1) ما هو قالب الفاتورة؟

قالب الفاتورة هو مستند تم إعداده مسبقًا يتضمن مسافات وحقول للعناصر الأساسية للفاتورة.

باستخدام قوالب الفواتير، يقوم أصحاب الأعمال بتبسيط عملية إعداد الفواتير لأنهم لا يحتاجون إلى إعادة إنشاء الفواتير من الصفر في كل مرة يقومون فيها بإصدار فاتورة للعميل. يمكنك إنشاء قالب الفاتورة الخاص بك ليناسب احتياجاتك أو تحميل واحد أونلاين لتوفير الوقت في التصميم والإعداد.

ما هي أنواع الفواتير؟

تقريبًا أي شركة أو شخص يقوم بتبادل السلع والخدمات مقابل المال يستخدم الفواتير. يمكنك تحديث واستخدام أي قالب فاتورة وفقًا لاحتياجات عملك، بغض النظر عن الصناعة أو الحجم.

عندما تطلب الدفع من العملاء، يمكنك الاختيار من بين أي عدد من أنواع الفواتير. تتضمن بعض الأمثلة ما يلي:

• الفواتير الطبية
• فواتير الخدمة
• فواتير العمل الحر
• فواتير كل ساعة
• إصلاح الفواتير
• فواتير الاستشارة

3) كيف أقوم بإنشاء قالب الفاتورة؟

يعد إنشاء قالب فاتورة أمرًا سهلاً، خاصة إذا كنت تستخدم منشئ نماذج أونلاين بدون برمجة مثل Jotform. بينما تقدم Jotform أيضًا قوالب معدة مسبقًا حتى تتمكن من إعداد الفواتير مباشرة، فقد ترغب في إنشاء قالب الفاتورة الخاص بك من البداية. إذا كان الأمر كذلك، يمكنك القيام بذلك باستخدام Jotform باتباع التعليمات التالية:

• افتح منشئ النماذج .
• حدد البدء من الصفر.
• اختر النموذج الكلاسيكي ليكون تخطيط نموذجك.
• قم برفع شعار مؤسستك وأدخل اسم مؤسستك، ثم انقر فوق حفظ.
• انقر فوق الزر تحديد عنصر النموذج (+) الموجود على الجانب الأيسر من منشئ النماذج لإضافة العناصر التي ترغب في تضمينها.
• إضافة عناصر من القوائم المضمنة.
• اختر من بين الأساسية والمدفوعات والويدجيتس، وفقًا لاحتياجاتك.
• انقر فوق أيقونة مصمم النموذج (بكرة الطلاء) الموجودة على اليمين لتخصيص المزيد من عناصر التصميم.
• انقر على علامة التبويب نشر في الجزء العلوي الأيسر الأوسط وحدد الطريقة التي تريد بها إرسال فاتورتك.
• قم بمشاركة الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو الرابط، أو عن طريق تضمينها في موقع ويب، أو كملف PDF قابل للتحميل.

بمجرد إنشاء فاتورتك، يمكنك حفظها كقالب لاستخدامها حسب الحاجة. ما عليك سوى تحديث معلومات الفاتورة في كل مرة تعيد استخدامها.

هل يمكنني تخصيص قالب الفاتورة ليناسب احتياجات عملي؟

نعم، يمكنك تخصيص قالب الفاتورة بالطريقة التي تريدها بحيث تناسب احتياجات عملك وتتوافق مع ألوان علامتك التجارية.

أفضل ما في قوالب الفواتير هو أنها تمنحك المرونة اللازمة لتغيير مستندك كيفما تشاء دون الحاجة إلى تصميمه بنفسك. لدى Jotform أكثر من 70 قالب فاتورة، لذا يمكنك اختيار التصميم الذي يناسب علامتك التجارية الإبداعية.

بمجرد تحديد القالب الذي يناسب احتياجاتك، أضف شعارك، واملأ معلوماتك، وأرسله إلى عملائك في جزء صغير من الوقت الذي يستغرقه الأمر مع فاتورة فعلية.

محرر Jotform PDF لا يسمح لك فقط بتحرير قوالب Jotform PDF ولكنها تسمح لك أيضًا بتحرير أي قوالب PDF لديك بالفعل. ما عليك سوى تحميل نموذج PDF موجود إلى Jotform وإضافة حقول التوقيع وتغيير الألوان.

كيف أستخدم نموذج الفاتورة لإرسال فاتورة لعملائي؟

عندما يحين وقت إصدار فاتورة لعملائك، اتبع الخطوات التالية لإعداد فاتورتك:

• قم بإنشاء نموذجك أو تحميله. أيًا كان اختيارك، تأكد من أنه يناسب علامتك التجارية واحتياجاتك.
• تحقق من معلوماتك للتأكد من أنها دقيقة وحديثة. أحد تحديات استخدام النموذج هو إمكانية تجاهل المعلومات المملوءة مسبقًا. تحقق جيدًا من كل شيء للتأكد من صحته ومنطقيته.
• قم بإعداد طرق دفع سهلة لتبسيط عملية الدفع. عن طريق إضافة معالجات دفع أونلاين إلى القالب الخاص بك، يمكنك زيادة احتمالات حصولك على دفعات سريعة وتقليل فرصة الفواتير المتأخرة.
• أكد على تواريخ الاستحقاق لتجنب الدفعات المتأخرة. إذا لم يدفع عملاؤك فاتورتهم بحلول تاريخ الاستحقاق، فقد يكون ذلك بسبب عدم وضوح التاريخ في نموذجك. تأكد من أن تواريخ الاستحقاق ملحوظة وقابلة للقراءة ومصممة للتعبير عن الإلحاح.

بمجرد حصولك على القالب، ما عليك سوى تكرار الخطوات من 2 إلى 4 حسب الحاجة. سيؤدي استخدام هذه العملية لكل فاتورة إلى إنشاء عملية فوترة فعالة ومتسقة لكل عميل.

ما هي الحقول التي يجب تضمينها في نموذج الفاتورة؟

عند إنشاء أو تخصيص قالب الفاتورة الخاص بك، يجب عليك التأكد من أنه يتضمن جميع الحقول والمعلومات الضرورية. على الرغم من أن تفاصيل فاتورتك قد تختلف من قالب إلى آخر، إلا أنه يجب أن يحتوي كل منها على المعلومات التالية:

• اسم عملك وتفاصيل الاتصال به
• كلمة "فاتورة"
• رقم الفاتورة
• معلومات العميل، مثل اسم جهة الاتصال واسم الشركة ورقم الهاتف والعنوان والبريد الإلكتروني
• تاريخ الفاتورة
• التاريخ المحدد للدفع
• وصف المنتجات/الخدمات التي تم إصدار فاتورة بها، بما في ذلك تاريخ الشراء/الخدمة، وتكلفة الوحدة، والعنوان، والكمية، والتكلفة الإجمالية
• المجموع الفرعي والضرائب والخصومات والإجمالي النهائي
• إخلاء المسؤولية عن طرق الدفع والرسوم المتأخرة وشروط السداد

7) كيف تبدو الفاتورة؟

بالإضافة إلى المعلومات المالية والتجارية المطلوبة، تتضمن الفواتير عادةً بعض عناصر التصميم الشائعة. والأهم من ذلك، يتم تنظيم الأسعار والخدمات عادةً في جدول لتوفير تمثيل مرئي واضح لخدمات الفواتير.

يجب أن تتضمن الفواتير أيضًا شعارك وألوان علامتك التجارية لضمان الاتساق عبر مواد عملك. إن إضافة شعارك وألوان علامتك التجارية توفر أيضًا للعملاء إشارة مرئية فورية حول من يرسل الفاتورة. يتم أيضًا تقسيم السعر النهائي عادةً إلى أجزاء منفصلة، ومكدسة سطرًا تلو الآخر، في الزاوية السفلية لإظهار الإجمالي الفرعي، والضرائب، والخصومات، والسعر النهائي.

ما هي فوائد استخدام قالب الفاتورة؟

تعد قوالب الفاتورة أداة مفيدة لأي شركة لأنها توفر الوقت والمال والجهد من خلال تقليل تكاليف العمالة للفريق أثناء عملية إعداد الفواتير. نظرًا لقابلية إعادة استخدامها، تعمل قوالب الفواتير على تبسيط العمليات الخاصة بك عن طريق تقليل العمل الذي يبذل في إعداد الفواتير للعملاء.

سواء اخترت إنشاء قالب بنفسك أو تنزيل قالب أونلاين، فإن استخدام قوالب الفاتورة يمنح عملك الاتساق البصري والاحترافية في نظر عملائك. إذا قررت تخطي عملية الإنشاء واستخدام قالب مُعد مسبقًا، فستوفر أيضًا التكاليف المرتبطة بالتصميم الجرافيكي.