ورق ابيض
كيفية خفض التكاليف وأتمتة العمليات التجارية باستخدام التوقيعات الإلكترونية
مقدمة
تساعد أتمتة العمليات التجارية المؤسسات على التحكم في النفقات وتحسين الإنتاجية وزيادة الربحية. كما أنه يخلق تجربة عملاء أكثر ملاءمة وانسيابية. ولكن مع ارتفاع تكاليف التشغيل اليوم، والطلب على ممارسات تجارية أكثر استدامة، والحاجة إلى قدر أكبر من الأمن الرقمي، أصبحت أتمتة العمليات التجارية أيضًا شرطًا للحفاظ على القدرة التنافسية في أي سوق.
إحدى العمليات الجاهزة للتشغيل الآلي هي أيضًا واحدة من أكثر العمليات استهلاكًا للوقت لأي مؤسسة: تسجيل الخروج. ولحسن الحظ، تعمل تقنية التوقيع الإلكتروني على أتمتة هذه العمليات، مما يسهل جمع التوقيعات، وتخزين المستندات الموقعة الأونلاين، والامتثال للوائح، وإخطار أصحاب المصلحة تلقائيًا بحالة المستند.
توفر هذه الإمكانات الوقت وتخفض التكاليف في كل صناعة عبر كل أنواع العمليات التجارية، بما في ذلك العقود والمبيعات والتمويل والتأهيل والإصدارات والتحققات.
منظمات مثل CivilLaw. لقد نجحت التكنولوجيا في تقليل الوقت والتكاليف للعديد من عملياتها التجارية ببساطة عن طريق تنفيذ حلول التوقيعات الإلكترونية.
وقريبًا، قد لا يكون من الممكن طلب التوقيعات المادية في مؤسستك. وفقًا لبحث أجرته شركة McKinsey عام 2022، 35 بالمائة من الموظفين قادرون على العمل من المنزل بدوام كامل، في حين أن 23 بالمائة من العمال قادرون على القيام بذلك بدوام جزئي. مع وجود العديد من عمليات المستندات الرقمية المطبقة لاستيعاب العمل عن بعد، تعد تقنية التوقيع الإلكتروني جزءًا حيويًا من النظام البيئي الرقمي لكل مؤسسة.
إليك كل ما تحتاج إلى معرفته لأتمتة عمليات التوقيع وخفض التكاليف.
ما هو التوقيع الإلكتروني؟
التوقيع الإلكتروني (المعروف أيضًا باسم التوقيع الإلكتروني)، هو نسخة رقمية من التوقيع المادي، أو التوقيع الرطب، الذي يمكّن الأشخاص من توقيع المستندات الأونلاين. تحل التوقيعات الإلكترونية محل التوقيعات المادية لجعل عملية التوقيع أسرع وأكثر ملاءمة. في الواقع، العديد من المعاملات الأونلاين لن تكون ممكنة بدون هذه التكنولوجيا.
عادةً ما يتم إنشاء التوقيعات الإلكترونية باستخدام برنامج يسمح للمستخدم بكتابة توقيعه أو رسمه باستخدام الماوس أو لوحة اللمس. تعتبر ملزمة قانونًا في معظم البلدان وتستخدم على نطاق واسع في صناعات مثل التمويل والعقارات والرعاية الصحية لتوقيع العقود والاتفاقيات والوثائق القانونية الأخرى.
على سبيل المثال، قامت العديد من البنوك والمؤسسات المالية بتطبيق التوقيعات الإلكترونية للسماح للعملاء بفتح الحسابات وإكمال المعاملات الأخرى عن بعد. وفي قطاع العقارات، تعتمد الشركات على التوقيعات الإلكترونية لتسهيل توقيع العقود دون الحاجة إلى اجتماعات شخصية.
مع تزايد عدد الأشخاص الذين يعملون من المنزل خلال السنوات القليلة الماضية، كان هناك طلب غير مسبوق على طرق آمنة ومريحة لتوقيع المستندات إلكترونيًا. ونتيجة لذلك، أصبحت منصات التوقيع الإلكتروني جزءًا متزايدًا من الحياة اليومية. في الواقع، من المتوقع أن يرتفع حجم سوق التوقيع الرقمي العالمي إلى 42 دولارًا. مليار دولار بحلول عام 2030، ارتفاعًا من 4.4 مليار دولار فقط في عام 2021.
لماذا لم تعد التوقيعات الورقية كافية؟
منذ الثمانينيات وظهور نظام المكاتب المتكامل، أصبحت الشركات أصبحت العمليات غير ورقية على نحو متزايد. في التسعينيات والعقد الأول من القرن الحادي والعشرين، أدى الاعتماد الواسع النطاق للبريد الإلكتروني وشبكات خدمة العملاء وخوادم الويب الخاصة بالمؤسسات إلى تقليل الحاجة إلى طباعة النسخ الورقية. مع انتشار الحوسبة السحابية وتكنولوجيا الهاتف المحمول في العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، تمكنت العديد من المؤسسات من رقمنة العمليات الأكثر أهمية.
الآن، يمكن إدارة كل جانب من جوانب حياتنا تقريبًا بدون مستندات ورقية، لكننا ما زلنا بحاجة إلى اتفاقيات ملزمة قانونًا، كاملة مع التوقيعات، لممارسة الأعمال التجارية. وحتى الحكومة الفيدرالية، المشهورة بالبطء في تبني التكنولوجيا، بدأت تتبنى أدوات التوقيع الإلكتروني.
في نهاية عام 2021، وقع الرئيس بايدن أمرًا تنفيذيًا بشأن تحسين الخدمات الحكومية مع التكنولوجيا، مما يلزم الوكالات الفيدرالية برقمنة المزيد من تفاعلاتها مع الجمهور. يوجه الأمر أيضًا الوكالات الفيدرالية إلى اعتماد نهج يركز على العملاء في تقديم الخدمات.
إحدى الطرق التي سيحقق بها النظام هذا الهدف هي تعزيز الاستخدام الأوسع لتكنولوجيا التوقيع الإلكتروني. ومن خلال اعتماد حلول التوقيع الإلكتروني، يمكن للوكالات الفيدرالية تقليل الحاجة إلى المستندات الورقية وتسهيل وصول المواطنين إلى الخدمات وإكمالها أونلاين.
عائد استثمار التوقيع الإلكتروني: كيف تقلل التكنولوجيا التكاليف
إن توفير المعاملات المبسطة الأونلاين يؤدي إلى أكثر من مجرد تحسين تجربة العملاء — فهو يساعد المؤسسات على توفير قدر كبير من الوقت والمال. إن الطريقة التي تعمل بها التوقيعات الإلكترونية على خفض التكاليف يمكن أن تساعد أي مؤسسة على تحسين ربحيتها. إليك الطريقة.
خمس طرق للتوقيعات الإلكترونية لتوفير أموال المنظمات:
- تقليل تكاليف الورق والطباعة
- انخفاض تكاليف حفظ الملفات والتخزين
- انخفاض تكاليف التخلص وإعادة التدوير
- أوقات أسرع لمعالجة المستندات
- تقليل مخاطر الخروقات الأمنية
تقليل تكاليف الورق والطباعة
في كل عام، تنفق الأنشطة التجارية ما متوسطه 1200 دولار أمريكي على تكاليف الطباعة لكل عام موظف. في حين أن العديد من المؤسسات قامت بالفعل بتحويل الكثير من وثائقها إلى صيغة رقمية لتقليل استخدام الورق، فإن حلول التوقيع الإلكتروني يمكن أن تساعد في تقليل تكاليف الطباعة بشكل أكبر من خلال القضاء على الحاجة إلى التوقيعات الرطبة على النسخ الورقية. كما أن تقليل مقدار الوقت المستغرق في الطباعة والتصوير وعمليات إدارة الورق الأخرى يؤدي أيضًا إلى تحسين الكفاءة ويسمح للموظفين بالتركيز على العمل الأكثر تأثيرًا.
انخفاض تكاليف حفظ الملفات والتخزين
يقدر موقع Business.com أن الموظف العادي يحتاج إلى مساحة تبلغ 120 قدمًا مربعًا للعمل، إلا أن كل محطة عمل تحتاج فقط إلى 50 قدمًا مربعًا لتلبية احتياجات الموظفين. وعادةً ما تخدم المساحة الإضافية البالغة 70 قدمًا مربعًا أغراضًا أخرى، مثل مساحة التخزين. إن تقليل كمية المستندات الورقية، وخاصة العقود أو النماذج الموقعة، يمكن أن يقلل من الحاجة إلى العقارات المكتبية باهظة الثمن.
في الوقت الذي تتجه فيه العديد من الشركات إلى العمل عن بعد بشكل كامل، فإن التحول إلى استخدام الورق بشكل كامل باستخدام حلول التوقيع الإلكتروني يمكن أن يلغي الحاجة إلى تخزين المستندات الورقية المكلفة من طرف ثالث أيضًا.
انخفاض تكاليف حفظ الملفات والتخزين
تتطلب المستندات الورقية التي تحتوي على معلومات حساسة (بما في ذلك التوقيعات) التخلص منها بعناية لمنع سرقة الهوية. يمكن أن يستغرق تمزيق المستندات داخليًا قدرًا كبيرًا من العمالة للبقاء على اطلاع، ناهيك عن تكلفة شراء المعدات وصيانتها في البداية. يمكن أن تكون خدمات الطرف الثالث مكلفة بنفس القدر، حيث تصل تقديرات الشركات الكبيرة إلى ما يزيد عن 1500 دولار شهريًا.
وبما أن التوقيعات الإلكترونية تلغي الحاجة إلى المستندات الورقية، فإنها تخفف أيضًا من تكاليف التخلص منها.
أوقات أسرع لمعالجة المستندات
يتطلب الحصول على توقيع فعلي طباعة المستندات، أو جدولة اجتماع لتوقيعها فعليًا، أو إرسال المستند كملف PDF عبر البريد الإلكتروني. يتعين على الموقّع إما حضور الاجتماع فعليًا أو طباعة ملف PDF للتوقيع، ثم إعادة مسح المستند ضوئيًا وإرساله مرة أخرى بالبريد الإلكتروني. لكن إدارة المستندات لم تكتمل بعد، حيث يلزم مسح المستندات الورقية ضوئيًا للتخزين الرقمي الآمن.
تعمل التوقيعات الإلكترونية على التخلص من كل هذا العمل اليدوي والأعمال القانونية تقريبًا من خلال السماح بالتوقيع من خلال نظام أساسي آمن أونلاين يمكن الوصول إليه من أي مكان مزود بشبكة Wi-Fi.
تعزيز الأمن
تتطلب المستندات الورقية تخزينًا فعليًا آمنًا، بالإضافة إلى التخلص منها الذي يستغرق وقتًا طويلاً ومكلفًا لمنع السرقة وحماية المعلومات الحساسة. يصعب على الجهات الفاعلة السيئة الوصول إلى المستندات الرقمية، بما في ذلك تلك التي تتطلب التوقيعات، حتى عند تخزينها في السحابة. وهذا يمكن أن يحمي المستهلكين من سرقة الهوية والمؤسسات من غرامات الخروقات الأمنية.
أتمتة التوقيع الإلكتروني: كيف يعمل
تقليديًا، يتطلب جمع التوقيعات وحفظها الكثير من الخطوات والعمل اليدوي. أحد الأسباب التي تجعل حلول التوقيع الإلكتروني قادرة على تحقيق مثل هذه الوفورات المذهلة في التكاليف هو أنها تقوم بأتمتة الكثير من هذا العمل. وأفضل ما في الأمر هو أن حلول التوقيع الإلكتروني يمكنها إنشاء سير عمل التوقيع من البداية أو توصيلها بالعمليات الآلية التي أنشأتها الشركة بالفعل.
فيما يلي بعض إمكانيات التشغيل الآلي لحلول التوقيع الإلكتروني:
7 فوائد لاعتماد التوقيع الإلكتروني
- أتمتة الطلبات والتحديثات والتأكيدات
- تشغيل الاتصالات من سير العمل
- تحديد وإزالة الاختناقات
- عرض ومشاركة مسارات الورق الرقمية المضمنة
- تجنب التحكم في الإصدار بالتحديثات الرقمية
- استمتع بأوقات معالجة إجمالية أسرع
- Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage.This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
- تشغيل طلبات التوقيع الإلكتروني تلقائيًا. تمت بالفعل أتمتة العديد من عمليات الإعداد ومهام سير العمل الأخرى التي تتضمن الكثير من المستندات باستخدام أنظمة أساسية مختلفة، ولكنها لا تزال تتطلب التوقيعات الشخصية. عندما تقوم المؤسسات بإضافة حل للتوقيع الإلكتروني إلى المزيج، يمكنها تعيين طلبات التوقيع الإلكتروني ليتم تشغيلها تلقائيًا أثناء سير العمل، حتى يتمكن المستلمون من تسجيل الدخول على الفور. تسمح حلول التوقيع الإلكتروني للمؤسسات بأتمتة سير عمل المستندات بالكامل بدلاً من تعطيل عمليات جمع التوقيع الرطب.
- Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review.Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
- Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted. The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
- Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign.Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
- تحسين إمكانية الوصول بشكل مستقل عن الموقع والوقت. تعتمد حلول التوقيع الإلكتروني الحديثة على السحابة، بحيث يمكن للمستخدمين الوصول إليها في أي مكان يتوفر لديهم اتصال Wi-Fi. تتوفر جميع المستندات وأدوات التوقيع الأونلاين فقط وليس على منصة برامج قائمة على الكمبيوتر، بحيث يمكن للمستخدمين إدارة المستندات وتوقيعها سواء كانوا على أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر اللوحي أو الهاتف الذكي.
- Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail.All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
- تمكين التحكم الأسهل في الإصدار. تقليديًا، عندما يتم إرسال ملفات PDF من المستندات عبر البريد الإلكتروني إلى المستلمين، يجب على المرسلين توزيع إصدار جديد إذا قاموا بتحديثه. على أي منصة سحابية، هناك نسخة حية واحدة فقط من المستند، بغض النظر عن عدد مرات توزيعها وعلى من. يقوم المستخدمون ببساطة بإجراء تغييرات على ملف مستند واحد على النظام الأساسي، ويتم تحديث التغييرات تلقائيًا لمن لديه الرابط.
- تسريع أوقات المعالجة. تعمل جميع عمليات التشغيل الآلي هذه على تبسيط وتسريع كل جانب من جوانب جمع التوقيع وإدارة المستندات. تعمل الإشعارات التلقائية على التخلص من التأخير الذي قد يحدث أثناء توزيع المستندات، مما يتيح أوقات استجابة أسرع. يتم حفظ الملف تلقائيًا بعد قبول التوقيع النهائي، مما يمنع الاختناقات من إيقاف الخطوات التالية في العملية.
أين يمكن الاستفادة من التوقيعات الإلكترونية
ونظرًا للسهولة والكفاءة والأمان التي توفرها، يمكن أن تكون منصات التوقيع الإلكتروني مفيدة في العديد من الصناعات المختلفة. يمكن استخدامها في أي صناعة تقريبًا تتطلب من الأشخاص التوقيع على المستندات. فيما يلي بعض حالات الاستخدام الرائدة.
الموارد البشرية
يمكن لإدارات الموارد البشرية استخدام تقنية التوقيع الإلكتروني لتسهيل التوقيع الإلكتروني لخطابات العرض واتفاقيات عدم الإفصاح وكتيبات الموظفين. يمكن أن يوفر ذلك الوقت والموارد من خلال التخلص من حاجة فرق الموارد البشرية إلى طباعة هذه المستندات والتوقيع عليها ومسحها ضوئيًا. يمكن أيضًا استخدام تقنية التوقيع الإلكتروني لتقييم الأداء ونماذج تسجيل المزايا وتحديثات سياسة الشركة لجمع التوقيعات والموافقات اللازمة.
هناك طريقة أخرى يمكن لإدارات الموارد البشرية من خلالها استخدام تقنية التوقيع الإلكتروني وهي تتبع تقدم الموظف أثناء الإعداد. غالبًا ما تشتمل منصات التوقيع الإلكتروني على ميزات تسمح لأقسام الموارد البشرية بمعرفة المستندات التي تم التوقيع عليها ومن قام بالتوقيع، مما يضمن إكمال جميع المستندات الضرورية في الوقت المناسب.
أقسام المبيعات
تدرك أقسام المبيعات تمامًا أهمية إزالة أكبر عدد ممكن من العقبات عند محاولة إتمام الصفقة. باستخدام تقنية التوقيع الإلكتروني، يمكن لفرق المبيعات تتبع حالة العروض بسرعة، ومراجعة 10 كيفية خفض التكاليف وأتمتة العمليات التجارية باستخدام التوقيعات الإلكترونية وإعادة إرسال العقود والإضافات، وتعيين الموقّع (الموقّعين) المناسبين بناءً على مبلغ الشراء أو معايير أخرى.
تتمثل الميزة الإضافية لأتمتة عمليات المبيعات باستخدام تقنية التوقيع الإلكتروني في أنها تمنح مندوبي المبيعات مزيدًا من الوقت لتحقيق الإيرادات من خلال التواصل مع العملاء المحتملين وتحويلهم. إن توفير تجربة توقيع سلسة وأنيقة يؤدي أيضًا إلى بدء علاقات جديدة مع العملاء على المسار الصحيح.
التعليم
يمكن للمؤسسات التعليمية، مثل المدارس والجامعات، استخدام تقنية التوقيع الإلكتروني لمعالجة مجموعة واسعة من المستندات إلكترونيًا، بما في ذلك النصوص الأكاديمية، واتفاقيات التسجيل، ونماذج التسجيل، ونماذج المساعدات المالية، والمزيد.
يمكن لأقسام الشؤون الأكاديمية استخدام منصات التوقيع الإلكتروني لتسهيل التوقيع على وثائق قبول وتسجيل الطلاب الجدد. يمكن أن ينقذ هذا جميع الأطراف المعنية من متاعب جدولة المواعيد الشخصية لمراجعة كل شيء.
يمكن لتقنية التوقيع الإلكتروني أيضًا جمع التوقيعات على قسائم الأذونات، دون الاعتماد على الطلاب لإحضار ورقة إلى والديهم في المنزل للمراجعة. وبدلاً من ذلك، يمكن للمعلمين والإداريين إرسال روابط قسائم الأذونات عبر البريد الإلكتروني مباشرة إلى أولياء الأمور وجمع توقيعاتهم أونلاين. وهذا ليس أكثر اقتصادا وملاءمة فحسب، بل يمكن أن يمنع الطلاب أيضا من تزوير توقيعات والديهم.
حكومة
يمكن للهيئات الحكومية استخدام التوقيعات الإلكترونية لتسهيل التوقيع على مجموعة واسعة من المستندات، بما في ذلك العقود والنماذج وطلبات المساعدة. تعتبر هذه التكنولوجيا مفيدة بشكل خاص لجعل الخدمات مثل منح التصاريح، وصرف المزايا، وتقديم الضرائب، ومعالجة جوازات السفر والتراخيص أكثر ملاءمة. يمكن للوكالات رقمنة النماذج المتعلقة بإعانات البطالة، والضمان الاجتماعي، وأنواع أخرى من المساعدة، مما يلغي الحاجة إلى المواعيد الشخصية.
بالنسبة للخدمات التي لا تزال تتطلب تسجيلات وصول فعلية، مثل إكمال طلبات TSA PreCheck أو تجديد رخص القيادة، يمكن للعمال استخدام تقنية التوقيع الإلكتروني في الموقع لالتقاط التوقيعات الرقمية بسرعة، بدلاً من الاضطرار إلى مسح المستندات المادية الموقعة ضوئيًا لإنشاء سجل رقمي.
مقدمي الرعاية الصحية
يمكن لمؤسسات الرعاية الصحية استخدام منصات التوقيع الإلكتروني لتسهيل توقيع نماذج الموافقة والسجلات الطبية. يمكن لموظفي الاستقبال في العيادات ومرافق مقدمي الخدمات الأخرى تسريع عملية كيفية خفض التكاليف وأتمتة العمليات التجارية باستخدام التوقيعات الإلكترونية 11 عملية تسجيل الدخول باستخدام حلول التوقيع الإلكتروني مع نماذج مثل البيانات المالية واتفاقيات الدفع، مما يلغي الحاجة إلى المسح بالحبر الأوراق في وقت لاحق. في الواقع، خلال جائحة كوفيد-19، بدأ العديد من مقدمي الخدمة في مطالبة المرضى بإكمال عمليات تسجيل الوصول على تطبيقات الهاتف المحمول حتى قبل دخول المكتب لمنع الاتصال الجسدي غير الضروري.
في غرفة الطوارئ، يمكن استخدام التوقيعات الإلكترونية لتوقيع ملخصات الخروج وملاحظات التقدم وأنواع أخرى من وثائق المريض، مما يسهل تتبع الامتثال. يمكن لطاقم التمريض وغيرهم من العاملين استخدام التكنولوجيا لاستكمال الموافقات الداخلية الخاصة بهم وتقليل الأعمال الورقية.
منظمات غير ربحية
يمكن للمنظمات غير الربحية والجمعيات الخيرية استخدام تقنية التوقيع الإلكتروني في كل شيء بدءًا من قبول التبرعات وحتى التنازل عن الأحداث وعقود المتطوعين وما بعده. يمكن للمديرين استخدام التكنولوجيا لتوقيع العقود مع البائعين والشركاء والمؤسسات الأخرى دون الحاجة إلى رسائل بريد إلكتروني مستهلكة للوقت.
يمكن لمنصات التوقيع الإلكتروني أيضًا تسهيل توقيع طلبات المنح ونماذج التبرع وغيرها من المستندات المهمة. مع وجود العديد من العقود قيد المعالجة في أي وقت، تعد منصة التوقيع الإلكتروني مفيدة بشكل خاص لمساعدة مديري المنظمات غير الربحية على التحقق من حالة كل مستند والعثور بسرعة على ما لا يزال بحاجة إلى المراجعة أو التوقيع.
بشكل عام، تعد منصات التوقيع الإلكتروني أداة قيمة لتبسيط عمليات توقيع المستندات في أي صناعة يمكن تخيلها. يمكن أن تكون التكنولوجيا هي المفتاح لمكتب رقمي ومؤتمت بالكامل.
تجهيز التوقيع الإلكتروني
الآن بعد أن عرفت كيف يمكن للتوقيعات الإلكترونية أن تفيد مؤسستك، ربما تتساءل عن كيفية دمجها في عمليات المستندات الخاصة بك. للقيام بذلك، تحتاج إلى فهم ما الذي يجعل التوقيعات الإلكترونية ملزمة قانونًا، ونوع النظام الأساسي الذي تحتاجه لإدارتها.
الإطار القانوني للتوقيع الإلكتروني
تعد التوقيعات الإلكترونية أداة جديدة نسبيًا، وتستمر القوانين واللوائح التي تدعمها في التطور. في الولايات المتحدة، يعتمد قانون التوقيع الإلكتروني على قانونين:
- The Uniform Electronic Transactions Act (UETA), passed in 1999, recognizes electronic signatures as equivalent to handwritten ink signatures. It allows parties to enter into contracts and conduct business online, exactly as they would with traditional paper documents. The UETA provides legal recognition for electronic signatures and records by establishing that they are admissible as evidence in court. It also stipulates that electronic signatures cannot be “denied legal effect or enforceability” just because they are in electronic form. In short, the UETA specifies that a contract or other legal document that is signed electronically has the same validity as a document that is signed with a handwritten signature on paper.>
- ينظم قانون التوقيع الإلكتروني، الذي تم إقراره في عام 2000، استخدام التوقيع الإلكتروني في جميع أنحاء الولايات المتحدة. فهو يسمح للأطراف باستخدام الوسائل الإلكترونية لإنشاء المستندات وتخزينها وتوقيعها وإجراء الأعمال إلكترونيًا، تمامًا كما يفعلون مع المستندات الورقية التقليدية. يتداخل هذا القانون مع UETA. ومع ذلك، ينطبق قانون التوقيع الإلكتروني على المعاملات التي تنطوي على التجارة بين الولايات أو التجارة الخارجية، في حين ينطبق قانون UETA على المعاملات التي تحدث داخل ولاية واحدة.
وقد شكل عدد من اللوائح الأخرى قوانين التوقيع الإلكتروني في جميع أنحاء العالم أيضًا. أصدر البرلمان الأوروبي لائحة eIDAS في عام 2014، والتي تحدد الإطار القانوني لاستخدام التوقيعات الإلكترونية في الاتحاد الأوروبي، بما في ذلك من وما هي الكيانات التي يمكنها الاستفادة من التكنولوجيا وفي أي ظروف. في أستراليا، نفذت قانون المعاملات الإلكترونية في عام 1999، الذي يقوم بتحديث القوانين بأثر رجعي التي تتطلب من المواطنين تقديم توقيع مكتوب بخط اليد من خلال السماح لهم بالتوقيع إلكترونيًا.
يجب على أي منظمة تمارس أعمالًا تجارية في أوروبا أو أستراليا أو مناطق أخرى، أن تبحث في قوانين التوقيع الإلكتروني المحلية لضمان الالتزام بها.
ما الذي يجب أن تبحث عنه في منصة التوقيع الإلكتروني
هناك العديد من حلول برامج التوقيع الإلكتروني في السوق، ولكن لا توفر جميعها نفس المستوى من الراحة والتأثير. أثناء قيامك بتقييم الخيارات المختلفة، ابحث عن منصة التوقيع الإلكتروني التي تلبي هذه المعايير.
- سهل الاستخدام. يجب أن يكون نظام التوقيع الإلكتروني قائمًا على السحابة ويجب تشغيله على أي نظام تشغيل أو جهاز محمول. يجب أن يكون البرنامج بدون برمجة بحيث يمكن لأي مستخدم إعداده دون أي خبرة تكنولوجية كيفية خفض التكاليف وأتمتة العمليات التجارية باستخدام التوقيعات الإلكترونية 13 ولا تضيع وقتًا وموارد ثمينة في إعداده وتدريب الموظفين على استخدامه. يجب أن تكون واجهة المستخدم واضحة وبديهية للتنقل.
- سهولة التكامل. إذا كانت مؤسستك تستخدم بالفعل التشغيل الآلي لعمليات عملك، فسوف تحتاج إلى حل للتوقيع الإلكتروني يعمل بشكل جيد مع أنظمتك الحالية.
- آمن. يجب أن يتمتع النظام الأساسي بأحدث إمكانات تشفير البيانات وتخزينها للحفاظ على أمان معلومات المستخدم. ابحث عن الأنظمة الأساسية التي لها تاريخ مثبت في تلبية معايير الأمان المتطورة. تحقق من عمليات التكامل مع موفر تسجيل الدخول الموحد الموجود لديك للحصول على طبقة إضافية من الأمان.
- متوافق قانونيًا. يجب أن يوضح البرنامج الذي تختاره ما إذا كان متوافقًا مع اللوائح الحالية الخاصة بالتوقيعات الإلكترونية أم لا. يجب أيضًا أن تكون منصات التوقيع الإلكتروني المستخدمة في صناعة الرعاية الصحية في الولايات المتحدة متوافقة مع قانون نقل التأمين الصحي والمسؤولية (HIPAA).
- غير محدود. يجب أن يكون الحل الذي تختاره قادرًا على النمو مع مؤسستك على مدار سنوات عديدة. يجب أن يسمح حل التوقيع الإلكتروني لمؤسستك بجمع عدد غير محدود من التوقيعات، حتى لا تتم معاقبتك على نجاحك من خلال دفع المزيد مع نمو عملك. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون قادرًا على الاحتفاظ بعدد غير محدود من السجلات، لذلك لا يمثل التخزين مشكلة أبدًا.
- هيكل تكلفة واضح. لدى العديد من موردي التوقيع الإلكتروني هياكل تسعير معقدة تعتمد على التكلفة لكل مستند أو مقدار مساحة التخزين المتاحة. قد تجعل طرق التسعير هذه من الصعب تقدير التكلفة الفعلية للحل وتحديد عائد الاستثمار. ابحث عن حل يقدم أسعارًا واضحة وشفافة لتجنب الرسوم غير المتوقعة.
- End-to-end. إن أفضل حلول التوقيع الإلكتروني تفعل أكثر من مجرد تمكين المستخدمين من جمع التوقيعات أونلاين — فهي تسمح للمؤسسات بإدارة العديد من عمليات المستندات الخاصة بها وتشغيلها تلقائيًا. سيساعد اختيار الحل الكامل والشامل على توحيد الموردين وتقليل تكاليف التشغيل الإجمالية، مع التخلص من المشكلات التي قد تنشأ عن عدم التوافق بين البرامج المختلفة.
توقيعات Jotform: منصة التوقيع الإلكتروني المقاومة للمستقبل
تعمل التوقيعات الإلكترونية على تحسين الراحة والكفاءة والأمان لأي نوع من المعاملات، بالنسبة للموقعين والموقّعين على حدٍ سواء. يعد دمج حلول التوقيع الإلكتروني في جميع أنحاء مؤسستك أمرًا أساسيًا لجني الفوائد الكاملة للتكنولوجيا، بما في ذلك تحسين الإنتاجية وخفض التكاليف.
تعمل توقيعات Jotform على تمكين المستخدمين من أتمتة كل جانب من جوانب جمع التوقيع الإلكتروني ، بدءًا من إنشاء المستندات وسير العمل وحتى التخزين السحابي الآمن. تعد هذه المنصة متعددة الاستخدامات جزءًا من مجموعة حلول Jotform الأعمال، تحسين الكفاءة إلى حد كبير بحيث يتمكن المستخدمون من تقليل طول العديد من عمليات سير عمل التوقيع الخاصة بهم إلى 1.8 يومًا فقط في المتوسط. من أجل الإعداد السريع والنشر السهل، يتكامل النظام الأساسي بسلاسة مع العديد من الأنظمة الأساسية التابعة لجهات خارجية والتي ربما قام المستخدمون بتثبيتها بالفعل.
يستحق العملاء والمؤسسات التي تخدمهم الراحة عندما يتعلق الأمر بتوقيع المستندات وإدارتها. تقوم حلول التوقيع الإلكتروني بما هو أكثر من توفير الوقت والمال — فهي تعمل على تحسين تجربة التوقيع لجميع المشاركين.
تعمل أفضل حلول التوقيع الإلكتروني على تفعيل إدارة المستندات وأتمتتها بشكل شامل.
إخلاء المسؤولية: المعلومات المقدمة في هذا الدليل هي لأغراض إعلامية عامة فقط وليست مقصودة لتشكل مشورة قانونية. بينما نسعى جاهدين للحفاظ على المعلومات دقيقة ومحدثة، تختلف القوانين واللوائح حسب الاختصاص ويمكن أن تتغير بشكل متكرر. إذا كانت لديك أسئلة قانونية محددة حول أي من المعلومات الموجودة على هذا الموقع، يجب عليك استشارة محامٍ مرخص في منطقتك.