كيفية خفض التكاليف وأتمتة العمليات التجارية باستخدام التوقيعات الإلكترونية

7 فوائد لاعتماد التوقيع الإلكتروني

• أتمتة الطلبات والتحديثات والتأكيدات
• تشغيل الاتصالات من سير العمل
• تحديد وإزالة الاختناقات
• عرض ومشاركة مسارات الورق الرقمية المضمنة
• تجنب التحكم في الإصدار بالتحديثات الرقمية
• استمتع بأوقات معالجة إجمالية أسرع

• Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage.
  This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
• تشغيل طلبات التوقيع الإلكتروني تلقائيًا. تمت بالفعل أتمتة العديد من عمليات الإعداد ومهام سير العمل الأخرى التي تتضمن الكثير من المستندات باستخدام أنظمة أساسية مختلفة، ولكنها لا تزال تتطلب التوقيعات الشخصية. عندما تقوم المؤسسات بإضافة حل للتوقيع الإلكتروني إلى المزيج، يمكنها تعيين طلبات التوقيع الإلكتروني ليتم تشغيلها تلقائيًا أثناء سير العمل، حتى يتمكن المستلمون من تسجيل الدخول على الفور. تسمح حلول التوقيع الإلكتروني للمؤسسات بأتمتة سير عمل المستندات بالكامل بدلاً من تعطيل عمليات جمع التوقيع الرطب.
• Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review.
  
  Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
• Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted.
  
  The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
• Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign.
  
  Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
• تحسين إمكانية الوصول بشكل مستقل عن الموقع والوقت. تعتمد حلول التوقيع الإلكتروني الحديثة على السحابة، بحيث يمكن للمستخدمين الوصول إليها في أي مكان يتوفر لديهم اتصال Wi-Fi. تتوفر جميع المستندات وأدوات التوقيع الأونلاين فقط وليس على منصة برامج قائمة على الكمبيوتر، بحيث يمكن للمستخدمين إدارة المستندات وتوقيعها سواء كانوا على أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر اللوحي أو الهاتف الذكي.
• Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail.
  
  All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
• تمكين التحكم الأسهل في الإصدار. تقليديًا، عندما يتم إرسال ملفات PDF من المستندات عبر البريد الإلكتروني إلى المستلمين، يجب على المرسلين توزيع إصدار جديد إذا قاموا بتحديثه. على أي منصة سحابية، هناك نسخة حية واحدة فقط من المستند، بغض النظر عن عدد مرات توزيعها وعلى من. يقوم المستخدمون ببساطة بإجراء تغييرات على ملف مستند واحد على النظام الأساسي، ويتم تحديث التغييرات تلقائيًا لمن لديه الرابط.
• تسريع أوقات المعالجة. تعمل جميع عمليات التشغيل الآلي هذه على تبسيط وتسريع كل جانب من جوانب جمع التوقيع وإدارة المستندات. تعمل الإشعارات التلقائية على التخلص من التأخير الذي قد يحدث أثناء توزيع المستندات، مما يتيح أوقات استجابة أسرع. يتم حفظ الملف تلقائيًا بعد قبول التوقيع النهائي، مما يمنع الاختناقات من إيقاف الخطوات التالية في العملية.