White Paper

Как да намалим разходите и да автоматизираме бизнес процесите с е-подписи

Въведение

Автоматизирането на бизнес процесите помага на организациите да контролират разходите, да подобрят производителността и да увеличат рентабилността. Освен това създава по-удобно и рационализирано клиентско изживяване. Но с днешните нарастващи оперативни разходи, търсенето на по-устойчиви бизнес практики и нуждата от по-голяма дигитална сигурност, автоматизацията на бизнес процесите също се превърна в изискване за запазване на конкурентоспособността на всеки пазар.

Един процес, който е узрял за автоматизация, също е един от най-отнемащите време за всяка организация: подписването. За щастие, технологията за е-подпис автоматизира тези процеси, като улеснява събирането на подписи, съхраняването на подписани документи онлайн, спазването на разпоредбите и автоматичното уведомяване на заинтересованите страни за статуса на даден документ.

Тези възможности спестяват време и намаляват разходите във всяка индустрия във всеки тип бизнес процес, включително договори, продажби, финанси, внедряване, освобождавания и верификации.

Организации като CivilLaw. Технологиите намалиха времето и разходите за много от техните бизнес процеси просто чрез имплементиране на решения за е-подпис.

Скоро може дори да не е възможно да изисквате физически подписи във вашата организация. Според проучване на McKinsey от 2022 г. 35 процента от служителите могат да работят от вкъщи на пълно работно време, докато 23 процента от работниците могат да работят на непълно работно време. С толкова много процеси за дигитални документи, които са на място за работа от разстояние, технологията за е-подпис е жизненоважна част от дигиталната екосистема на всяка организация.

Ето всичко, което трябва да знаете, за да автоматизирате процесите на подписване и да намалите разходите.

Какво е е-подпис?

Е-подписа (известен също като електронен подпис) е дигитална версия на физически подпис или мокър подпис, който позволява на хората да подписват документи онлайн. Е-подписите заемат мястото на физическите подписи, за да направят процеса на подписване по-бърз и удобен. Всъщност много онлайн транзакции не биха били възможни без тази технология.

Е-подписите обикновено се създават със софтуер, който позволява на потребителя да въвежда или рисува своя подпис с мишката или тъчпада. Те се считат за правно обвързващи в повечето държави и се използват широко в индустрии като финанси, недвижими имоти и здравеопазване за подписване на договори, споразумения и други правни документи.

Например, много банки и финансови институции са въвели е-подписи, за да позволят на клиентите да отварят сметки и да извършват други транзакции от разстояние. В индустрията за недвижими имоти компаниите разчитат на е-подписи, за да улеснят подписването на договори без необходимост от лични срещи.

Тъй като през последните няколко години повече хора работят от вкъщи, има безпрецедентно търсене на сигурни и удобни начини за електронно подписване на документи. В резултат на това платформите за е-подпис стават все по-често част от ежедневието. Всъщност размера на глобалния пазар на дигитални подписи се очаква да нарасне до $42 милиарда до 2030 г. спрямо едва 4,4 милиарда долара през 2021 г..

Защо физическите подписи вече не са достатъчни

От 1980 г. и появата на интегрирана офис система, операциите на фирмите стават все по-безхартиени. През 1990-те и 2000-те широкото приемане на имейла, мрежи за обслужване на клиенти и корпоративни уеб сървъри допълнително намали необходимостта от разпечатване на хартиени копия. Тъй като облачните изчисления и мобилните технологии станаха широко разпространени през 2010 г., много организации успяха да дигитализират дори още по-критичните процеси.

Сега почти всеки аспект от нашия живот може да бъде управляван без хартиени документи, но все още се нуждаем от правно обвързващи споразумения, пълни с подписи, за да извършваме бизнес. Дори федералното правителство, известно с това, че бавно възприема технологиите, възприема инструментите за е-подпис.

В края на 2021, президента Байдън подписа изпълнителна заповед за подобряване на държавните услуги с технологии, което налага на федералните агенции да дигитализират повече от техните взаимодействия с обществеността. Заповедта също така нарежда на федералните агенции да възприемат ориентиран към клиента подход при предоставянето на услуги.

Един от начините, по който поръчката ще постигне тази цел, е чрез насърчаване на по-широкото използване на технологията за е-подпис. Чрез приемането на решения за е-подпис, държавните агенции могат да намалят нуждата от документи на хартиен носител и да улеснят гражданите за достъп и извършване на услуги онлайн.

Възвръщаемост от е-подписите: Как технологията намалява разходите

Осигуряването на рационализирани онлайн транзакции прави повече от подобряване на клиентското изживяване — то помага на организациите да спестят значително количество време и пари. Начинът, по който е-подписите намаляват разходите, може да помогне на всяка организация да подобри своята рентабилност. Ето как.

Пет начина, по които е-подписите спестяват пари на организациите:

Reduced paper and printing costs
Lower filing and storage costs
Fewer disposal and recycling costs
Faster document processing times
Reduced risk of security breaches

Намалени разходи за хартия и печат

Всяка година фирмите харчат средно $1200 за разходи за принтиране на служител. Въпреки че много организации вече са дигитализирали много от техните документи, за да намалят използването на хартия, решенията за е-подпис могат да помогнат за допълнително намаляване на разходите за печат, като елиминират необходимостта от мокри подписи върху хартиени копия. Намаляването на времето, което се изразходва за печат, фотокопиране и други процеси за управление на хартията, също подобрява ефективността и позволява на служителите да се съсредоточат върху по-важна работа.

По-ниски разходи за архивиране и съхранение

Business.com изчислява, че средният служител се нуждае от 120 квадратни фута пространство за работа, но всяка работна станция трябва да измерва само 50 квадратни фута, за да отговори на нуждите на служителите. Допълнителните 70 квадратни фута обикновено служат за други цели, като например място за съхранение. Намаляването на количеството хартиени документи, особено подписани договори или форми, може да намали нуждата от скъпи офис недвижими имоти.

Във време, когато много компании преминават изцяло към дистанционна работа, преминаването изцяло безхартиено с решения за е-подпис, би могло да елиминира и необходимостта от скъпоструващо съхранение на хартиени документи от трети страни.

По-малко разходи за изхвърляне и рециклиране

Хартиените документи, които съдържат чувствителна информация (включително подписи), изискват внимателно изхвърляне, за да се предотврати кражба на самоличност. Вътрешното унищожаване на документи може да отнеме значително количество труд, за да останете на върха, да не говорим за разходите за закупуване и поддръжка на оборудване, като начало. Услугите на трети страни могат да бъдат също толкова скъпи, като прогнозите за големи компании достигат до 1500$ на месец.

Тъй като е-подписите премахват необходимостта от хартиени документи, те също така намаляват разходите за изхвърляне надолу по веригата.

По-бързо време за обработка на документи

Получаването на физически подпис изисква отпечатване на документи, насрочване на среща за физическото им подписване или изпращането на документа по имейл, като PDF. Подписващият трябва или да присъства физически на срещата или да разпечата PDF-а, за да подпише, след което да сканира отново документа и да го изпрати обратно по имейл. Но управлението на документи все още не е завършено, тъй като хартиените документи трябва да бъдат сканирани за безопасно дигитално съхранение.

Е-подписите елиминират почти целия този ръчен труд, като позволяват подписването да се извършва чрез защитена онлайн платформа, която е достъпна от всяко място с Wi-Fi.

Повишена сигурност

Хартиените документи изискват сигурно физическо съхранение, както и отнемащо време и скъпо изхвърляне, за да се предотврати кражба и да се защити поверителната информация. Дигиталните документи, включително тези, които изискват подписи, са по-трудни за достъп за лошите герои, дори когато се съхраняват в облака. Това може да защити потребителите от кражба на самоличност и организациите от глоби за нарушения на сигурността.

Автоматизация на е-подписи: Как работи

Традиционно събирането и подаването на подписи изисква много стъпки и ръчен труд. Една от причините, поради които решенията за е- подпис могат да генерират толкова впечатляващи икономии на разходи, е, че те автоматизират голяма част от тази работа. Най-доброто от всичко е, че решенията за е-подпис могат да създават работни потоци за подписване от нулата или да се включват в автоматизираните процеси, които бизнеса вече е установил.

Ето някои от възможностите за автоматизация на решенията за е-подпис:

7 предимства от приемането на е-подписи

Automate requests, updates, and confirmations
Trigger communications from workflows
Identify and remove bottlenecks
View and share embedded digital paper trails
Avoid version control with digital updates
Experience faster overall processing times

Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage. This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
Trigger e-signature requests automatically. Many onboarding processes and other workflows that involve a lot of documents have already been automated with various platforms, but still require in-person signatures. When organizations add an e-signature solution to the mix, they can set e-signature requests to trigger automatically during the workflow, so recipients can sign on the spot. E-signature solutions allow organizations to fully automate entire document workflows instead of disrupting processes for wet signature collection.
Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review. Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted. The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign. Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
Enhance accessibility independent of location and time. Modern e-signature solutions are cloud-based, so users can access them anywhere they have a Wi-Fi connection. All documents and signing tools are available only online rather than on a computer-based software platform, so users can manage and sign documents whether they’re on their desktop computer, laptop, tablet, or smartphone.
Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail. All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
Enable easier version control. Traditionally, when PDFs of documents are emailed to recipients, senders must distribute a new version if they update it. On any cloud-based platform, there’s only one live version of a document, regardless of how many times it’s been distributed and to whom. Users simply make changes to the one document file on the platform, and the changes automatically update for whoever has the link.
Speed up processing times. All of these automations streamline and speed up every aspect of signature collection and document management. Automatic notifications eliminate delays that can occur while distributing documents, enabling faster response times. Filing happens automatically after the final signature is accepted, preventing bottlenecks from stopping next steps in a process.

Къде да използваме е-подписи

Предвид удобството, ефективността и сигурността, които предоставят, платформите за е-подпис могат да бъдат полезни в много различни индустрии. Те могат да се използват в почти всяка индустрия, която изисква хората да подписват документи. Ето някои от водещите случаи на употреба.

Човешки ресурси

Отделите по човешки ресурси могат да използват технологията за е-подпис, за да улеснят електронното подписване на писма с оферти, споразумения за неразкриване на информация и наръчници на служителите. Това може да спести време и ресурси, като елиминира необходимостта екипите по човешки ресурси да отпечатват, подписват и сканират тези документи. Технологията за е-подпис може също да се използва за оценки за ефективността, форми за записване за възнаграждения и актуализации на политиката на компанията за събиране на необходимите подписи и съгласие.

Друг начин, по който отделите по човешки ресурси могат да използват технологията за е-подпис, е да проследяват напредъка на служителя по време на приобщаване. Платформите за е-подпис често включват функции, които позволяват на отделите по човешки ресурси да видят кои документи са подписани и от кого, гарантирайки, че всички необходими документи са попълнени навреме.

Отдели по продажби

Търговските отдели са наясно с важността на премахването на възможно най-много препятствия, когато се опитват да сключат сделка. Използвайки технологията за е-подпис, екипите по продажбите могат бързо да проследят статуса на предложенията, да преразгледат и изпратят отново договори и допълнения и да посочат подходящия подписващ(и) въз основа на сумата на покупката или други критерии.

Допълнителната полза на автоматизирането на процесите на продажби с технология за е-подпис е, че дава на търговците повече време за създаване на приходи чрез свързване и конвертиране на потенциални клиенти. Осигуряването на безпроблемно, елегантно изживяване при подписване също поставя новите взаимоотношения с клиенти в правилната посока.

Образование

Образователните институции, като училища и университети, могат да използват технологията за е-подпис, за да обработват по електронен път широк набор от документи, включително академични справки, споразумения за записване, форми за регистрация, форми за финансова помощ и други.

Отделите по академични въпроси могат да използват платформи за е-подпис, за да улеснят подписването на нови документи за прием и записване на студенти. Това може да спести на всички участващи страни неприятностите с насрочването на лични срещи за преглед на всичко.

Технологията за е-подпис може дори да събира подписи за фишове за разрешения, без да разчита на учениците да носят хартия вкъщи на техните родители за преглед. Вместо това учителите и администраторите могат да изпратят по имейл линкове към фишовете за разрешение директно на родителите и да събират техните подписи онлайн. Това не само е по-икономично и удобно, но също така може да попречи на учениците да фалшифицират подписите на техните родители.

Правителство

Правителствените агенции могат да използват е-подписи, за да улеснят подписването на широк набор от документи, включително договори, форми и приложения за помощ. Технологията е особено полезна за по-удобни услуги като издаване на разрешителни, изплащане на обезщетения, подаване на данъци и обработка на паспорти и лицензи. Агенциите могат да дигитализират форми, които са свързани с обезщетения за безработица, социално осигуряване и други видове помощ, елиминирайки необходимостта от лични срещи.

За услуги, които все още изискват физически проверки, като попълване на заявления за TSA PreCheck или подновяване на шофьорски книжки, работниците могат да използват технологията за е-подпис на място, за да прихванат бързо дигитални подписи, вместо да се налага да сканират подписани физически документи, за да създадат дигитален запис.

Доставчици на здравни услуги

Здравните организации могат да използват платформи за е-подпис, за да улеснят подписването на форми за съгласие и медицински досиета. Персоналът на рецепцията в клиниките и други съоръжения на доставчиците може да ускори процеса на влизане, като използва решения за е-подпис с форми като финансови отчети и споразумения за плащане, елиминирайки необходимостта от сканиране на документи с мастило по-късно. Всъщност по време на пандемията от COVID-19 много доставчици започнаха да изискват пациентите да завършат процесите на регистрация в мобилни приложения, преди дори да влязат в офиса, за да предотвратят ненужен физически контакт.

В спешното отделение, е-подписите могат да се използват за подписване на резюмета за изписване, бележки за напредъка и други видове документация на пациента, което улеснява проследяването на съответствието. Медицинският персонал и другите работници могат да използват технологията, за да завършат техните собствени вътрешни подписки и да намалят документацията.

Организации с нестопанска цел

Организациите с нестопанска цел и благотворителните организации могат да използват технологията за е-подпис за всичко - от приемане на дарения до отказ от събития, договори за доброволци и други. Мениджърите могат да използват технологията, за да подписват договори с доставчици, партньори и други организации, без да са необходими отнемащи време безмислени имейли.

Платформите за е-подпис също могат да улеснят подписването на заявления за безвъзмездна помощ, форми за дарения и други критични документи. С толкова много договори, които се обработват във всеки един момент, платформата за е-подпис е особено полезна за подпомагане на мениджърите на организации с нестопанска цел да проверят състоянието на всеки документ и бързо да намерят това, което все още се нуждае от преглед или подпис.

Като цяло платформите за е-подпис са ценен инструмент за рационализиране на процесите на подписване на документи във всяка индустрия, която можете да си представите. Технологията може да бъде ключа към напълно дигитален и автоматизиран офис.

Получаване на е-подпис

Сега, след като вие знаете как е-подписите могат да бъдат от полза за вашата организация, вие вероятно се чудите как да ги интегрирате във вашите процеси за документи. За да направите това, трябва да разберете какво прави е-подписите правно обвързващи и какъв тип платформа ви е необходима, за да ги управлявате.

Законовата рамка за е-подписите

Е-подписите са сравнително нов инструмент и законите и разпоредбите, които ги поддържат, продължават да се развиват. В САЩ закона за е-подписа се основава на два акта:

Унифицираният закон за електронните транзакции (UETA), приет през 1999 г., разпознава електронните подписи, като еквивалентни на ръкописни подписи с мастило. Той позволява на страните да сключват договори и да извършват бизнес онлайн, точно както биха направили с традиционните хартиени документи. UETA осигурява правно признаване на електронните подписи и записи, като установява, че те са допустими като доказателство в съда. Той също така постановява, че на електронните подписи не може да бъде „отказана правна сила или изпълняемост“ само защото са в електронна форма. Накратко, UETA уточнява, че договор или друг правен документ, който е подписан по електронен път, има същата валидност като документ, който е подписан със собственоръчен подпис на хартия.
Законът за е-подписа, който е приет през 2000 г., регулира използването на електронни подписи в САЩ Той позволява на страните да използват електронни средства за създаване, съхраняване и подписване на документи и извършване на бизнес по електронен път, точно както биха направили с традиционните хартиени документи. Този закон се припокрива с UETA. Законът за Е-подписите обаче се прилага за транзакции, които включват междудържавна или чуждестранна търговия, докато UETA се прилага за транзакции, които се извършват в рамките на една държава.

Редица други разпоредби също оформиха законите за е-подписа по целия свят. Европейският парламент прие Регламента за eIDAS през 2014 г., който определя правната рамка за използване на е-подписи в Европейския съюз, включително кой и какви субекти могат да използват технологията и при какви обстоятелства. В Австралия правителството имплементира Закон за електронните транзакции от 1999 г., който със задна дата актуализира законите, които изискват от гражданите да предоставят собственоръчен подпис, като им позволява да подписват електронно.

Всяка организация, която извършва бизнес в Европа, Австралия или други региони, трябва да проучи местните закони за е-подпис, за да осигури съответствие с тях.

Какво да търсите в платформа за е-подпис

На пазара има много софтуерни решения за е-подпис, но не всички осигуряват същото ниво на удобство и въздействие. Докато оценявате различни опции, потърсете платформа за е-подпис, която отговаря на тези критерии.

Simple to adopt. The e-signature platform should be cloud-based and should run on any operating system or mobile device. The software should be no-code so that any user can set it up without any technological expertise and you don’t waste valuable time and resources setting it up and training staff to use it. The user interface should be straightforward and intuitive to navigate.
Easy to integrate. If your organization already uses automation for your business processes, you’ll need an e-signature solution that plays well with your existing systems.
Secure. The platform should have stateof-the-art data encryption and storage capabilities to keep user information secure. Look for platforms that have a demonstrated history of meeting evolving security standards. Check for integrations with your existing single sign-on provider for an added layer of security.
Legally compliant. The software you choose should state whether or not they are compliant with existing regulations for e-signatures. E-signature platforms used in the healthcare industry in the United States should also be HIPAA compliant.
Unlimited. The solution you choose should be able to grow with your organization over many years. Your e-signature solution should allow your organization to collect an unlimited number of signatures, so you are not penalized for your success by paying more as your business grows. Additionally, you should be able to keep an unlimited number of records, so storage is never an issue.
Clear cost structure. Many e-signature vendors have complex pricing structures based on cost per document or the amount of storage space available. These pricing methods can make it challenging to estimate the actual cost of the solution and determine ROI. Look for a solution that offers straightforward and transparent pricing to avoid unexpected fees.
End-to-end. The best e-signature solutions do more than enable users to collect signatures online — they allow organizations to manage and automate many of their document processes. Opting for a full, end-to-end solution will help consolidate vendors and reduce overall operating costs, while eliminating issues that could arise from incompatibility between different software.

Jotform Подписи: Подготвената за бъдещето платформа за е-подписи

Е-подписи подобряват удобството, ефективността и сигурността на всякакъв тип транзакции, както за подписващите, така и за приемащите подписи. Внедряването на решения за е-подпис във вашата организация е от ключово значение за извличане на пълните предимства на технологията, включително подобрена производителност и по-ниски разходи.

Jotform Подписи дава възможност на потребителите да автоматизират всеки аспект на е-събирането на подписи, от създаване на документ и работен поток до защитено съхранение в облака. Част от пакета решения на Jotform Ентерпрайз, тази многостранна платформа може да подобри ефективността толкова много, че потребителите да могат да намалят продължителността на много от техните работни потоци за подпис до средно 1,8 дни. За бърза настройка и лесно внедряване, платформата се интегрира безпроблемно с много платформи на трети страни, които потребителите може вече да са инсталирали.

Клиентите и организациите, които ги обслужват, заслужават удобство, когато става въпрос за подписване и управление на документи. Решенията за е-подпис правят повече от спестяване на време и пари -- те подобряват изживяването при подписване за всички участници.

The best e-signature solutions enable end-to-end document management and automation.

Опровержение: Предоставената в това ръководство информация е само за общи информационни цели и не е предназначена да представлява правен съвет. Въпреки че се стремим да поддържаме информацията точна и актуална, законите и разпоредбите варират в зависимост от юрисдикцията и могат да се променят често. Ако имате конкретни правни въпроси относно която и да е информация на този сайт, трябва да се консултирате с лицензиран адвокат във вашия район.