كيفية خفض التكاليف وأتمتة العمليات التجارية باستخدام التوقيعات الإلكترونية
مقدمة
تساعد أتمتة العمليات التجارية المؤسسات على التحكم في النفقات وتحسين الإنتاجية وزيادة الربحية. كما أنه يخلق تجربة عملاء أكثر ملاءمة وانسيابية. ولكن مع ارتفاع تكاليف التشغيل اليوم، والطلب على ممارسات تجارية أكثر استدامة، والحاجة إلى قدر أكبر من الأمن الرقمي، أصبحت أتمتة العمليات التجارية أيضًا شرطًا للحفاظ على القدرة التنافسية في أي سوق.
إحدى العمليات الجاهزة للتشغيل الآلي هي أيضًا واحدة من أكثر العمليات استهلاكًا للوقت لأي مؤسسة: تسجيل الخروج. ولحسن الحظ، تعمل تقنية التوقيع الإلكتروني على أتمتة هذه العمليات، مما يسهل جمع التوقيعات، وتخزين المستندات الموقعة الأونلاين، والامتثال للوائح، وإخطار أصحاب المصلحة تلقائيًا بحالة المستند.
توفر هذه الإمكانات الوقت وتخفض التكاليف في كل صناعة عبر كل أنواع العمليات التجارية، بما في ذلك العقود والمبيعات والتمويل والتأهيل والإصدارات والتحققات.
منظمات مثل CivilLaw. لقد نجحت التكنولوجيا في تقليل الوقت والتكاليف للعديد من عملياتها التجارية ببساطة عن طريق تنفيذ حلول التوقيعات الإلكترونية.
وقريبًا، قد لا يكون من الممكن طلب التوقيعات المادية في مؤسستك. وفقًا لبحث أجرته شركة McKinsey عام 2022، 35 بالمائة من الموظفين قادرون على العمل من المنزل بدوام كامل، في حين أن 23 بالمائة من العمال قادرون على القيام بذلك بدوام جزئي. مع وجود العديد من عمليات المستندات الرقمية المطبقة لاستيعاب العمل عن بعد، تعد تقنية التوقيع الإلكتروني جزءًا حيويًا من النظام البيئي الرقمي لكل مؤسسة.
إليك كل ما تحتاج إلى معرفته لأتمتة عمليات التوقيع وخفض التكاليف.
ما هو التوقيع الإلكتروني؟
ما هو التوقيع الإلكتروني؟
التوقيع الإلكتروني (المعروف أيضًا باسم التوقيع الإلكتروني)، هو نسخة رقمية من التوقيع المادي، أو التوقيع الرطب، الذي يمكّن الأشخاص من توقيع المستندات الأونلاين. تحل التوقيعات الإلكترونية محل التوقيعات المادية لجعل عملية التوقيع أسرع وأكثر ملاءمة. في الواقع، العديد من المعاملات الأونلاين لن تكون ممكنة بدون هذه التكنولوجيا.
عادةً ما يتم إنشاء التوقيعات الإلكترونية باستخدام برنامج يسمح للمستخدم بكتابة توقيعه أو رسمه باستخدام الماوس أو لوحة اللمس. تعتبر ملزمة قانونًا في معظم البلدان وتستخدم على نطاق واسع في صناعات مثل التمويل والعقارات والرعاية الصحية لتوقيع العقود والاتفاقيات والوثائق القانونية الأخرى.
على سبيل المثال، قامت العديد من البنوك والمؤسسات المالية بتطبيق التوقيعات الإلكترونية للسماح للعملاء بفتح الحسابات وإكمال المعاملات الأخرى عن بعد. وفي قطاع العقارات، تعتمد الشركات على التوقيعات الإلكترونية لتسهيل توقيع العقود دون الحاجة إلى اجتماعات شخصية.
مع تزايد عدد الأشخاص الذين يعملون من المنزل خلال السنوات القليلة الماضية، كان هناك طلب غير مسبوق على طرق آمنة ومريحة لتوقيع المستندات إلكترونيًا. ونتيجة لذلك، أصبحت منصات التوقيع الإلكتروني جزءًا متزايدًا من الحياة اليومية. في الواقع، من المتوقع أن يرتفع حجم سوق التوقيع الرقمي العالمي إلى 42 دولارًا. مليار دولار بحلول عام 2030، ارتفاعًا من 4.4 مليار دولار فقط في عام 2021.
لماذا لم تعد التوقيعات الورقية كافية؟
منذ الثمانينيات وظهور نظام المكاتب المتكامل، أصبحت الشركات أصبحت العمليات غير ورقية على نحو متزايد. في التسعينيات والعقد الأول من القرن الحادي والعشرين، أدى الاعتماد الواسع النطاق للبريد الإلكتروني وشبكات خدمة العملاء وخوادم الويب الخاصة بالمؤسسات إلى تقليل الحاجة إلى طباعة النسخ الورقية. مع انتشار الحوسبة السحابية وتكنولوجيا الهاتف المحمول في العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، تمكنت العديد من المؤسسات من رقمنة العمليات الأكثر أهمية.
الآن، يمكن إدارة كل جانب من جوانب حياتنا تقريبًا بدون مستندات ورقية، لكننا ما زلنا بحاجة إلى اتفاقيات ملزمة قانونًا، كاملة مع التوقيعات، لممارسة الأعمال التجارية. وحتى الحكومة الفيدرالية، المشهورة بالبطء في تبني التكنولوجيا، بدأت تتبنى أدوات التوقيع الإلكتروني.
في نهاية عام 2021، وقع الرئيس بايدن أمرًا تنفيذيًا بشأن تحسين الخدمات الحكومية مع التكنولوجيا، مما يلزم الوكالات الفيدرالية برقمنة المزيد من تفاعلاتها مع الجمهور. يوجه الأمر أيضًا الوكالات الفيدرالية إلى اعتماد نهج يركز على العملاء في تقديم الخدمات.
إحدى الطرق التي سيحقق بها النظام هذا الهدف هي تعزيز الاستخدام الأوسع لتكنولوجيا التوقيع الإلكتروني. ومن خلال اعتماد حلول التوقيع الإلكتروني، يمكن للوكالات الفيدرالية تقليل الحاجة إلى المستندات الورقية وتسهيل وصول المواطنين إلى الخدمات وإكمالها أونلاين.
عائد استثمار التوقيع الإلكتروني: كيف تقلل التكنولوجيا التكاليف
إن توفير المعاملات المبسطة الأونلاين يؤدي إلى أكثر من مجرد تحسين تجربة العملاء — فهو يساعد المؤسسات على توفير قدر كبير من الوقت والمال. إن الطريقة التي تعمل بها التوقيعات الإلكترونية على خفض التكاليف يمكن أن تساعد أي مؤسسة على تحسين ربحيتها. إليك الطريقة.
خمس طرق للتوقيعات الإلكترونية لتوفير أموال المنظمات:
- Reduced paper and printing costs
- Lower filing and storage costs
- Fewer disposal and recycling costs
- Faster document processing times
- Reduced risk of security breaches
تقليل تكاليف الورق والطباعة
في كل عام، تنفق الأنشطة التجارية ما متوسطه 1200 دولار أمريكي على تكاليف الطباعة لكل عام موظف. في حين أن العديد من المؤسسات قامت بالفعل بتحويل الكثير من وثائقها إلى صيغة رقمية لتقليل استخدام الورق، فإن حلول التوقيع الإلكتروني يمكن أن تساعد في تقليل تكاليف الطباعة بشكل أكبر من خلال القضاء على الحاجة إلى التوقيعات الرطبة على النسخ الورقية. كما أن تقليل مقدار الوقت المستغرق في الطباعة والتصوير وعمليات إدارة الورق الأخرى يؤدي أيضًا إلى تحسين الكفاءة ويسمح للموظفين بالتركيز على العمل الأكثر تأثيرًا.
انخفاض تكاليف حفظ الملفات والتخزين
يقدر موقع Business.com أن الموظف العادي يحتاج إلى مساحة تبلغ 120 قدمًا مربعًا للعمل، إلا أن كل محطة عمل تحتاج فقط إلى 50 قدمًا مربعًا لتلبية احتياجات الموظفين. وعادةً ما تخدم المساحة الإضافية البالغة 70 قدمًا مربعًا أغراضًا أخرى، مثل مساحة التخزين. إن تقليل كمية المستندات الورقية، وخاصة العقود أو النماذج الموقعة، يمكن أن يقلل من الحاجة إلى العقارات المكتبية باهظة الثمن.
في الوقت الذي تتجه فيه العديد من الشركات إلى العمل عن بعد بشكل كامل، فإن التحول إلى استخدام الورق بشكل كامل باستخدام حلول التوقيع الإلكتروني يمكن أن يلغي الحاجة إلى تخزين المستندات الورقية المكلفة من طرف ثالث أيضًا.
انخفاض تكاليف التخلص وإعادة التدوير
تتطلب المستندات الورقية التي تحتوي على معلومات حساسة (بما في ذلك التوقيعات) التخلص منها بعناية لمنع سرقة الهوية. يمكن أن يستغرق تمزيق المستندات داخليًا قدرًا كبيرًا من العمالة للبقاء على اطلاع، ناهيك عن تكلفة شراء المعدات وصيانتها في البداية. يمكن أن تكون خدمات الطرف الثالث مكلفة بنفس القدر، حيث تصل تقديرات الشركات الكبيرة إلى ما يزيد عن 1500 دولار شهريًا.
وبما أن التوقيعات الإلكترونية تلغي الحاجة إلى المستندات الورقية، فإنها تخفف أيضًا من تكاليف التخلص منها.
أوقات أسرع لمعالجة المستندات
يتطلب الحصول على توقيع فعلي طباعة المستندات، أو جدولة اجتماع لتوقيعها فعليًا، أو إرسال المستند كملف PDF عبر البريد الإلكتروني. يتعين على الموقّع إما حضور الاجتماع فعليًا أو طباعة ملف PDF للتوقيع، ثم إعادة مسح المستند ضوئيًا وإرساله مرة أخرى بالبريد الإلكتروني. لكن إدارة المستندات لم تكتمل بعد، حيث يلزم مسح المستندات الورقية ضوئيًا للتخزين الرقمي الآمن.
تعمل التوقيعات الإلكترونية على التخلص من كل هذا العمل اليدوي والأعمال القانونية تقريبًا من خلال السماح بالتوقيع من خلال نظام أساسي آمن أونلاين يمكن الوصول إليه من أي مكان مزود بشبكة Wi-Fi.
تعزيز الأمن
تتطلب المستندات الورقية تخزينًا فعليًا آمنًا، بالإضافة إلى التخلص منها الذي يستغرق وقتًا طويلاً ومكلفًا لمنع السرقة وحماية المعلومات الحساسة. يصعب على الجهات الفاعلة السيئة الوصول إلى المستندات الرقمية، بما في ذلك تلك التي تتطلب التوقيعات، حتى عند تخزينها في السحابة. وهذا يمكن أن يحمي المستهلكين من سرقة الهوية والمؤسسات من غرامات الخروقات الأمنية.
أتمتة التوقيع الإلكتروني: كيف يعمل
تقليديًا، يتطلب جمع التوقيعات وحفظها الكثير من الخطوات والعمل اليدوي. أحد الأسباب التي تجعل حلول التوقيع الإلكتروني قادرة على تحقيق مثل هذه الوفورات المذهلة في التكاليف هو أنها تقوم بأتمتة الكثير من هذا العمل. وأفضل ما في الأمر هو أن حلول التوقيع الإلكتروني يمكنها إنشاء سير عمل التوقيع من البداية أو توصيلها بالعمليات الآلية التي أنشأتها الشركة بالفعل.
فيما يلي بعض إمكانيات التشغيل الآلي لحلول التوقيع الإلكتروني:
7 فوائد لاعتماد التوقيع الإلكتروني
- Automate requests, updates, and confirmations
- Trigger communications from workflows
- Identify and remove bottlenecks
- View and share embedded digital paper trails
- Avoid version control with digital updates
- Experience faster overall processing times
- Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage. This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
- Trigger e-signature requests automatically. Many onboarding processes and other workflows that involve a lot of documents have already been automated with various platforms, but still require in-person signatures. When organizations add an e-signature solution to the mix, they can set e-signature requests to trigger automatically during the workflow, so recipients can sign on the spot. E-signature solutions allow organizations to fully automate entire document workflows instead of disrupting processes for wet signature collection.
- Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review. Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
- Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted. The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
- Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign. Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
- Enhance accessibility independent of location and time. Modern e-signature solutions are cloud-based, so users can access them anywhere they have a Wi-Fi connection. All documents and signing tools are available only online rather than on a computer-based software platform, so users can manage and sign documents whether they’re on their desktop computer, laptop, tablet, or smartphone.
- Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail. All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
- Enable easier version control. Traditionally, when PDFs of documents are emailed to recipients, senders must distribute a new version if they update it. On any cloud-based platform, there’s only one live version of a document, regardless of how many times it’s been distributed and to whom. Users simply make changes to the one document file on the platform, and the changes automatically update for whoever has the link.
- Speed up processing times. All of these automations streamline and speed up every aspect of signature collection and document management. Automatic notifications eliminate delays that can occur while distributing documents, enabling faster response times. Filing happens automatically after the final signature is accepted, preventing bottlenecks from stopping next steps in a process.
أين يمكن الاستفادة من التوقيعات الإلكترونية
ونظرًا للسهولة والكفاءة والأمان التي توفرها، يمكن أن تكون منصات التوقيع الإلكتروني مفيدة في العديد من الصناعات المختلفة. يمكن استخدامها في أي صناعة تقريبًا تتطلب من الأشخاص التوقيع على المستندات. فيما يلي بعض حالات الاستخدام الرائدة.
الموارد البشرية
يمكن لإدارات الموارد البشرية استخدام تقنية التوقيع الإلكتروني لتسهيل التوقيع الإلكتروني لخطابات العرض واتفاقيات عدم الإفصاح وكتيبات الموظفين. يمكن أن يوفر ذلك الوقت والموارد من خلال التخلص من حاجة فرق الموارد البشرية إلى طباعة هذه المستندات والتوقيع عليها ومسحها ضوئيًا. يمكن أيضًا استخدام تقنية التوقيع الإلكتروني لتقييم الأداء ونماذج تسجيل المزايا وتحديثات سياسة الشركة لجمع التوقيعات والموافقات اللازمة.
هناك طريقة أخرى يمكن لإدارات الموارد البشرية من خلالها استخدام تقنية التوقيع الإلكتروني وهي تتبع تقدم الموظف أثناء الإعداد. غالبًا ما تشتمل منصات التوقيع الإلكتروني على ميزات تسمح لأقسام الموارد البشرية بمعرفة المستندات التي تم التوقيع عليها ومن قام بالتوقيع، مما يضمن إكمال جميع المستندات الضرورية في الوقت المناسب.
أقسام المبيعات
تدرك أقسام المبيعات تمامًا أهمية إزالة أكبر عدد ممكن من العقبات عند محاولة إتمام الصفقة. باستخدام تقنية التوقيع الإلكتروني، يمكن لفرق المبيعات تتبع حالة العروض بسرعة، ومراجعة 10 كيفية خفض التكاليف وأتمتة العمليات التجارية باستخدام التوقيعات الإلكترونية وإعادة إرسال العقود والإضافات، وتعيين الموقّع (الموقّعين) المناسبين بناءً على مبلغ الشراء أو معايير أخرى.
تتمثل الميزة الإضافية لأتمتة عمليات المبيعات باستخدام تقنية التوقيع الإلكتروني في أنها تمنح مندوبي المبيعات مزيدًا من الوقت لتحقيق الإيرادات من خلال التواصل مع العملاء المحتملين وتحويلهم. إن توفير تجربة توقيع سلسة وأنيقة يؤدي أيضًا إلى بدء علاقات جديدة مع العملاء على المسار الصحيح.
التعليم
يمكن للمؤسسات التعليمية، مثل المدارس والجامعات، استخدام تقنية التوقيع الإلكتروني لمعالجة مجموعة واسعة من المستندات إلكترونيًا، بما في ذلك النصوص الأكاديمية، واتفاقيات التسجيل، ونماذج التسجيل، ونماذج المساعدات المالية، والمزيد.
يمكن لأقسام الشؤون الأكاديمية استخدام منصات التوقيع الإلكتروني لتسهيل التوقيع على وثائق قبول وتسجيل الطلاب الجدد. يمكن أن ينقذ هذا جميع الأطراف المعنية من متاعب جدولة المواعيد الشخصية لمراجعة كل شيء.
يمكن لتقنية التوقيع الإلكتروني أيضًا جمع التوقيعات على قسائم الأذونات، دون الاعتماد على الطلاب لإحضار ورقة إلى والديهم في المنزل للمراجعة. وبدلاً من ذلك، يمكن للمعلمين والإداريين إرسال روابط قسائم الأذونات عبر البريد الإلكتروني مباشرة إلى أولياء الأمور وجمع توقيعاتهم أونلاين. وهذا ليس أكثر اقتصادا وملاءمة فحسب، بل يمكن أن يمنع الطلاب أيضا من تزوير توقيعات والديهم.
حكومة
يمكن للهيئات الحكومية استخدام التوقيعات الإلكترونية لتسهيل التوقيع على مجموعة واسعة من المستندات، بما في ذلك العقود والنماذج وطلبات المساعدة. تعتبر هذه التكنولوجيا مفيدة بشكل خاص لجعل الخدمات مثل منح التصاريح، وصرف المزايا، وتقديم الضرائب، ومعالجة جوازات السفر والتراخيص أكثر ملاءمة. يمكن للوكالات رقمنة النماذج المتعلقة بإعانات البطالة، والضمان الاجتماعي، وأنواع أخرى من المساعدة، مما يلغي الحاجة إلى المواعيد الشخصية.
بالنسبة للخدمات التي لا تزال تتطلب تسجيلات وصول فعلية، مثل إكمال طلبات TSA PreCheck أو تجديد رخص القيادة، يمكن للعمال استخدام تقنية التوقيع الإلكتروني في الموقع لالتقاط التوقيعات الرقمية بسرعة، بدلاً من الاضطرار إلى مسح المستندات المادية الموقعة ضوئيًا لإنشاء سجل رقمي.
مقدمي الرعاية الصحية
يمكن لمؤسسات الرعاية الصحية استخدام منصات التوقيع الإلكتروني لتسهيل توقيع نماذج الموافقة والسجلات الطبية. يمكن لموظفي الاستقبال في العيادات ومرافق مقدمي الخدمات الأخرى تسريع عملية كيفية خفض التكاليف وأتمتة العمليات التجارية باستخدام التوقيعات الإلكترونية 11 عملية تسجيل الدخول باستخدام حلول التوقيع الإلكتروني مع نماذج مثل البيانات المالية واتفاقيات الدفع، مما يلغي الحاجة إلى المسح بالحبر الأوراق في وقت لاحق. في الواقع، خلال جائحة كوفيد-19، بدأ العديد من مقدمي الخدمة في مطالبة المرضى بإكمال عمليات تسجيل الوصول على تطبيقات الهاتف المحمول حتى قبل دخول المكتب لمنع الاتصال الجسدي غير الضروري.
في غرفة الطوارئ، يمكن استخدام التوقيعات الإلكترونية لتوقيع ملخصات الخروج وملاحظات التقدم وأنواع أخرى من وثائق المريض، مما يسهل تتبع الامتثال. يمكن لطاقم التمريض وغيرهم من العاملين استخدام التكنولوجيا لاستكمال الموافقات الداخلية الخاصة بهم وتقليل الأعمال الورقية.
منظمات غير ربحية
يمكن للمنظمات غير الربحية والجمعيات الخيرية استخدام تقنية التوقيع الإلكتروني في كل شيء بدءًا من قبول التبرعات وحتى التنازل عن الأحداث وعقود المتطوعين وما بعده. يمكن للمديرين استخدام التكنولوجيا لتوقيع العقود مع البائعين والشركاء والمؤسسات الأخرى دون الحاجة إلى رسائل بريد إلكتروني مستهلكة للوقت.
يمكن لمنصات التوقيع الإلكتروني أيضًا تسهيل توقيع طلبات المنح ونماذج التبرع وغيرها من المستندات المهمة. مع وجود العديد من العقود قيد المعالجة في أي وقت، تعد منصة التوقيع الإلكتروني مفيدة بشكل خاص لمساعدة مديري المنظمات غير الربحية على التحقق من حالة كل مستند والعثور بسرعة على ما لا يزال بحاجة إلى المراجعة أو التوقيع.
بشكل عام، تعد منصات التوقيع الإلكتروني أداة قيمة لتبسيط عمليات توقيع المستندات في أي صناعة يمكن تخيلها. يمكن أن تكون التكنولوجيا هي المفتاح لمكتب رقمي ومؤتمت بالكامل.
تجهيز التوقيع الإلكتروني
الآن بعد أن عرفت كيف يمكن للتوقيعات الإلكترونية أن تفيد مؤسستك، ربما تتساءل عن كيفية دمجها في عمليات المستندات الخاصة بك. للقيام بذلك، تحتاج إلى فهم ما الذي يجعل التوقيعات الإلكترونية ملزمة قانونًا، ونوع النظام الأساسي الذي تحتاجه لإدارتها.
الإطار القانوني للتوقيع الإلكتروني
تعد التوقيعات الإلكترونية أداة جديدة نسبيًا، وتستمر القوانين واللوائح التي تدعمها في التطور. في الولايات المتحدة، يعتمد قانون التوقيع الإلكتروني على قانونين:
- قانون المعاملات الإلكترونية الموحد (UETA)، الذي تم تمريره في عام 1999، يعترف بالتوقيعات الإلكترونية كمعادلة للتوقيعات اليدوية بالحبر. يتيح للأطراف إبرام العقود وإجراء الأعمال عبر الإنترنت تمامًا كما يفعلون مع الوثائق الورقية التقليدية. يوفر قانون UETA الاعتراف القانوني للتوقيعات والسجلات الإلكترونية من خلال التأكيد على أنها مقبولة كأدلة في المحكمة. كما ينص على أنه لا يمكن "رفض الأثر القانوني أو القابلية للتنفيذ" للتوقيعات الإلكترونية لمجرد أنها في شكل إلكتروني. باختصار، يحدد قانون UETA أن العقد أو أي وثيقة قانونية أخرى التي يتم توقيعها إلكترونيًا لها نفس صلاحية الوثيقة التي يتم توقيعها بتوقيع يدوي على الورق.
- ينظم قانون التوقيع الإلكتروني، الذي تم إقراره في عام 2000، استخدام التوقيع الإلكتروني في جميع أنحاء الولايات المتحدة. فهو يسمح للأطراف باستخدام الوسائل الإلكترونية لإنشاء المستندات وتخزينها وتوقيعها وإجراء الأعمال إلكترونيًا، تمامًا كما يفعلون مع المستندات الورقية التقليدية. يتداخل هذا القانون مع UETA. ومع ذلك، ينطبق قانون التوقيع الإلكتروني على المعاملات التي تنطوي على التجارة بين الولايات أو التجارة الخارجية، في حين ينطبق قانون UETA على المعاملات التي تحدث داخل ولاية واحدة.
وقد شكل عدد من اللوائح الأخرى قوانين التوقيع الإلكتروني في جميع أنحاء العالم أيضًا. أصدر البرلمان الأوروبي لائحة eIDAS في عام 2014، والتي تحدد الإطار القانوني لاستخدام التوقيعات الإلكترونية في الاتحاد الأوروبي، بما في ذلك من وما هي الكيانات التي يمكنها الاستفادة من التكنولوجيا وفي أي ظروف. في أستراليا، نفذت قانون المعاملات الإلكترونية في عام 1999، الذي يقوم بتحديث القوانين بأثر رجعي التي تتطلب من المواطنين تقديم توقيع مكتوب بخط اليد من خلال السماح لهم بالتوقيع إلكترونيًا.
يجب على أي منظمة تمارس أعمالًا تجارية في أوروبا أو أستراليا أو مناطق أخرى، أن تبحث في قوانين التوقيع الإلكتروني المحلية لضمان الالتزام بها.
ما الذي يجب أن تبحث عنه في منصة التوقيع الإلكتروني
هناك العديد من حلول برامج التوقيع الإلكتروني في السوق، ولكن لا توفر جميعها نفس المستوى من الراحة والتأثير. أثناء قيامك بتقييم الخيارات المختلفة، ابحث عن منصة التوقيع الإلكتروني التي تلبي هذه المعايير.
- Simple to adopt. The e-signature platform should be cloud-based and should run on any operating system or mobile device. The software should be no-code so that any user can set it up without any technological expertise and you don’t waste valuable time and resources setting it up and training staff to use it. The user interface should be straightforward and intuitive to navigate.
- Easy to integrate. If your organization already uses automation for your business processes, you’ll need an e-signature solution that plays well with your existing systems.
- Secure. The platform should have stateof-the-art data encryption and storage capabilities to keep user information secure. Look for platforms that have a demonstrated history of meeting evolving security standards. Check for integrations with your existing single sign-on provider for an added layer of security.
- Legally compliant. The software you choose should state whether or not they are compliant with existing regulations for e-signatures. E-signature platforms used in the healthcare industry in the United States should also be HIPAA compliant.
- Unlimited. The solution you choose should be able to grow with your organization over many years. Your e-signature solution should allow your organization to collect an unlimited number of signatures, so you are not penalized for your success by paying more as your business grows. Additionally, you should be able to keep an unlimited number of records, so storage is never an issue.
- Clear cost structure. Many e-signature vendors have complex pricing structures based on cost per document or the amount of storage space available. These pricing methods can make it challenging to estimate the actual cost of the solution and determine ROI. Look for a solution that offers straightforward and transparent pricing to avoid unexpected fees.
- End-to-end. The best e-signature solutions do more than enable users to collect signatures online — they allow organizations to manage and automate many of their document processes. Opting for a full, end-to-end solution will help consolidate vendors and reduce overall operating costs, while eliminating issues that could arise from incompatibility between different software.
توقيعات Jotform: منصة التوقيع الإلكتروني المقاومة للمستقبل
تعمل التوقيعات الإلكترونية على تحسين الراحة والكفاءة والأمان لأي نوع من المعاملات، بالنسبة للموقعين والموقّعين على حدٍ سواء. يعد دمج حلول التوقيع الإلكتروني في جميع أنحاء مؤسستك أمرًا أساسيًا لجني الفوائد الكاملة للتكنولوجيا، بما في ذلك تحسين الإنتاجية وخفض التكاليف.
تعمل توقيعات Jotform على تمكين المستخدمين من أتمتة كل جانب من جوانب جمع التوقيع الإلكتروني ، بدءًا من إنشاء المستندات وسير العمل وحتى التخزين السحابي الآمن. تعد هذه المنصة متعددة الاستخدامات جزءًا من مجموعة حلول Jotform الأعمال، تحسين الكفاءة إلى حد كبير بحيث يتمكن المستخدمون من تقليل طول العديد من عمليات سير عمل التوقيع الخاصة بهم إلى 1.8 يومًا فقط في المتوسط. من أجل الإعداد السريع والنشر السهل، يتكامل النظام الأساسي بسلاسة مع العديد من الأنظمة الأساسية التابعة لجهات خارجية والتي ربما قام المستخدمون بتثبيتها بالفعل.
يستحق العملاء والمؤسسات التي تخدمهم الراحة عندما يتعلق الأمر بتوقيع المستندات وإدارتها. تقوم حلول التوقيع الإلكتروني بما هو أكثر من توفير الوقت والمال — فهي تعمل على تحسين تجربة التوقيع لجميع المشاركين.
The best e-signature solutions enable end-to-end document management and automation.
إخلاء المسؤولية: المعلومات المقدمة في هذا الدليل هي لأغراض إعلامية عامة فقط وليست مقصودة لتشكل مشورة قانونية. بينما نسعى جاهدين للحفاظ على المعلومات دقيقة ومحدثة، تختلف القوانين واللوائح حسب الاختصاص ويمكن أن تتغير بشكل متكرر. إذا كانت لديك أسئلة قانونية محددة حول أي من المعلومات الموجودة على هذا الموقع، يجب عليك استشارة محامٍ مرخص في منطقتك.