с

• Windows 8 или 8.1
• Windows 7
• Windows Vista със SP1 или по-нова версия
• Windows XP със SP3 или по-нова версия
• Ubuntu 12.04 или по-нова версия
• Mint 17.1 или по-висок
• Red Hat Enterprise Linux 6.4 или по-нова версия
• Oracle Linux 6.4 или по-нова версия
• CentOS 6.4 или по-нова версия
• Fedora 21 или по-нова версия
• OpenSUSE 13.2 или по-нова версия
• ArchLinux (само за 64 бита)

Можете също да използвате Surface PRO 2 или по-нова версия, която работи с Windows 8.1 или по-нова версия. Поддържаните уеб браузъри на Windows са Internet Explorer 11+, Edge 12+, Firefox 27+ и Chrome 30+. На Mac ще ви трябва Safari 7+, Firefox 27+ или Chrome 30+.

Как да организирате вашето домашно работно пространство за Zoom

Имайки основното оборудване за стартиране на Zoom е само част от настройката за видеоконферентна връзка. Вашето домашно работно пространство също трябва да е подходящо за видеоконференция и това може да изисква малко работа зад кулисите.

Първо, уверете се, че сте в зона, където няма да бъдете прекъсвани. Не е задължително да е напълно безшумно (не можете да контролирате лаещото куче на вашия съсед, например), но трябва да е някъде, където вашето собствено куче няма да скочи в кадър или вашия съквартирант няма да започне да говори на вас по средата на конференцията.

След това помислете за фона, който вашите колеги ще видят във видео емисията. По време на пандемията от COVID-19 стана доста нормално да се виждат спалните на хората и облегалките на техните дивани. Но ако искате да проектирате по-професионален образ, позиционирайте се така, че да сте пред стена или лавица за книги.

Ако това не е възможно, помислете за инвестиране във фотографски декор и стойка. Той може да бъде толкова прост, колкото основен бял фотографски фон или шарен фон, като изкуствена тухлена стена. Можете да получите сгъваем екран, който да поставите зад себе си, което има допълнителната полза за разделянето на вашето работно пространство за поверителност.

Можете също да използвате виртуален фон за Zoom обаждания, въпреки че ако използвате по-бавен компютър, може да се нуждаете от зелен екран зад вас, за да работи добре. Зеленият екран ще помогне на Zoom да открие разликата между вас и вашия фон, така че да сте ясно дефинирани на фона.

Виртуалните фонове могат да ви накарат да изглеждате разединени или да се слеете с фоновото изображение, особено ако носите същия или подобен цвят, като фона. Това може да се случи и ако не използвате еднакво осветление във вашето работно пространство или ако повърхността зад вас не е еднаква. Ако трябва да използвате виртуален фон, дръжте го прост и професионален. Съществуващите виртуални фонове на Zoom могат да послужат, като вдъхновение.

Обърнете внимание и на осветлението във вашето работно пространство. Ако е тъмно или лицето ви е в сянка, за другите участници във вашата среща в Zoom ще бъде трудно да видят вашите изражения, което отрича предимствата на видеоконференция. В идеалния случай се позиционирайте на естествена светлина. Ако това не е възможно, уверете се, че сте осветени по време на разговора.

Ако се включите в Zoom обаждания на място различно от вашия домашен офис, уверете се, че това е средата, която е добра за видеоконферентна връзка, където ще можете да чувате другите участници и те няма да се разсейват от фоновия шум.

След като имате основното оборудване и подходящо място за участие, ще сте готови да започнете да използвате Zoom за видеоконференции, които са свързани с работа.

Една от причините 200 милиона души да се присъединяват към срещите на Zoom всеки ден през първите три месеца на 2020 г. е, че Zoom е доста лесен за използване. Повечето хора вече имат основното оборудване, от което се нуждаят, независимо дали е лаптоп с уеб камера или смартфон. Въпреки това, познаването на някои от по-популярните продуктови функции на Zoom може да ви помогне да извлечете максимума от него.

Ако сте обикновен потребител, който просто влиза, за да се присъедини към среща, тогава няма да е необходимо да регистрирате Zoom акаунт. Но ако искате да започнете да хоствате срещи в Zoom, ще ви трябва акаунт. Можете да получите безплатен акаунт, като се регистрирате с вашия имейл адрес, Google акаунт или Facebook акаунт.

Какво трябва да знаете, преди да насрочите среща

Преди да планирате нещо, важно е да знаете разликата между среща в Zoom и уебинар в Zoom. Те са две отделни платформи. Първата е тази с безплатна опция, докато втората е платена добавка за Zoom Pro абонаментни планове.

При Zoom среща всички участници могат да споделят техния екран и да включат техни видео и аудио. Уебинарът в Zoom обаче е, като виртуална лекционна зала, където участниците гледат и слушат водещите. Водещите са единствените, които могат да споделят аудио, видео или екрани.

Как да организирам среща

Можете да насрочите среща чрез настолното или мобилно Zoom приложение, уеб портала на Zoom или интеграцията на Zoom на Jotform.

Ако планирате срещата чрез Zoom, влезте, щракнете върху График и изберете датата и часа за вашата среща, както и настройки, като дали участниците могат да се включват с телефони. Можете също да зададете парола за среща и да разрешите срещата да се записва автоматично.

След като създадете вашата среща, ще трябва да поканите участниците. Когато влезете, отидете на раздела Срещи, след това изберете срещата, на която искате да поканите хора. Добавете срещата към вашия календар, ако използвате Google Календар, Yahoo Календар или Outlook Календар, след което поканете участници, както бихте направили с всяка друга среща.

Като алтернатива можете ръчно да копирате информацията за срещата и да я изпратите по имейл до участниците. Щракнете върху текста, който гласи „Копиране на поканата“, след което го поставете в нов имейл.

Можете да помолите участниците в срещата да отговорят. Ако имате платен Zoom акаунт, можете да поискате среща с тях, за да регистрират за срещата. Можете също да поискате отговор, когато изпращате поканите, като използвате ваше за приложение календар.

Можете да премахнете няколко от тези стъпки, ако използвате интеграцията на Zoom на Jotform, за да насрочите среща. Просто създайте форма за среща или персонализирайте шаблон на Jotform и когато хората попълнят вашата форма, срещата автоматично ще бъде създадена в Zoom. Можете също да използвате интеграцията, за да добавите посетители към съществуващи срещи.

Участие в среща

За да присъствате на Zoom среща  от покана, просто щракнете върху линка към залата за срещи. Ако бъдете подканени, въведете паролата за среща, която ще бъде включена в поканата. Можете да се присъедините директно от вашия уеб браузър.

По време на срещата може да се наложи да споделите вашия екран с други хора. За да направите това, щракнете върху бутона “Споделяне на екрана” в настройките за вашата среща. Ако не можете да споделите вашия екран, това означава, че хоста може да е деактивирал тази функция. Помолете хоста да я активира, за да можете да започнете да споделяте.

Може да искате да заглушите звука по време на среща, за да предотвратите фоновите шумове да разсейват другите участници. Щракнете върху иконата на микрофона, за да заглушите вашия звук.

Записване на среща

Едно от най-добрите неща за онлайн срещи е възможността да ги записвате и да ги възпроизвеждате по-късно. Тази функция може да бъде особено полезна, ако трябва да транскрибирате срещата или ако има тема, която трябва да разгледате отново на по-късна дата.

Zoom има вградени функции за запис на срещи. Ако сте домакин, това е толкова лесно, колкото да щракнете върху бутона “Записване” в лентата с инструменти. Ако не сте домакин на срещата, домакина може да ви даде достъп за запис на срещата. За по-подробна информация относно записването на срещи вижте публикацията в блога “Как да запишете Zoom среща“.

В някои случаи може да искате да получите съгласие от участниците, за да започнете да записвате, особено ако има закони, където живеете, които го изискват. Можете да създадете форма за съгласие с помощта на Jotform и да я изпратите на участниците преди началото на срещата или можете да включите поле за съгласие във вашата форма за регистрация, ако използвате интеграцията на Zoom на Jotform, така че да имате предварително разрешението на участниците.

Използване на запис на среща

След като запишете среща, може да искате да я споделите с колеги, които не са успели да присъстват. Можете да отрежете ненужни части от записа, като началото на среща, когато всички питат неща, като „Джо тук ли е вече?“

Въпреки че Zoom не включва негови собствени инструменти за редактиране на видео, той записва във MP4 и M4A формати. Можете да редактирате файлове в тези формати във всеки софтуер за редактиране на видеа, който искате, включително ScreenFlow, Camtasia и iMovie.

Промяна на вашия виртуален фон

Както бе споменато в предишната цекция, вие или други присъстващи на срещата може да искате да промените фона на екрана. Това може да бъде за забавление или ако просто не искате да покажете вашето лично пространство.

За да зададете виртуален фон в Zoom, който ще скрие вашия действителен фон, щракнете върху опцията “Настройки“. След това щракнете върху “Виртуален фон“. От този екран можете да изберете предварително зареден фон или да качите ваш собствен, като щракнете върху “+Добавете изображение” и изберете такова от компютъра ви.

Организиране на уебинар

Освен редовни срещи, можете също да организирате уебинари в Zoom. За да направите това, ще трябва да имате платен план за Zoom и да закупите добавка за уебинар за 100 или повече участници.

Настройването на уебинар в Zoom е подобно на настройването на среща в Zoom. Можете да насрочите уебинари, които изискват регистрация, ако желаете и можете да поканите до 100 панелисти да участват в уебинара. Дори и да не изисквате участниците да се регистрират, те пак ще трябва да въведат техните имена и имейл адреси, когато се присъединят към уебинара.

Ако решите да изисквате регистрация, Zoom ви позволява ръчно да одобрявате регистрантите, преди да получат детайли за това как да се присъединят. Zoom също ще ви позволи автоматично да одобрявате регистрациите, но ако таксувате за уебинари и онлайн обучение, ще искате да използвате ръчната опция, за да сте сигурни, че сте получили плащане от участниците, преди да ги регистрирате.

Zoom включва начин за събиране на плащания в платформата. Въпреки това, от вас се изисква да използвате PayPal, ако направите това.

Ако предпочитате да използвате друга платежна система, можете да настроите форма за регистрация на Jotform, която ще се интегрира с над 30 основни платежни системи, в допълнение към PayPal. След това настройте Zoom интеграцията, за да регистрирате участници чрез вашата форма. (Интеграцията ще добави само регистранти към съществуващ уебинар; не може да създаде нов уебинар.)

Можете да направите много със Zoom Meetings и Zoom Webinars — това са само някои от функциите, които имат и двете платформи. Когато свикнете повече да ги използвате, ще можете да се потопите в повече функции.

Ще има моменти, когато не можете да се присъедините към Zoom разговор от вашия лаптоп или настолен компютър. За щастие можете да използвате вашето мобилно устройство за достъп до Zoom. Изтеглянията на мобилното приложение на Zoom се увеличиха с 1330 процента през март 2020 г., тъй като правителствата издадоха заповеди за оставане у дома поради пандемията от COVID-19.

Можете да използвате Zoom на устройство с iOS, Андроид или BlackBerry, стига да изтеглите съответното приложение. След като изтеглите приложението, използвайте същата информация за вход, която използвате, за да влезете във вашия уеб портал или настолно приложение, за да планирате и да се присъедините към срещи. Можете също да се присъедините към среща, без да влизате във вашия акаунт.

Когато се присъедините към среща на вашия мобилен телефон, щракнете върху линка, който е изпратен от организатора на срещата. Това автоматично ще отвори мобилното приложение. Оттам се присъединете към срещата, както бихте направили от вашия работен плот.

Мобилните приложения на Zoom имат някои функции, които са особено полезни за мобилни устройства. Можете да споделяте изображения или PDF-и от услуги за съхранение в облака, като Google Диск или Dropbox, което не можете да правите от уеб или настолно приложение. Можете също така автоматично да наберете номер с едно докосване, за да се присъедините към среща.

Повечето от настройките в мобилното приложение на Zoom отразяват тези в настолното приложение. Въпреки това, поради ограничения на мобилните устройства, няма да можете да запазвате локално запис на среща, да стартирате анкети или да предавате вашата среща на живо във Facebook или друга услуга за стрийминг.

Понякога обаче може да нямате достъп до мобилно устройство или да имате затруднения с присъединяването към разговора през вашето устройство. В тези случаи, ако организатора на срещата е активирал телефонна конферентна връзка, можете да се свържете, както бихте направили с конферентен разговор и да участвате в аудио частта на срещата.

Докато използването на Zoom нараства бързо, също така нарастват и опасенията за поверителността и сигурността на платформата. В допълнение към добре познатите инциденти със „Zoombombing“, при които неканени потребители прекъсват срещите, изследователите по сигурност отбелязват, че Zoom има няколко пропуски в сигурността, които могат да направят потребителите уязвими за хакери. Към днешна дата повече от 500 000 идентификационни данни за вход в Zoom са публикувани за продажба от киберпрестъпници.

В това отношение Zoom е, като много други онлайн инструменти. Когато се регистрирате за онлайн услуга и започнете да я използвате, рискувате да разкриете вашата лична информация или вашите комуникации да бъдат прихванати. Но има няколко начина да запазите срещите ви сигурни.

Притеснения за криптирането в Zoom

Един от проблемите със сигурността и поверителността, които излязоха наяве с увеличаването на използването на Zoom, е липсата на криптиране в Zoom. Zoom твърди, че докато всеки, който се присъединява към среща, използва аудиото от неговия компютър, а не телефон за набиране, срещите са защитени с криптиране от край до край.

Изследователите по сигурността отбелязаха обаче, че това, което Zoom нарича „криптиране от край до край“, всъщност е транспортно криптиране. Този тип криптиране запазва лични данни само от всеки, който е влязъл във вашата Wi-Fi мрежа, но Zoom като компания все още можеше да вижда съдържанието за вашите срещи.

Промени в приложенията за защита на поверителността

Наскоро Zoom беше подложен на критики, защото мобилните им приложения споделяха данни с Facebook. Zoom използва комплекта за разработка на софтуер на Facebook (SDK), за да създаде функцията „Вход с Facebook“ за своето приложение за iOS.

След това обаче SDK на Facebook събираше информация за устройството, което е използвано за достъп до Zoom, като операционна система на устройството, часова зона, безжичен оператор и количество дисково пространство. За щастие Zoom преконфигурира SDK в актуализация за приложението тяхното за iOS и всеки, който актуализира приложението след 27 март 2020 г., е защитен.

Съдебният процес на акционерите подчертава уязвимостите в сигурността

Проблемите с поверителността на Zoom разтревожиха акционерите толкова много, че на 7 април те заведоха дело във федерален съд в Сан Франциско, позовавайки се на проблеми със споделянето на данни във Facebook, протоколите за криптиране и други проблеми.

Zoom обаче предприе стъпки за защита на потребителските данни, както и за справяне с проблемите със споделянето на данни с Facebook. Той въведе „функция за замразяване“, така че служителите му да могат да се съсредоточат върху защитата на данните, вместо да пускат нови функции. Zoom също така подготвя доклад за потребителите, който описва подробно какво е направено в отговор на искания на правоприлагащите органи.

Предотвратяване на Zoombombing

Може би най-известното притеснение за поверителността на Zoom е практика, която е известна като Zoombombing. Това е, когато неканен гост на срещата влиза във виртуалната зала за срещи и я прекъсва с неподходящо съдържание, както човек, който разваля партито. Zoombombing стана такъв проблем, че ФБР издаде известие относно рисковете.

В това отношение лекотата на използване на Zoom също може да го направи мишена за злоупотреби. За да предотвратите нежелани гости, само споделяйте уникалния идентификатор на срещата на Zoom с хората, които искате да се присъединят. Не публикувайте линка в обществени форуми, дори във Facebook групи, които смятате за частни. Можете също да зададете парола, която да получават само поканените на срещата.

Zoombombing е още по-голям проблем за телемедицината. Разпоредбите на Закона за преносимост и отчетност на здравното осигуряване (HIPAA) изискват информацията за пациентите да бъде защитена. (Ще обсъдим това повече в следващата глава.)

В крайна сметка, въпреки опасенията за поверителност и сигурност, Zoom предприема стъпки за по-добра защита на потребителските данни. Както при всяка онлайн услуга, ще искате да внимавате какво и колко споделяте в разговор в Zoom.

Предвид опасенията за поверителност и сигурност по отношение на Zoom, може да не изглежда логично да се използва за телемедицина. Въпреки че Службата за граждански права на Министерството на здравеопазването и човешките услуги (OCR) смекчи прилагането на Закона за преносимост и отчетност на здравното осигуряване (HIPAA), доставчиците на здравни услуги все още могат да бъдат на куката за нарушения при поверителността, когато използват приложения за видеоконферентна връзка, като Zoom.

Въпреки тези опасения, Zoom има отделен продукт, който е съвместим с HIPAA: Zoom за Здравеопазване. За доставчици, които искат да използват Zoom за провеждане на телемедицински посещения, то си струва да проучат дали това решение ще отговори на техните нужди.

HIPAA съответствие за телемедицина

HIPAA съответствието е голям проблем за доставчиците на здравни услуги. Нарушенията могат да доведат до огромни глоби, вариращи от $100 на нарушение за нещо, за което доставчика не би могъл да знае предварително до $50000 за нарушение, ако доставчика умишлено пренебрегне защитата на поверителността на пациентите. Проблемът със Zoom вероятно ще попадне в диапазона от 1000 до 50000 долара за нарушение, тъй като разумно може да се очаква от доставчика да знае за рисковете за поверителността.

В резултат на това е важно всяка услуга за видеоконферентна връзка, която доставчика на здравни услуги използва за провеждане на телемедицински срещи, да е HIPAA съвместима. Това означава, че услугата, която използват, трябва да защитава личната здравна информация (ЛЗИ) и да сключи споразумение за бизнес партньор (СБП), което изисква услугата да поеме отговорност, ако възникне нарушение на поверителността от тяхна страна.

Zoom предлага HIPAA съответствие

Доставчиците на здравни услуги, които искат да използват Zoom, могат да се регистрират за планове, които са HIPAA съвместими. “Zoom за Здравеопазване” включва функции за криптиране, които защитават личната здравна информация. Този план ви позволява да използвате видео и аудио за провеждане на телемедицински посещения, както бихте направили всяка друга видеоконференция. Zoom ще осигури СБП.

След като СБП бъде подписан, няколко важни функции са активирани във вашия акаунт. Първо, крайните точки на трети страни ще бъдат криптирани за защита на всички предавани данни. Записването в облака ще бъде деактивирано, така че записите на телемедицински посещения да не се качват в облачна услуга. Чатът също ще бъде криптиран, ако изберете да използвате функцията за чат.

Някои от функциите за криптиран чат, които могат да помогнат за защитата на личната здравна информация, включват криптиране на текстови съобщения, както и позволяване на съобщенията да се обменят офлайн само след размяна на ключ за поверителност. Криптираният чат също ви не позволява да използвате скрийншотове или да изпращате изображения.

“Zoom за Здравеопазване” е единствения план за Zoom, който е HIPAA съвместим. Ако изберете този план, няма да се притеснявате, че ще бъдете държани отговорни от OCR за всякакви нарушения от страна на Zoom.

Сега, когато се подготвяте да използвате Zoom, трябва да разберете кой план ще работи най-добре за вас. Zoom предлага всичко – от основен безплатен план до ентерпрайз план, който е насочен към големи предприятия. Изберете план въз основа на това, от което се нуждаете, за да извлечете максимума от услугата.

Използване на безплатната версия на Zoom

Ако просто използвате Zoom по лични причини, безплатната версия може да има всичко необходимо и още. Безплатните акаунти — налични в основния план — ви позволяват да бъдете домакин на среща с 3 до 100 участници за цели 40 минути.

По време на пандемията от COVID-19 Zoom увеличи продължителността на времето, позволено за срещи с безплатния план, но изглежда, че безплатния план се връща към 40-минутно ограничение, с изключение на училищата от K–12 в избрани държави.

Безплатните акаунти в Zoom ви позволяват да провеждате HD видео и HD гласови конференции с активен изглед на говорещия и изглед на галерия (този, който наподобява началните кредити на The Brady Bunch). Можете да използвате виртуални фонове, да споделяте вашия работен плот и да използвате личен идентификатор на среща.

Освен това безплатният базов план ви позволява да създавате стаи за разбивки, така че екипите да могат да се разделят и да обсъждат отделни теми. Можете също да записвате срещи, да използвате функциите за бяла дъска и да използвате Zoom на платформа по ваш избор; Mac, Windows, Linux, iOS и Андроид се поддържат.

Кога да изберете платен план

Ако имате нужда от повече от това, което предлага безплатния план, като например възможността да добавяте повече участници или да провеждате по-дълги срещи, може да искате да проучите платените планове на Zoom. Те са ценообразувани на база цена на месец, на база домакини, а не на база потребители. Това означава, че не е нужно да плащате за индивидуални лицензи, ако ограничавате привилегиите на хостинг само до няколко души във вашата компания.

Zoom Pro

Планът Zoom Pro, който е насочен към малки екипи, поддържа до девет домакина на план и започва от $14,99 на месец за домакин. Той включва всички функции на основния план; освен това вашите срещи могат да продължат до 24 часа. Все още сте ограничени до 100 участници на среща, но можете да закупите добавката Large Meetings, за да приемете до 1000 участници.

Професионалният план също ви позволява да управлявате потребители, включително създаване на роли за собственик и администратор за управление на акаунта. Административните настройки включват възможността за включване и изключване на функции като запис, криптиране и чат.

Професионалните потребители могат да изготвят отчети за това колко потребители са на срещите им, колко дълго продължават срещите и други показатели. Те могат да възложат на някой да насрочи среща за тях и да зададе персонализирани идентификатори на срещи. Освен това, Pro плана ви позволява да използвате 1 GB запис в облака в MP4 или MP4A формати.

Zoom Бизнес

Малките и средните предприятия може да искат да използват Zoom Бизнес. Този план започва от $19,99 на месец, за домакин, с минимум 10 домакина. Той включва всички функции на основния и професионален план и ви позволява да включите до 300 участници във вашите срещи. Добавката за големи срещи също е достъпна за закупуване.

С бизнес плана вие не само можете да персонализирате идентификатора на вашата среща, но можете също да създадете URL адрес за вашите зали за срещи в Zoom. Можете да използвате имейл домейна на вашата компания, за да добавяте потребители и можете да персонализирате брандирането във вашите заседателни зали и чакалните.

В допълнение към основните функции за отчитане, административното табло за бизнес плана събира цялата информация, до която бихте имали достъп с Про акаунт. Тази функция ви позволява да видите употребата за всички потребители от целия акаунт на едно място. И не само получавате запис в облака, но получавате и преписите от записа в облака.

И накрая, Zoom Бизнес включва специална поддръжка по телефона. Това може да бъде особено полезно, ако използвате интеграция на оперативната съвместимост на инструментите за обучение (LTI), за системи за управление на обучението, за да стартирате виртуални класове или ако сте решили да инсталирате Zoom локално, опция, която се предлага само с бизнес плана.

Zoom Ентерпрайз

За големите компании, които искат да използват Zoom, Ентерпрайз плана трябва да отговаря на всичките им нужди. В допълнение към всички функции, които идват с плановете “Основен”, “Про” и “Бизнес”, Zoom Ентерпрайз ви позволява да организирате срещи с до 500 или повече участници с добавката за големи срещи. Започва от $19,99 на месец, на домакин, с минимум 100 домакина.

Освен че можете да записвате и транскрибирате срещи, вие получавате неограничено съхранение в облака със Zoom Ентерпрайз. Можете също да се възползвате от функцията за изключителни бизнес прегледи, която ви дава подробна представа за възвръщаемостта на инвестициите, която получавате от платформата и пътната карта за продукта. Не на последно място, Zoom ви предоставя личен мениджър за поддръжка на продукти.

Всички платени планове ви позволяват да добавяте функции като уебинари, аудио планове, които ви позволяват да се обаждате или да добавяте безплатни номера и допълнително хранилище в облак. Zoom предлага и Zoom Телефон плана, който ви позволява да извършвате сигурни обаждания от вашия компютър.

Когато избирате Zoom план, важно е да отбележите кои функции всъщност ще ви трябват и след това да се опитате да намерите плана, който ще работи най-добре за вас. Основният план прави много, но ако планирате да използвате Zoom за вашия бизнес, платен план може да ви помогне да проектирате по-професионален вид, докато провеждате видеоконференции с клиенти.

Независимо дали го използвате за работа или лични причини, Zoom е полезен за провеждане на виртуални срещи и видеоконференции. След удара на пандемията от COVID-19, както компании, така и частни лица гравитираха към него заради неговата лекота на използване.

Ако все още не сте започнали да използвате Zoom, вероятно ще го направите в близко бъдеще. Създаването на акаунт е лесно. Има основно оборудване, от което ще се нуждаете, но то е доста стандартно. За да сте сигурни, че изглеждате най-добре пред камерата, има няколко трика и съвета, които можете да използвате, включително използване на виртуален фон, за да скриете заобикалящата ви среда, ако не искате другите участници да виждат вашия дом или работно пространство.

Въпреки че Zoom има някои проблеми със сигурността, има неща, които можете да направите, за да защитите вашите срещи, като например да дадете URL адреса на срещата само на хора, които искате да присъстват и да зададете парола за вашата зала за срещи. Планът на Zoom за здравеопазване е достатъчно сигурен, за да се използва за телемедицина.

Безплатният базов план на Zoom има какво да предложи. Но ако не отговаря на вашите нужди, има различни планове, които можете да използвате за вашата компания.

Тъй като използването на Zoom нараства, знанието как да използвате неговите функции ще ви помогне да провеждате по-добри срещи. Ако отделите време да настроите продукта сега, присъединяването и насрочването на срещи ще бъде много по-лесно в бъдеще.